就活生や転職者のみなさん、こんにちは！
これまで7年、書いた記事は1500記事を超え、求人サイトの運営まで始めた"日本イチの就活マニア"こと就活マン（@syukatu_man）です！
他社から内定をもらった、企業理解が深まるなかで魅力を感じなくなったなどの理由で、書類選考後に一次面接を辞退したくなることはよくあります。
エントリーから時間が経つと状況は変わるものなので、辞退を考えるケースが生まれるのは仕方がないことですね。
ただ辞退を考えたとき、どんな方法で・文面で連絡すべきかは悩むものです。
早く対処したいものの相手に迷惑をかけたいわけではないですし、マナーを守った上で適切な対応をしたいですよね。
そこで今回は、一次面接を辞退する適切な方法・メール例文を紹介します。
さらに、辞退メールを送る際のマナーや使い勝手のよい辞退理由まで共有するので、一次面接を辞退する際に把握すべきことを知りたい人はぜひご覧ください。
どんなメールを送るべきか悩みます。
辞退メールにもマナーはあるからね。そのまま使えるメール例文や辞退理由なども共有するから、ぜひ参考にしてほしい！
- 一次面接を辞退するときは基本メールでOK
- 一次面接を辞退するときのメール例文
- 一次面接の辞退メールを送る際のマナー
- 一次面接の辞退理由として使いやすいもの5選
- メールでの一次面接辞退を検討する人からよくある質問
- 本記事の要点まとめ
一次面接を辞退するときは基本メールでOK
まずは前提として一次面接の辞退方法の話をさせてください。
結論、一次面接を辞退するときは基本メールで問題ありません。
後述するマナー（できる限り早く連絡する、営業時間内に連絡するなど）を遵守してメールを送れば、企業に迷惑をかけることはまずないですよ。
実際、僕が現役のころもメールで選考辞退しましたが、トラブルになることはとくにありませんでした。
ただし、状況によっては電話のほうが適切なケースもあるんですよね。
以下の状況では、メールで辞退すると企業に対して迷惑をかける可能性が高いので、電話のほうがよいケースとして把握しておきましょう。
【電話のほうがよいケース】
- 面接直前に辞退する場合
- 内定辞退を伝える場合
電話がよいケース① 面接直前に辞退する場合
面接直前は、企業側もすでに面接のための段取りをしています。
よって、より早く確実に辞退意思が伝わる電話のほうが企業に対して親切ですね。
メールで連絡すると、企業の担当者が面接準備を終えてから辞退の旨を知ることもあると思います。
最悪の場合、企業の担当者がメールを確認できておらず、自分は現地に向かっていないのに本番の面接のタイミングを迎えることも起こり得ますね。
一次面接の時期は複数の企業の選考が重なり管理が複雑になりやすいですが、辞退するにしても企業に迷惑をかけるべきではありません。
緊急性の高い面接直前の辞退は、電話で自分の意思を伝えるようにしましょう。
電話がよいケース② 内定辞退を伝える場合
補足的な話になりますが、内定を辞退する場合も電話で報告すべきです。
企業側は内定辞退者が出ることを想定しているものの、実際に辞退者が出ると入社人数などさまざまな調整をする必要が生じます。
よって辞退するにしても、できる限り誠意を持って対応すべきなんですよね。
そしてその観点で考えると、電話でいち早く伝えることがベストといえるかと。
内定辞退は申し訳ない気持ちがあって、連絡するのを億劫に感じると思います。
でも、応募者目線でも早く済ませたほうが気持ちはスッキリするものなので、相手にも配慮してできる限り早く連絡することをおすすめしますね。
たしかに面接直前にメールで辞退すると、トラブルに発展することもありそうですね。
企業が確認できていなかったケースを想像するとゾッとするよね。基本はメールで大丈夫だけど、状況によって電話とメールを使い分けるようにしよう。
一次面接を辞退するときのメール例文
ではこの章では、一次面接を辞退するときのメール例文を共有しますね。
今回は、一次面接を辞退するときに主に想定される２パターンで例文を用意しました。
細かい部分は各自の状況に合わせて変える必要がありますが、基本的にはコピペで使ってもらって問題ないかと思います。
ぜひ自身の状況に合わせてテンプレートを有効活用してくださいね！
なお、一次面接以外のシチュエーションにおける選考辞退メールの書き方は「選考辞退メールの例文と書き方【著名・本文のテンプレ共有】」で共有しています！
【一次面接を辞退するときのメール例文】
- 辞退理由を明かしたくない場合
- 辞退理由を正直に伝える場合
例文① 辞退理由を明かしたくない場合
状況によっては、辞退理由を明かしたくない場合もあると思います。
この場合は、無理に正直な辞退理由を伝える必要はなく「一身上の都合」でOKです。
相手も察してくれて深堀りされることはまずないですし、仮に深堀りされたらその会社はブラック度を疑ったほうがよいですね。
辞退する場合も相手に誠意を持って、丁寧に対応することが重要です。
結論ファーストで辞退したい旨を伝えること、相手に対して迷惑をかけていることを自覚して謝罪の言葉で結ぶと低姿勢な印象も伝わるはずですよ。
【辞退理由を明かしたくない場合のメール例文】
件名：一次面接への参加辞退のご連絡/〇〇大学〇〇学部【名前】
△△株式会社
人事部 ◎◎様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の【名前】です。
面接のご案内をいただき、誠にありがとうございました。
大変申し訳ございませんが、この度は【一身上の都合】により、◯月◯日に予定していた一次面接を辞退させていただくたくご連絡差し上げました。
貴重なお時間を割いていただいたのにも関わらず、誠に申し訳ございません。
本来であれば直接お伝えすべきところですが、メールでの連絡になりましたこと、重ねてお詫び申しあげます。
最後になりましたが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
---------------------------------------------------------
【名前】
【大学、学部、学科、学年】
【郵便番号】
【住所】
【電話番号】
【メールアドレス】
---------------------------------------------------------
例文② 辞退理由を正直に伝える場合
辞退理由を正直に伝える場合は、「一身上の都合」の部分を理由に変えればOKです。
ほかの部分の構成は基本同じですが、やはり企業に迷惑をかけている自覚を持ち、低姿勢で誠実な言葉を選ぶことが重要ですね。
【辞退理由を正直に伝える場合のメール例文】
件名：一次面接への参加辞退のご連絡/〇〇大学〇〇学部【名前】
△△株式会社
人事部 ◎◎様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の【名前】です。
面接のご案内をいただき、誠にありがとうございました。
大変申し訳ございませんが、◯月◯日に予定していた一次面接を辞退させていただくご連絡いたしました。
他社から内定を頂きまして、そちらの企業への入社を決定したためです。
貴重なお時間を割いていただいたのにも関わらず、誠に申し訳ございません。
本来であれば直接お伝えすべきところですが、メールでの連絡になりましたこと、重ねてお詫び申しあげます。
最後になりましたが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
---------------------------------------------------------
【名前】
【大学、学部、学科、学年】
【郵便番号】
【住所】
【電話番号】
【メールアドレス】
---------------------------------------------------------
必読記事①：エントリー数を確保するための“ホワイト企業の探し方“の最適解
必読記事②：マンガで分かる自己分析のやり方【徹底的に自己理解が深まる】
必読記事③：面接頻出質問42問【就活マンが考えた回答例もすべて共有】
これまで書いてきた1000記事の中でも、この3記事は最も就活をうまくいかせるのに重要な記事だから絶対に読み込んでくださいね！
一次面接の辞退メールを送る際のマナー
次にこの章では、一次面接の辞退メールを送る際のマナーを紹介します。
たとえ辞退する企業とはいえ、迷惑をかけることや相手を不快な気持ちにさせることは極力避けたいですよね。
辞退メールを送る際の基本マナーを５つまとめたので、順に見ていきましょう。
【一次面接の辞退メールを送る際のマナー】
- 辞退を決めたらできる限り早く連絡する
- 企業の営業時間内に連絡する
- 件名で辞退の旨が伝わるようにする
- 相手の企業を敬ってメール文面を考える
- メールでの簡易的な辞退連絡を謝罪する
マナー① 辞退を決めたらできる限り早く連絡する
まず意識すべきは、辞退を決めたらできる限り早く連絡することです。
面接などの対応準備をする企業側からすると、辞退連絡があるまでは当然面接はあるものとして予定が組まれています。
つまり連絡が遅れると、相手に無駄な準備をさせる恐れがあるんですよね。
面接を予定しているのは応募者側だけではなく、企業側も同じように予定を抑えてスケジューリングしているわけです。
最初の章で「面接直前に辞退する場合は電話で連絡すべき」と伝えましたが、メールで連絡するなら遅くても面接の３日前には送信するのがマナーかと。
メールでの連絡は履歴が残るので、相手に対してもこちらの意思を伝えたことが明確に証拠として残ります。
その点でトラブル回避にはつながりやすいので、可能な限り早めに連絡をして企業側にも迷惑をかけないようにしましょう。
マナー② 企業の営業時間内に連絡する
２つ目は、企業の営業時間内に連絡すること。
これは社会人としての基礎マナーですが、面接においても同様に遵守すべきです。
営業時間外に連絡をするとプライベートな時間にメールを確認させてしまう可能性があり、相手に迷惑をかける恐れがあります。
営業時間内なら相手もすぐに確認してくれる可能性が高いので、辞退意思を早く伝える意味でも重要ですね。
また、営業日かどうかを確認することも必須です。
基本は土日休みの会社が多いと思いますが、業界によっては平日休みのところもあり、休日に連絡をしてしまう恐れもあるんですよね。
ちなみに、面接までに何日余裕があるか考えるときも、相手の営業日を基準にして考えるべきです。
企業の休業日を挟む場合は応募側とは別の方法で日数を数えている可能性があるので、たとえば土日を挟むような場合は注意しておきましょう。
マナー③ 件名で辞退の旨が伝わるようにする
細かい部分ですが、メールで連絡する場合は件名にもこだわりましょう。
具体的には、件名だけで結論（辞退の旨）が伝わるようにすると相手に親切です。
採用側は数多くの応募者を同時並行で相手しているので、限られた時間でさまざまなタスクをこなす必要があります。
そんな状況下だと、件名がわかりにくいメールって後回しにされやすいんですよね。
よって確実に辞退の旨を知らせる意味でも、件名で結論を伝えることは重要かと。
メールは履歴として証拠が残るとはいえ、状況によってはトラブルに発展してしまう可能性もゼロではありません。
メールを開かれないリスクを最小限にするためにも、前述の例文などを参考に具体的な件名を設定するようにしてください。
マナー④ 相手の企業を敬ってメール文面を考える
繰り返し伝えていますが、面接を辞退するときは相手に敬意を持ちましょう。
就活や転職活動時って自分のことだけに一生懸命になりがちですが、選考などに時間を使っているのはエントリー側だけではありません。
辞退する場合でも、それまでに相手に時間を使わせている事実は自覚すべきです。
もちろん最終的に入社できるのは基本１つだけですし、辞退すること自体は仕方がないことだと思います。
ただ相手の企業を見下したり、自分には関係がない会社だと考えて雑に扱ったりすることは、相手を不快な気持ちにさせてしまう可能性があるかと。
純粋に他人を不快にさせることって、自分にとってもいい気持ちはしないですよね。
相手に誠意を持てば文面にもその思いが表れるものなので、辞退する場合も企業側を敬って丁寧な連絡を心がけましょう。
マナー⑤ メールでの簡易的な辞退連絡を謝罪する
メールでの連絡は、簡易的な楽な方法であることも自覚しておくといいです。
やはり本来は直接謝罪したほうが企業に対する誠意は伝わると思いますし、そのなかでメールで報告を済ませているわけですからね。
今ではメールやLINEが当たり前なので自覚しにくいですが、古風な考えを持つ人には直接謝罪じゃないと誠意を感じない人もいると思います。
現実的な工数などを考えるとメールでの連絡は仕方がないことですが、「本来であれば直接お伝えすべきところですが〜〜」などの文言を添えておくといいですね。
補足：無断での辞退は絶対にやめる
当たり前すぎて触れるか迷いましたが、無断での辞退は絶対にやめましょう。
辞退意思を伝えないと相手は面接に来るものとして用意・スケジュールを組みますし、企業に対して多大な迷惑をかけてしまいます。
就活生だからとかそういう話ではなくて、人として最低限のマナーですよね。
辞退をするのって相手に気を遣って億劫ですし、面倒に感じる人もいるとは思います。
ただ、それで無断辞退がOKとは絶対にならないので、むしろ嫌な人こそ早く連絡して気持ちをスッキリさせるのがよいと思いますね。
辞退すると決めても相手の企業を敬って、誠実に丁寧に対応することが大切ですね。
一度は入社の可能性があると考えて自分も受けていたわけだしね。結局は人と人との話になるし、関係者に迷惑をかけないために最後まで誠意を持って対応しよう！
一次面接の辞退理由として使いやすいもの5選
続いては、一次面接の辞退理由として使いやすいものを紹介していきます。
選考を辞退するときは、基本的に正直な実際の理由を伝えなくてOKです。
「一身上の都合」「諸般の事情」などと伝えたら、基本深堀りされることはありません。
ただ、僕自身ここから聞かれることを経験したので、少ないながらも可能性を想定して回答に使えるものを知っておくとよいと考えました。
頭の片隅に入れておくだけでもいつか参考になるかもしれないので、ぜひさらっと読み進めてみてください！
【一次面接の辞退理由として使いやすいもの】
- 体調不良
- 他社から内定をもらった
- 家庭の事情
- 他の業界に興味を持った
- 企業とのミスマッチ
辞退理由① 体調不良
会社やバイトを休むときによく使われる「体調不良」は、就活でも使えます。
本当に体調不良になって休む人も多くいるので、たとえ建前上の理由だったとしても納得してもらえることが多いんですよね。
電話など声や雰囲気が直接伝わる状況だと嘘をつくのは難しいですが、メールであればそれ以上深堀りされることも少ないかと。
もちろん完全な嘘は基本望ましくないですが、もしどうしてもほかの理由がなさそうな場合は適宣活用するのもアリですね。
【例文】
「体調を崩してしまい、まずは病気の治療に専念したく思いますので、この度の選考を辞退させていただきます。」
辞退理由② 他社から内定をもらった
就活や転職活動で鉄板の辞退理由は、他社から内定をもらったことですね。
この旨を知らせる時点で、内定をもらった企業のほうが志望度が高いと伝えているものなので、辞退された企業側は諦めるしかありません。
よって引き留める努力はまずされないですし、さくっと諦めてもらえます。
ただし、深堀りされるケースがあるとすればその企業を聞かれることはあるかと。
完全に捏造しているとそこで回答に困る可能性はあるので、内定が出ていない状況で活用するのは避けることをおすすめしますね。
【例文】
「他社から内定を頂きまして、自分の適性と今後のキャリアを考えた結果、そちらの企業への入社を決定したため辞退させていただきます。」
辞退理由③ 家庭の事情
家庭に関わる事情で辞退する場合は、詳細に話す必要はないです。
そもそも「一身上の都合」「諸般の事情」と伝えているのに踏み込んでくる企業は悪質ですが、聞かれても無理に答える必要はありません。
単純にプライベートに関わることなので、面接官の立場を超えているんですよね。
もし深掘りされても「諸般の理由で」などと濁したら基本は察してくれるはずなので、無理に答えようとしなくて大丈夫ですよ。
【例文】
「この度は諸般の理由により、選考を辞退させていただくご連絡を差し上げました。」
辞退理由④ 他の業界に興味を持った
現実的な理由として、他の業界に興味の対象が変わったケースはよくあります。
就活や転職活動は短期間で完結するものではないので、活動を進めるなかで感じることや心境の変化なども多々あるんですよね。
よって興味の対象が変わった場合は、その旨を知らせたら納得してもらえるかと。
企業側も自社への熱意や入社意欲がない人材は積極採用しようと思わないはずなので、正直に伝えることが双方のためになるといえますね。
【例文】
「業界研究を進めて行く中で、興味のある業界が変わったため、選考を辞退させていただきます。」
辞退理由⑤ 企業とのミスマッチ
業界単位ではなく、企業単位でも相性の悪さを感じることはあります。
たとえば、選考に進むなかで企業の対応に違和感を持つなどして、候補から外したいと感じるようなケースですね。
このようにエントリー前には感じていなかったけど、選考に進むなかで辞退したいと思った場合も、企業に気を遣うべきではありません。
興味のない企業に費やす時間は、自分のためにならないですからね。
ただ「御社と合わないと思った」では直接的すぎて相手の気を悪くさせる恐れがあるので、「他の業界に興味を持った」など間接的な理由にするのがおすすめです。
【例文】
「他の業界でやりたい職種を見つけたため、大変勝手ではございますが、選考を辞退させていただきます。」
他の業界に興味を持ったと言われると相手も納得・諦めるしかないですし、使い勝手がよさそうだと思いました！
たしかに内定がなくても使えるし、気軽に活用しやすいかもしれないね！
メールでの一次面接辞退を検討する人からよくある質問
最後に本章では、メールでの面接辞退を検討する人からよくある質問に回答します。
もし同様の疑問を感じていた人がいたら、最後にさらっと確認してみてください！
【メールでの一次面接辞退を検討する人からよくある質問】
- 辞退メールに対する企業からの返信には連絡を返すべき？
- 辞退メールに返信がない場合の対応は？
- 辞退した企業に再度エントリーはできる？
- 面接の前日に辞退したい場合もメールでいい？
質問① 辞退メールに対する企業からの返信には連絡を返すべき？
基本は、再度返信する必要はありません。
辞退理由を深堀りされるなど、追加で質問された場合にのみ返信すればよいかと。
この場合も相手に誠意を持って、結論ファーストで極力簡潔に返信しましょう。
質問② 辞退メールに返信がない場合の対応は？
まずは、メールが正しく送信されていることを確認してください。
単にメールを送っているかだけでなく、アドレスが正しいかなども見るべきですね。
履歴を確認してこちら側に問題がないことを確認できたら、電話での連絡も追加でおこなうことをおすすめします。
とくに日数が経過している場合は送信したメールを見られていない可能性が高いので、大きなトラブルに発展しないように早めに対応しましょう。
質問③ 辞退した企業に再度エントリーはできる？
基本的には、難しいと考えておいたほうがいいです。
もちろん企業によってルールは異なりますが、たとえば同じ時期（２４卒なら２４卒の採用時期）で再度エントリーすることはできないケースが大半の印象ですね。
辞退する側も再エントリーできないという前提で考えているとは思いますが、念には念を入れて辞退する際は注意しておきましょう。
質問④ 面接の前日に辞退したい場合もメールでいい？
面接の前日に辞退したい場合は、緊急性が高いのでまずは電話で連絡しましょう。
ただ、面接前で担当者も忙しいのですぐ電話に出られないケースもあります。
その場合は、メールでも辞退の旨を連絡してください。
前日となると担当者もさまざまな調整が必要になります。
辞退を決めたらできるだけ早く連絡するのがマナーです。
気まずさもあるかもしれませんが、無断でドタキャンするのは絶対にNG。
礼儀として必ず連絡は入れるようにしてくださいね。
メールを送る段階で「本日の◯時に電話でもご連絡します」などと伝えて、最初からメールと電話をセットで報告しておくと確実で安心かもしれないね。
本記事の要点まとめ
最後まで読んでくださり、本当にありがとうございました！
一次面接を辞退する適切な方法やメール例文、意識すべきマナーや使い勝手のよい辞退理由などを網羅的に共有しました。
一次面接を辞退する際は、基本的にメールで連絡すれば問題ありません。
ただし、面接直前でのメール辞退は相手に迷惑をかける可能性が高いので、遅くとも３営業日前には送信しておくべきですね。
ほかにも営業時間内に連絡する、相手の企業を敬うなども意識すべきです。
辞退する企業とはいえ結局は人と人との話になるので、自分が気持ちよい状態で関係を終えるためにも誠意を持って丁寧な対応を心がけてくださいね。
ちなみにこの記事を読み終わったら、次に「就活マンが考える「就活を成功させるために必須の６大ポイント」を共有！」も読んでみてください。
僕が現状考えるもっとも有効な就活の攻略法を簡潔にまとめています。
就活全体を見据えてとくに重要な対策のみを厳選しているので、全体を意識した対策ができていない人はぜひ一読してみてください。
それでは、最後に本記事の要点をまとめて終わりとしましょうか！
【本記事の要点】
- 面接直前の場合などを除いて、一次面接の辞退は基本メールですれば問題ない。
- 辞退の理由については、基本的に「一身上の都合」などでよい。
- 相手に迷惑をかけない意識を持ち、できる限り早く辞退意思を伝える・営業時間内に連絡するなどのマナーを遵守すべきである。
- 辞退理由を深堀りされたときも想定して、使い勝手のよい理由も把握しておくとよい。
