就活攻略論 -みん就やマイナビでは知れない就活の攻略法-

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選考辞退メールの例文と正しい書き方【テンプレ3選あり!】

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就活マンこと藤井智也が「読むことで他の就活生と圧倒的な差を付けられる情報」を発信しようと立ち上げた就活ブログです。今年で4年目をむかえます。

偏差値50の中堅大学から、倍率800倍の食品大手に入社した全技術を余すことなく共有します。
※本気で就活を成功させたい方のみ読んでください。

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Twitter(@shukatu_man

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皆さん、こんにちは!airpods2が最高すぎて2台目の購入を検討している、就活マンです。

 

僕が就活生の時、複数の内定を獲得することができました。

それはもちろん「多くの企業にエントリーした」というのが1つの要因です。

 

多くの企業にエントリーすることで、選考の場数が踏めますし、早期内定によって心の安定にも繋がります。

よって多くの企業にエントリーすることは重要なのですが、エントリー数を増やして困るのが選考辞退する必要性が出てくることですよね。

 

就活中に「選考辞退の内容をメールで送ったら失礼かな...」と不安になる場面が必ず出てきます。

 

そこで、本記事では失礼のないような「選考辞退メールの作成方法・送信する際のマナー」を具体的に紹介します。

状況ごとの選考辞退メールのテンプレートや、選考辞退理由の一覧も用意しているので、選考辞退のメールに関する知識をつけて心配事を少なくしておきましょう。

 

たしかに「もうこの企業は受けなくて良いや」と思った時の辞退方法を詳しく知りたいです。

社会人になった時に関わる可能性がゼロではないからこそ、丁寧に選考辞退しておくことが重要だよ! 

選考辞退はメールで良い!電話は不要

 

最初に選考辞退はメールで問題ありません。

実際に僕もほとんどの企業はメールで選考辞退しました。

 

わざわざ選考辞退を電話でして、忙しい人事の時間を強制的に奪う方が迷惑になりかねませんからね!

後で詳しく解説しますが、選考辞退に対する返答がない場合は電話も加えてするのがベターですが、「基本的に選考辞退はメールでする」と覚えておくと良いでしょう!

 

内定辞退の場合は電話すべし

 

補足ですが、内定辞退の場合は電話ですべきです。

内定辞退は企業側にめちゃくちゃ迷惑がかかる、かついち早く伝えることが1番の誠意と言えるんですよね。

 

僕自身、内定辞退する時の電話は緊張しましたが、早めに嫌なことは片付けてしまうのが吉ですね。

 

選考辞退はメールで十分で、内定辞退となると電話で伝えた方がいいということですね!

もちろん正解はないけど、僕はその基準で対応していたよ!

選考辞退メールのテンプレート3選|状況別

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すぐに選考辞退のメールを送れるように、ここでは選考辞退メールのテンプレートを3つ紹介していきます。

選考辞退においては、以下の3つの状況に分けて送ることが効果的なので、自身が当てはまる状況に合わせたテンプレートを選んでくださいね。

 

【状況別の選考辞退メールのテンプレート】

・選考辞退理由を明かしたくない場合

・正直に辞退理由を伝える場合

・二次選考以上の場合

 

選考辞退理由を明かしたくない場合のメールテンプレ

 

件名:面接辞退のご連絡 / 〇〇大学〇〇学部【名前】

▲辞退の連絡だとすぐに分かるように!

 

△△株式会社

人事部 ◎◎様

▲個人名が分からない場合は「人事部 御中」で大丈夫!

 

お世話になっております。

〇〇大学〇〇学部の【名前】です。

面接のご案内をいただき、誠にありがとうございました。

▲まずは丁寧に名乗り、かつ挨拶すること!

 

この度は【一身上の都合】により、【面接日】に予定していた選考を辞退させていただくたくご連絡差し上げました。

▲特に辞退理由を伝えたくない場合は「一身上の都合」で構わない!

 

貴重なお時間を割いていただいたのにも関わらず、誠に申し訳ございません。

▲選考の手間をかけてくれたことへの感謝と謝罪を忘れずに!

 

本来であれば直接お伝えすべきところですが、メールでの連絡になりましたこと、重ねてお詫び申しあげます。

▲本当は直接辞退の連絡をしたかったと気持ちを伝えるとベター!

 

最後になりましたが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

▲定型文で文章を締める!

 

---------------------------------------------------------
【名前】
【大学、学部、学科、学年】
【郵便番号】
【住所】
【電話番号】
【メールアドレス】
---------------------------------------------------------

▲最低でも「名前」「大学、学部、学科、学年」「メールアドレス」は記載!

 

正直に辞退理由を伝える場合のメールテンプレ

 

件名:面接辞退のご連絡/〇〇大学〇〇学部【名前】

 

△△株式会社

人事部 ◎◎様

 

お世話になっております。

【以前の面接日】に面接していただいた〇〇大学〇〇学部の【名前】です。

面接のご案内をいただき、誠にありがとうございました。

 

大変申し訳ないのですが、【昨日他社から内定をいただき、そちらでお世話になることを決心いたしました。】そのため、選考を辞退させていただくご連絡差し上げました。

▲正直に他社から内定が出たことを伝える

 

貴重なお時間を割いていただいたのにも関わらず、誠に申し訳ございません。

本来であれば直接お伝えすべきところですが、メールでの連絡になりましたこと、重ねてお詫び申しあげます。

最後になりましたが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

 

---------------------------------------------------------
【名前】
【大学、学部、学科、学年】
【郵便番号】
【住所】
【電話番号】
【メールアドレス】
---------------------------------------------------------

 

二次選考以降の場合のメールテンプレ

 

件名:【選考の段階】辞退のご連絡/〇〇大学〇〇学部【名前】

 

△△株式会社

人事部 ◎◎様

 

お世話になっております。

〇〇大学〇〇学部の【名前】です。

先日は面接に対応していただき、誠にありがとうございました。

 

選考通過の連絡をいただきましたが、諸般の事情により、【選考の段階】を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

▲特に理由を伝えない場合は「諸般の事情により」で対応可能

 

貴重なお時間を割いていただいたのにも関わらず、誠に申し訳ございません。

本来であれば直接お伝えすべきところですが、メールでの連絡になりましたこと、重ねてお詫び申しあげます。

最後になりましたが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

 

---------------------------------------------------------
【名前】
【大学、学部、学科、学年】
【郵便番号】
【住所】
【電話番号】
【メールアドレス】
---------------------------------------------------------

 

ここで紹介したテンプレをコピペして利用してくださいね!

選考辞退メールのポイントは、シンプルに要件をバシッと伝えてしまうことです。

 

選考辞退の理由一覧

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選考辞退メールで、辞退の理由を詳しく伝える必要はありません。

基本的には「諸般の事情」「一身上の都合」といった形式的な理由でOK。

 

採用担当者が辞退理由に踏み込んでくることはほとんでないのですが、僕自身が聞かれた経験があるので回答を用意しておいて損はないですね!

選考辞退の理由としては以下の5つが使いやすいです。

 

【選考辞退の理由】

・体調不良

・他社から内定をもらった

・家庭の事情

・他の業界に興味を持った

・企業とのミスマッチ

 

選考辞退理由① 体調不良

 

体調不良で面接に参加するのが難しい場合は早めに連絡しましょう。

面接当日の風邪などは電話連絡、インフルエンザや胃腸炎など面接日に行けないことが確定している場合はメールで早めに連絡する必要があります。

 

早めに連絡をすれば、入社意欲は高く評価され、別日に再度面接をしてもらえる可能性が全然あります。

少しでもその企業に入社したい気持ちがあるなら、早めのメール及び電話連絡をすることがマストなんですよね!

 

【例文】

「体調を崩してしまい、まずは病気の治療に専念したく思いますので、この度の選考を辞退させていただきます。」

「昨日から体調を崩してしまい、本日病院に行ったところインフルエンザだと診断されました。つきましては、◯月◯日の面接を受けることができなくなってしまったため、取り急ぎご連絡した次第です。」

 

選考辞退理由② 他社から内定をもらった

 

他社から内定をいただいた場合は、正直に採用担当者へ伝えてください。

なぜなら、就活を終了した学生を引き止めることは滅多にないからです。

 

売り手市場といっても就活生はたくさんいますし、企業側としては入社意欲のない学生にかける時間が減るというメリットがあるんですよね。

よって企業側の採用コストの削減のためにも、早い段階の選考で辞退するのは迷惑ではありません。

 

【例文】

「昨日他社から内定をいただき、自分の適性と今後のキャリアを考えた結果、そちらの企業で入社する意思を固め、御社の選考を辞退することにしました。」

 

選考辞退理由③ 家庭の事情

 

辞退理由が家庭の事情の場合は、採用担当者に詳しい事情を話す必要はありません。

なぜなら、プライベートを詮索するのは面接官の立場を超えているから。

 

一般企業の面接では、家族構成を聞くのもNGなんですよね。

よって家庭の事情については詳しく話さず、「諸般の理由により」と濁して選考辞退すれば良いですよ。

 

【例文】

「この度は諸般の理由により、選考を辞退させていただくご連絡を差し上げました。」

 

選考辞退理由④ 他の業界に興味を持った

 

選考が進む中で、他の業界を志望するようになることも多いですよね。

新卒就職活動は合同企業説明会など様々な業界・企業に触れるチャンスがあります。

よって、採用担当者は就活生の心変わりには慣れてます。

 

他の業界に興味を持ち、選考中の企業に対する興味を完全に失った場合は、正直に他の業界に興味を持ったと伝えて構いません。

 

【例文】

「業界研究を進めて行く中で、興味のある業界が変わったため、選考を辞退させていただきます。」

 

選考辞退理由⑤ 企業とのミスマッチ

 

選考やネットの評判を見て、社風や業務内容が合わないと感じることも少なくありません。

内定を取ることが目的の就職活動ならいいですが、入社してから「社風に馴染めない」と感じてしまったら短期離職へ一直線になります。

 

よって会社の社風や自分の適性とマッチしないと感じたら、すぐに辞退を検討するべきですね。

ただ「御社と合わないから」と伝えるのではなく、「他の業界や企業でやりたいことを見つけた」など前向きな辞退理由にすることがポイントです!

 

【例文】

「他の業界でやりたい職種を見つけたため、大変勝手ではございますが、選考を辞退させていただきます。」

 

選考辞退メールで押さえるべきポイント

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選考辞退メールは伝わりやすい内容で、不快な印象を持たせないことが重要です!

分かりづらい文面だと無断欠席と間違われたり、不快な印象を与えてしまうとグループ会社など関連企業の選考に響く可能性がありますからね。

 

選考辞退メールは忙しい採用担当者への配慮が大切!

ここでは、選考辞退メールで抑えるべきポイントを紹介していきます。

 

【選考辞退メールで押さえるべきポイント】

・件名で辞退の旨が伝わるようにする

・宛名や名称、敬称に注意

・辞退理由を簡潔に述べる

・時間や労力を割いてもらったことに対してお礼をする

・メールでの謝罪について断りを入れる

 

件名で辞退の旨が伝わるようにする

 

件名に面接辞退の旨と大学名・学部・名前を確実に記入してください。

なぜなら、忙しい採用担当者にも選考辞退の内容がパッと見で伝わりやすくするため。

 

採用担当者は1日に相当数の「就活生からのメール+通常業務のメール」を管理しているので、件名が分かりづらいと読むのを後回しされてしまいます。

メールを見てもらう可能性を上げるためにも、件名だけで内容が把握できるようにしておきましょう。

 

宛名や名称、敬称に注意する

 

ビジネスメールの書き出しとして、会社名・部署・名前を書きます。

株式会社〇〇なのか、〇〇株式会社はよくある間違いなので、きちんと確認しましょう。

敬称は会社名や部署名なら「御中」、人なら「様」を付けてください!

 

辞退理由を簡潔に述べる

 

辞退理由は簡潔に先に表記しておきましょう。

メールの結論を先に伝えることで、話の飲み込みがよくなるんですよね。

辞退理由は上記で述べたように「諸般の事情」「一身上の都合」といった形式的な理由でOKですよ!

 

時間や労力を割いてもらったことに対してお礼をする

 

相手が時間や労力を割いてくれたことにお詫びし、感謝の言葉を伝えてください。

断ることは悪いことではないので、理由を付ける際に応募企業への批判・不満に取られかねないような表現を使わないようにしましょう。

 

例えば、「同じ業界の第一志望の会社に内定をいただいたため、選考を辞退させていただきます。」など角が立つような言い方はNG。

あくまでお詫びする立場であることをわきまえることが大切ですね。

 

メールでの謝罪について断りを入れる

 

メールで謝罪になってしまったことに対してお詫びすることを忘れないでください。

なぜなら、本来は直接謝罪するべきところを簡易的にメールで済ませているからです。

 

メール文化が浸透する前は直接謝罪がマストでしたし、今でもメールでの謝罪に怒るベテラン人事は少数派ですが存在しますからね。

古風な考えの人事対策のためにも、メールでの謝罪は丁寧に締めくくることが重要なポイントでしょう。

 

これらのポイントに注意してメール文章を書き上げることが重要だよ!

選考辞退メールを送る際の注意点

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選考辞退メールを送る際には以下の3つに注意してください。

以下を守ることで企業との余計なトラブルを対処できるようになるんですよね。

 

【選考辞退メールを送る際の注意点】

・選考辞退の連絡はできるだけ早く

・メールを送信する時間帯

・メールの後に電話も入れておく

 

選考辞退の連絡はできるだけ早く

 

選考辞退のメールは遅くとも面接の3日前には送信しておきましょう。

メールのメリットはもしも無断欠席に間違われたとしても、履歴が証拠になり、トラブルを回避できること。

 

重要度の高い最終面接や内定辞退などをメールで断るのはあまり印象が良くありませんが、選考辞退であれば前もってメールの連絡すればOKです

 

ただ、当日や前日の場合は電話の方が良いとされているんですね。

やはり、ビジネスの場では緊急度と重要度で判断するケースが多々あります。

 

電話は緊急度が高い場合に使うツールとして、メールよりかなり優れていますよね。

忙しい企業ならメールを送信してから、数日後に開封される場合もあるので担当者の負担軽減のためにも当日、前日の選考辞退の連絡は電話で行いましょう。

 

メールを送信する時間帯

 

メールを送信する時間帯にもマナーが存在します。

以下の3点を必ず押さえた上で、メールは送信するようにしてください。

(このあたりは社会人になっても使えるマナーなので覚えておくと良いですよ!)

 

【メールを送信する時間帯についてのマナー】

・企業の営業時間内が適切

・始業直後やお昼の時間は避ける

・休業日ではないか確認しておく

 

企業の営業時間内が適切 

企業の営業時間を調べて、メールを送信するのがベストです!

営業時間外に送ってしまうと緊急度が下がってしまい、採用担当者の次の日のメールチャックまで待つ必要があります。

 

さらにプライベートな時間に仕事のメールを送ることで相手に迷惑がかかってしまいますよね。

メールを送ることは相手の貴重な時間を奪ってしまうことを念頭に置いてください!

 

始業直後やお昼の時間は避ける

始業直後やお昼の時間を避けるのはビジネスマネーの基礎中の基礎です。

始業直後の忙しい時間はメールの取りこぼしの可能性が高まること、お昼時間は仕事中のリラックスタイムを奪う結果になります。

 

内定を獲得した人は「できるだけ早く連絡して就活の緊張から解放されたい」という焦りがあるかもしれません。

しかし、「相手が今何をしていて、どんな状況か」を想像する力は社会人になっても役立つので、忙しい時間を避けて連絡してみてください。

 

休業日ではないか確認しておく

メールでも休業日でないかを確認することはとても重要です。

休業日にメールを送ってしまうと、次回の営業日まで選考辞退の確認メールは届きません。

 

結果として相手に選考辞退が伝わったかどうかをソワソワして過ごすことになってしまうんですよね。

また、電話の場合は休日中の社員の携帯電話に転送される場合があるため、迷惑がかかってしまいます。

企業の休業日はホームページに掲載されているので調べてから連絡してみてください。

 

メールの後に電話も入れておく

 

二次選考以降や選考辞退の確認メールが届かない場合は、できれば電話連絡も追加で行いましょう。

メールを見落とし以外にも、メールアドレスの入力ミスで送信失敗となりえます。

 

二次選考以降は交通費を出してくれるなど採用コストをかけてくれるため、選考辞退の連絡は慎重に行うべき。

メールの時点で「本日の15時に電話でも連絡させていただきます。」と付け加えておくと、丁寧ですね!

 

選考辞退を電話でする場合の会話例については別記事で詳しく解説しました。

本記事と合わせて把握しておくと良いですよ!

 

 

このあたりはビジネスマナーとして覚えておいて損はなさそうですね!

そのとおり!これらは社会人として当然のマナーだから早めに覚えておいて損はないよね。

選考辞退メールに関するまとめ

 

最後まで読んでくださり、本当にありがとうございました! 

この記事では失礼のないような選考辞退メールを作成方法・送信する際のマナーを紹介してきました。

今回の内容で重要なポイントをまとめると以下の通りです!!

 

【本記事のポイントまとめ】

  • 選考辞退理由は「諸般の事情」「一身上の都合」といった形式的な理由でOK
  • メールは件名で辞退の旨が伝わるようにする
  • メールを送信する時間帯に注意する
  • 辞退理由は採用担当者から質問された場合のみ答えるように
  • 家庭の事情などプライバシーに関わるような内容は詳しく答える必要はない
  • メールは確認されないリスクを回避するため、件名だけ内容がわかるように簡潔に記入する
  • メールを送信する時間帯は①企業の営業時間内②始業直後やお昼の時間は避けるべき
  • 特に休業日で連絡すると迷惑をかけてしまうので注意

 

これらを押さえた上で、選考辞退メールを送りましょう。

選考辞退はネガティブな行動なので、心苦しいかと思いますが、途中でも話したとおり、企業にとっては早めに連絡してもらえた方が良いんですよね。

 

選考辞退をするのは自分だけじゃないので、今回紹介したテンプレを使ってスムーズに辞退してください! 

 

今日も読んでくれてありがとう。

君の就活はきっとうまくいく。

 

p.s. 今回の記事と関連しているこちら ↓ も合わせて読むと良いですよー!

 

ーまた次回もお楽しみに。本日もありがとうございまシューカツ!!ー