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【選考辞退の理由5選】すんなり辞退するためのテンプレを共有!

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就活マンこと藤井智也が「読むことで他の就活生と圧倒的な差を付けられる情報」を発信しようと立ち上げた就活ブログです。今年で5年目をむかえます。

偏差値50の中堅大学から、複数内定を獲得し、食品大手に入社した全技術を余すことなく共有します。
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こんにちは!

就活を研究し続けて7年目、書いた記事は800以上の就活マンです。

 

(このブログ以外にも、僕を含めた編集部が企業を厳選した求人サイト「ホワイト企業ナビ」の運営も開始しました! » 求人一覧を見る

 

就活中「やっぱりこの会社は内定が出ても入社したくないな」と思うことがありますよね。僕も何度かありました。

 

そんな時に必要になるのが、選考辞退です。

選考中の企業に対して、「次の選考を受けるのをやめます」と伝えることですが、そのための理由をどうすれば良いか迷うところ...。

 

そこで今回は、選考辞退の理由を5つ紹介します。

またそれぞれの理由ごとに、"メールで使えるテンプレ"まで共有していきます!

 

「これから選考辞退したいけど、理由が思いつかない!」という就活生は、ぜひこの記事を参考にすんなりと選考辞退を完了させてしまいましょう。

 

選考辞退の理由ってたしかに迷いますね。

そうなんだよね。丁寧に送らないと、ブラックリストに乗る可能性があるから選考辞退メールはしっかり送ろうね。

選考辞退はメールか電話か?

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まず選考辞退についての基礎知識を共有します。

「選考辞退はメールですべきか、電話ですべきか?」という質問がありますが、メールで大丈夫です!

(後で解説しますが、面接日の前日や当日に選考辞退する場合は電話にしましょう)

 

やっぱり電話だと気まずいですよね。

就活では自分の精神力を消耗することは避けるべきです。

 

選考辞退をしたいことを伝えることが目的であり、それを達成するためにはメールで十分。

たまに「そういう大事な話は電話でしなさい」という人がいますが、逆に電話の方が相手の時間を奪うことになるので迷惑だったりします。

 

選考辞退のメールテンプレ

 

選考辞退はメールで十分だと理解したところで、基本的なテンプレ共有します。

ビジネスメールのポイントを押さえておけば、何も問題ありません。

 

また自分から選考辞退理由を詳しく伝える必要はないので、「一身上の都合により」とぼかして伝えるのが個人的にはおすすめです。

(それでも選考辞退理由を聞かれた場合は、次の章で紹介する選考辞退の理由を参考にしてくださいね)

 

件名:選考辞退のご連絡 / 〇〇大学【名前】

▲選考辞退の連絡だと件名を見ただけで分かるようにする!

 

△△株式会社

人事部 ◎◎様

▲個人名が分からない場合は「新卒採用担当 御中」で大丈夫!

 

お世話になっております。

〇〇大学〇〇学部の【名前】です。

▲まずは丁寧に挨拶と名前を名乗りましょう!

 

この度は一身上の都合により、選考を辞退させて頂きたくご連絡差し上げました。

貴重なお時間を割いていただいたのにも関わらず、誠に申し訳ございません。

▲選考辞退をしたいという旨を伝える!

 

本来であれば直接お伝えすべきところですが、メールでの連絡になりましたこと、重ねてお詫び申しあげます。

▲本当は直接辞退の連絡をしたかったと伝えるのが丁寧!

 

最後になりましたが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

▲定型文で文章を締める!

 

---------------------------------------------------------
【名前】
【大学、学部、学科、学年】
【郵便番号】
【住所】
【電話番号】
【メールアドレス】
---------------------------------------------------------

 

件名は「要件+名乗る」でシンプルにすること

 

まずビジネスメールのポイントは「件名」にあります。

もはやメールを開かなくても、内容が理解できるような件名がベストですね。

 

よって選考辞退のメールでは「選考辞退のご連絡 / 〇〇大学【名前】」というシンプルな件名を送れば良いです。

また大学名と名前さえあれば、誰が選考辞退をしたのか一発で分かります。

 

「御中」と「様」の使い分けを理解すること

 

次に敬称ですが、「様」と「御中」の使い分けを理解しておきましょう。

とは言ってもめちゃくちゃ簡単で、「様は個人」「御中はそれ以外」と覚えておけば良いですよ。

 

よって採用担当者の名前を知っている場合は「◯◯様」となり、分からない場合は「採用担当 御中」となります。 

 

選考辞退メールはこんなシンプルな文章で良いんですね!

そうだよ!採用担当者に辞退することが伝われば良いからね。

選考辞退の理由を5つ紹介します

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先にも伝えたように、選考辞退の理由を詳しく伝える必要はありません。

ですが、企業によっては「今後の参考に選考辞退の理由をお聞かせください」と選考辞退の理由をヒアリングされることがあります。

 

選考辞退の理由を聞かれた時におすすめの理由は以下の5つですね。

 

【選考辞退の理由】

  1. 一身上の都合により。
  2. 内定を獲得して就活を終了すると決めたから。
  3. 選考を進める中で自分と適性が合わないと感じたから。
  4. 再度就活の軸を検討したいと考えたから。
  5. 体調が優れないから。

 

選考辞退の理由① 一身上の都合により

 

まず一番におすすめの選考辞退理由は、理由をボカして伝えることです。

理由のボカし方としては「一身上の都合により」や「諸般(しょはん)の事情により」ですね。

 

ほとんどの企業は「なぜ選考辞退をしたのか?」という理由を詳しく聞いてくることはありません。

なぜなら就活生側に選考辞退の理由を伝える義務がないからです。

 

よって「一身上の都合により、選考辞退をさせてください」と伝えれば、ほとんどの企業が「わかりました」と了承する返事を送ってくれます。

 

理由を深堀りされた場合は素直に答える

「一身上の都合により」と選考辞退の理由をボカして伝えた時に、更に理由を深堀りされたら正直な理由を答えてしまって構いません。

 

それでも納得できないと言うような企業があれば、シカトしましょう。

(選考辞退をそこまで必死に引き止めるような、自社のことばかり考えている企業にそれ以上関わる必要はありません)

 

【この選考辞退理由を使った例文】

 

「この度は一身上の都合により、選考を辞退させて頂きたくご連絡差し上げました。

貴重なお時間を割いていただいたのにも関わらず、誠に申し訳ございません。」

 

選考辞退の理由② 内定を獲得して就活を終了すると決めたから

 

次におすすめの選考辞退理由は、「他社の内定を獲得して就活を終了するから」という理由です。

 

もしも選考辞退したい企業に対して、「御社が第一志望です」と伝えてしまっている場合は、この理由は若干使いにくい。

しかし、そう伝えていないなら有効な理由ですよね。

(第一志望と伝えていた場合でも、企業側から良い条件を提示されてそちらが第一志望になった、など柔軟に対応すれば問題ないですが)

 

ちなみに僕が就活生の時は、この理由を使って2社ほど選考辞退しました。

それに対して「どの企業ですか?」など深堀りされることはなく、「承知いたしました、おめでとうございます」というありがたい返信が来たので活用してください。

 

もしも、しつこく企業名を聞かれた場合は、「大変申し訳ございませんがお伝えすることはできません」と断るか、本当に内定が出ている場合はその企業名を伝えて特に問題はありません。

 

【この選考辞退理由を使った例文】

 

「この度は、選考辞退をさせて頂きたくご連絡致しました。

先日、他社から内定が出て、就活を終了することを決めたことが選考辞退の理由です。」

 

選考辞退の理由③ 選考を進める中で自分と適性が合わないと感じたから

 

続いての理由は、かなり正直な理由を伝えていくものです。

選考を進める中で自分と適性が合わないと感じたから」と伝えることで選考辞退することができます。

 

しかし、この理由を伝えた場合は「どこが?」という返信が来やすいのがネック。

よって「もう絶対に入社したくない」という企業に対しては、この理由ではなく先に紹介した2つの理由を使うことをおすすめします。

 

何か決定的にここが合わないと感じたこと(最初の職種や配属先など)があれば、それを正直に伝えることで、企業側が対応してくれる可能性もあります。

よって志望度が少しでも高い企業に使うと有効ですね。

 

【この選考辞退理由を使った例文】

 

「この度は、選考辞退をさせて頂きたくご連絡致しました。

選考を進める中で、私と適性が合わないと感じた次第です。」

 

選考辞退の理由④ 再度就活の軸を検討したいと考えたから

 

次に就活を再出発したいという理由で選考辞退することも可能です。

その時の言い回しとしては「再度就活の軸を検討したいと考えたから」などがシンプルで良いでしょう。

 

就活生は途中で「やっぱり今までの方針と変えよう」という心変わりがしやすい。

それを企業側も理解しています。

よってこうした選考辞退理由を伝えても、すぐ納得してくれる企業が多いですよ。

 

【この選考辞退理由を使った例文】

 

「この度は、選考辞退をさせて頂きたくご連絡致しました。

これまでの就職活動を通して、再度就活の軸を検討したいと考えたからです。」

 

選考辞退の理由⑤ 体調が優れないから

 

最後、体調不良などの身体的な面を理由に選考辞退することができます。

この理由は「じゃあ面接を後ろ倒ししますか?」といった返事が来る可能性があるので、絶対に辞退したい企業に対して使うべきではありません。

 

よって本当に体調が優れずに、「就活自体をやめることにした」というニュアンスで伝える必要のある理由だと言えますね。

卒業して3年以内は新卒として就活することができるので、焦らず丁寧に対応しておけば、またいつかその企業を受けるチャンスが来ますから。

 

【この選考辞退理由を使った例文】

 

「この度は、選考辞退をさせて頂きたくご連絡致しました。

実のところ、体調が優れず、就活を一度中止することを決めたためです。」

 

これら5つの理由から自分が伝えやすい選考辞退の理由を選んで、メールで伝えよう!

わかりました。個人的には「一身上の都合により」で全て対応しようと思いました。詳しく聞かれたら、他社からの内定を獲得したと伝えれば良さそうですね。  

選考辞退する際の4つの注意点

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それでは選考辞退のメールテンプレと選考辞退の理由を把握したところで!

この章では、選考辞退をする上での注意点を解説しておこうと思います。

 

まず大前提として、選考辞退メールを適当な文章で送ったり、何もせずに勝手に選考をブッチするのは絶対にやめましょう。

企業同士は案外繋がっているものです。

 

就活で適当な対応をしてしまった企業が、将来他社に入社した時に「お客さん」になる可能性が少なからずあるんですよね。

 

適当な対応をしてしまったことが後でデメリットを生まないようにするためにも、選考辞退は丁寧にしておきましょう。

こうした社会人としてのマナーは、今後役立ちますからね。

 

【選考辞退する上での注意点】

  • 選考辞退する前によく考える
  • 選考辞退することに対して遠慮しないこと
  • なるべく早く人事担当者に伝えること
  • 選考間近な場合は電話で伝えること

 

注意点① 選考辞退する前によく考える

 

まず第一に、選考辞退すべきかどうかはよく考えましょう。

就活生はよく企業研究しないまま、面接官の印象などの一部の情報だけで選考辞退してしまいがちです。

 

せっかくエントリーシートを提出しているなら、選考辞退する前に1度よく考えてみてください。

 

辞退するのは内定獲得後でも良いかもしれません。

(他社の内定が出なかった時の心の余裕に繋がります)

 

よく調べてみたら労働環境が自分に合っている会社かもしれません。

(内定獲得後に現場の社員さんにリアルな職場状況を聞いてからでも遅くないですよ)

 

まずは企業研究を徹底して、本当に辞退すべきか確かめておきましょう。

具体的な企業研究のやり方は「【企業研究のやり方】8ステップで企業研究が完了する方法」にて詳しく解説しておきました。

 

注意点② 選考辞退することに対して遠慮しないこと

 

選考辞退することに対して、ネガティブな気持ちの人がほとんどですよね。

日本人は特に相手のことを思いやる性格の人が多いので、「選考辞退して会社に迷惑をかけてしまったらどうしよう」と悩むものです。

 

しかし、企業側は就活生が選考辞退することは想定済みなんですよね。

だから予定の採用人数よりも圧倒的に多くの就活生を選考通過させます。

 

また、逆に考えてみてください。

企業側も「不採用」という形で就活生を精査していますよね。

よって就活生側にも「選考辞退」という形で企業を精査する権利がある。

 

選考辞退することに対して遠慮せずに、自分の意思を最優先して就活を進めていきましょう。

「選考辞退をするのは申し訳ないから、入社したくないけどこのまま選考を受ける」というのは後で後悔することに繋がりますから!

 

注意点③ なるべく早く人事担当者に伝えること

 

続いて、いざ選考辞退することを決定したなら、選考辞退するのは面談日の直前ではなく、なるべく早くおこなってください。

人事は選考辞退されたら、その分の穴埋めをする必要があったりするので、直前で選考辞退をされるのが最も迷惑になるんですよね。

 

面接の直前のタイミングで選考辞退しないよう、辞退を考えたらなるべく早くメールを送るようにしましょう。

 

注意点④ 選考間近な場合は電話で伝えること

 

選考辞退を決意するタイミングが、面接の直前になってしまうこともあるでしょう。

もしも面接日の2日前や前日、当日に選考辞退するなら電話ですることをおすすめします。

 

なぜならメールだとすぐに開いてもらえない可能性があるからですね。

特に選考日が近いと、その準備で採用担当者は忙しく、メールを開いていない可能性も高い。

そういったリスクを考えると、面接日ギリギリの選考辞退は電話でするのがベターです。

 

電話での選考辞退の例文を共有

電話で選考辞退する際の会話例文も共有しておきますね。

 

就活生:お忙しいところ失礼いたします。私、〇〇大学の【名前】と申します。新卒採用選考の件でお電話いたしました。お手数ですが、採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。

▲大学名・名前を名乗り、要件を伝えて、担当者に取り次いでもらう必要があります。

 

社員:かしこまりました。担当者の〇〇に変わりますので、少々お待ちください。

担当者:はい、担当者の〇〇です。

 

就活生:◯月◯日午後◯時より面接のお約束をしております、〇〇大学の【名前】と申します。先日は、次回面接のご案内をいただき、ありがとうございました。

▲採用担当者が出たら、選考に行く予定だった日時と再度名前を名乗ってください。

 

就活生:ただいま、お時間よろしいでしょうか。

▲「ただいま、お時間よろしいでしょうか」と相手の了承を得ることを忘れずに。

 

担当者:はい、大丈夫ですよ。

 

就活生:大変申し訳ございませんが、本日は一身上の都合により、今後の選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

▲辞退の意思を伝え、謝罪をしましょう。

 

担当者:そうなんですね。弊社としては残念ですが、承知いたしました。

 

就活生:これまで貴重なお時間を割いていただき、ありがとうございました。このようなご連絡になってしまい、申し訳ございません。では、失礼いたします。

▲最後はお礼をして、「では、失礼します」で締めます。相手が電話を切るまでこちらは切らないのが、ビジネスマナーです。

 

選考辞退を電話でする場合のより詳しい解説は別記事でまとめておきました。

電話での選考辞退が必要になった時は参考にしてくださいね!

 

【要確認】選考辞退を決定するタイミングについて

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この章にて、非常に重要な話をします。

それは選考辞退を決意するタイミングについてです。

 

先ほども少し話したとおり、途中で選考辞退するよりも、まずは内定を獲得してしまうことを僕はおすすめしています。

つまり「選考辞退しないで内定を獲得せよ」ってことです。

 

その理由は以下の2つです。

【選考辞退しないで内定を獲得すべき理由】

・就活生は気が変わりやすいから

・内定は武器になるから

 

就活生は気が変わりやすいもの

 

まず就活生は本当に気が変わりやすいものです。

下の例を見てみてください。

 

例えば「A社に入社することにしよう」と決めました。

他の会社の選考を辞退しました。

 

A社の社員さんにOB訪問をして話を聞きました。

すると「あれ?意外とA社の仕事つまらなそうだな」と感じてしまった。

 

ですが、もう遅いです。

他の企業の選考は辞退してしまっている。

頼み込んで辞退を撤回してもらうのは、志望度の低さが伝わってしまっているので正直難しい。

 

このように就活中に気が変わることは多々あります。

「やっぱり選考辞退したB社の方が良いかもしれない」と悩むのは、内定獲得後の方が良いんですよね。

 

また選考辞退を決めた企業でも、後から「その会社の魅力」を発見する可能性もある。

これらの理由から僕は選考辞退をするのは、“絶対に入社しない”と確信した企業のみに対してすべきだと考えています。

 

内定は武器になる

 

次に「内定は武器になる」ということを覚えておいてください。

これはどういうことかと言うと、「B社からの内定を獲得しています」というのは「B社から認められている人材」ということを示す“証”になるってことです。

 

わかりやすく言うと、例えばトヨタから内定をもらっている人がいます。

その人にホンダの社員が「内定はどこからかもらっているの?」と聞いた時にこう答えたらどうでしょうか?

 

「トヨタさんから内定をもらっていますが、御社が第一志望なので内定を出して頂いたらすぐに辞退します」

 

それを聞いたホンダの社員は2つのことを思うはずです。

 

・トヨタから内定を獲得しているなら良い人材なのだろう

・トヨタを蹴ってまでうちに入社したいというのは相当に志望度が高いのだろう

 

つまり、内定は「優秀な人材であること」と「志望度の高さを示すこと」の証になる。

これこそが“まずは内定を獲得すべし”と僕が提唱する理由なのです。

 

この仕組みがわかっていれば、まずは内定を獲得しようかなとなりますよね。

就活生は気が変わりやすい、更には内定自体が武器になるのですから。

 

ぜひここを押さえた上で、本当に選考辞退すべきなのか検討しましょう!

選考辞退すると判断した場合は、今回の記事を参考に!

本記事の要点まとめ

 

最後まで読んでくださり、本当にありがとうございました! 

今回は選考辞退するための理由について解説しましたが、最後に伝えた「内定が武器になる」という話は特に重要です。

 

多くの就活生はこうしたことを自分の頭で考えずに、「とりあえず選考辞退すれば良いかな」とその時の感情だけで行動します。

選考辞退する前に1度じっくり考えてみて、少しでもその企業からの内定にメリットを感じるなら選考を進めることをおすすめします。

 

それでは最後に、本記事の要点をまとめて終わりましょうか。

 

【本記事の要点】

  • 選考辞退を伝えるのは基本的にはメールで問題ない。
  • 面接前日や当日に選考辞退する場合は電話で伝えるべき。
  • 選考辞退の理由は詳しく伝える必要はないので「一身上の都合により」とボカせば問題ない。
  • 選考辞退の理由を深堀りされた場合は「内定を獲得して就活を終了すると決めたから」「選考を進める中で自分と適性が合わないと感じたから」「再度就活の軸を検討したいと考えたから」「体調が優れないから」などの理由を伝えれば良い。(特におすすめは他社からの内定獲得)

 

今回の記事が少しでもあなたの就活の役に立ったのなら幸せです。

就活攻略論には他にも、僕が4年に渡って書き続けた800の記事があります。

ぜひ他の記事も読んでもらえると嬉しいです\(^o^)/