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選考辞退メールへの返信|就活生への返信テンプレを紹介します!

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就活マンこと藤井智也が「読むことで他の就活生と圧倒的な差を付けられる情報」を発信しようと立ち上げた就活ブログです。今年で5年目をむかえます。

偏差値50の中堅大学から、複数内定を獲得し、食品大手に入社した全技術を余すことなく共有します。
※本気で就活を成功させたい方のみ読んでください。

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こんにちは!

これまで1000記事以上の就活記事を執筆し、日本最大の就活ブログを運営している就活マンこと、藤井智也と申します。

 

今回は珍しく、人事向けの記事を書きます。

人事の方の中には「就活生から選考辞退メールが来た時の対応方法」について詳しく知りたいと考えている方も多いかと思います。

 

私はこれまで新卒就活に特化して、5年以上メディアを運営し、今では新卒採用支援事業を行う企業の代表を務めています。

そんな私が今回、選考辞退を承諾する、止めたいなどなどパターン別で返信の文章をテンプレにて紹介していきます。

ぜひ返信の参考にしてもらえると嬉しいです!

 

▼就活生向けの選考辞退・内定辞退に関する記事はこちら

» 選考辞退メールの例文と正しい書き方【テンプレ3選あり!】

» 【内定辞退をメールで伝える方法】テンプレを使って解説!

 

【人事向け】選考辞退メールへの返信メールテンプレ5選

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選考辞退メールへの返信はとても大切な作業です。

選考辞退メールを無視すれば就活生の不安を煽ることになりますし、不誠実な返信はネットに拡散されて叩かれるリスクがありますからね。

 

ここで「企業広報戦略研究所」のデータを見てみましょう。

実際、就活を通じて企業を嫌いになった経験がある就活生は4割以上いるんですよね。

 

一方、就活を通して企業を好きなった経験がある就活生も7割以上いるので、企業側の対応によって印象を操作できることが分かります。

 

(例えばカゴメが不採用者に商品を送るのは有名です。あれだけで就活生をファンにしつつ、ネットの拡散によって良い企業だと認識をさせる戦略は目をみはるものがあります)

 

選考辞退メールへの返信は軽視されがちですが、就活生も顧客の1人。

よって、これからの企業の明暗を分ける作業となります。

 

そんな重要な作業の手伝いをすべく!

ここでは人事向けに「選考辞退メールへの返信メールのテンプレート」を紹介します。

 

「内定辞退メールに対して了承する場合」を3種類、「自社で働いてほしい有望株を引き止める場合」を2種類のテンプレートとポイントを解説していきましょう。

 

①了承する場合の返信テンプレ

件名:選考辞退の承諾の件

〇〇〇〇様

株式会社〇〇〇〇、人事部の△△と申します。

この度は弊社の採用試験にご応募いただき、誠にありがとうございました。

選考辞退されるとのこと承知いたしました。
こちらこそ、またご縁がありましたらよろしくお願いいたします。

なお、これまでお預かりしていた履歴書などの応募書類は、弊社にて責任を持って破棄致しますことをご了承ください。

末筆ではありますが、〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

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株式会社〇〇〇〇
人事部
署名
------------------------------------------------

 

②了承する場合の返信テンプレ

件名:選考辞退の承諾の件

〇〇〇〇様

株式会社〇〇〇〇、人事部の△△と申します。

この度は弊社の採用試験にご応募いただき、誠にありがとうございました。

選考辞退されるとのこと承知いたしました。
弊社としては誠に残念ではございますが、こちらこそまたご縁がありましたらよろしくお願いいたします。

なお、これまでお預かりしていた履歴書などの応募書類は、弊社にて責任を持って破棄致しますことをご了承ください。

末筆ではありますが、〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

------------------------------------------------
株式会社〇〇〇〇
人事部
署名
------------------------------------------------

 

③了承する場合の返信テンプレ

件名:選考辞退の承諾の件

〇〇〇〇様

株式会社〇〇〇〇、人事部の△△と申します。

この度は弊社の採用試験にご応募いただき、誠にありがとうございました。

選考辞退されるとのこと承知いたしました。
弊社としては誠に残念ではございますが、また何かの折にご縁がありましたら、その際はよろしくお願いいたします。

なお、これまでお預かりしていた履歴書などの応募書類は、弊社にて責任を持って破棄致しますことをご了承ください。

末筆ではありますが、〇〇様のご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。

------------------------------------------------
株式会社〇〇〇〇
人事部
署名
------------------------------------------------

 

3種類の了承する旨の返信テンプレを紹介してきました。

了承する場合のメール作成のポイントは以下の通りです。

  • メールを新規作成する
  • 連絡をくれたことへの感謝
  • 選考辞退メールを承諾した旨を簡潔に書く
  • 応募書類を破棄する旨を簡潔に書く
  • メールの締めの定型文

 

メールは新規作成する 

選考辞退メールは重要な内容のため、受信したメールにそのまま送信するのではなく、新規作成しましょう。

新規作成の方が件名を伝わりやすい内容に変更できます。

「選考辞退に承諾した」と分かる件名の方が、就活生もメールを開く前に安心するんですよね。

 

連絡をくれたことへの感謝を述べる

ビジネスメールのマナー通りに対応してください。

連絡をくれたことへの感謝を忘れると冷たい印象になります。

就活生は申し訳ないと思いながら、勇気を出して選考辞退メールを送ってきているでしょう。

当たり前のお礼を忘れると、企業の印象が確実に悪くなります。

 

選考辞退メールを承諾した旨を簡潔に書く 

次に「選考辞退に残念ながら承諾した旨」を簡潔に述べましょう。

就活生が戸惑わないような配慮ができていることを示すことに繋がります。

 

応募書類を破棄する旨を簡潔に書く

加えて「応募書類は悪用がされないように破棄する旨」は簡潔に述べてくださいね。

情報管理ができている会社という印象に繋がります。

 

メールの締めの定型文

最後は自社の定型文で締めてください。

これらの要点を押さえておけば、就活生がミスリードしない返信が可能です。

 

①人材を引き止めたい場合の返信テンプレ

 

次に「人材を引き止めたい場合」の返信テンプレを紹介します。

どうしても採用したい人材にはこれらのメールを一度送ってみるのも手ですよ。

 

件名:選考辞退再検討のお願い

〇〇〇〇様

株式会社〇〇〇〇、人事部の△△と申します。

この度は選考辞退の内容をご連絡いただき、ありがとうございました。

ご辞退を決められた理由や背景についてもう少し詳しくお話をお聞かせいただたいいのですが、いかがでしょうか?

面接の日時の調整や待遇面についても〇〇様のご希望を再度お伺いし、弊社として可能な限りの対応を検討致しく存じます。

もし可能でしたら、再度面談の日程を相談させていただけますと幸いでございます。
何卒よろしくお願いいたします。
------------------------------------------------
株式会社〇〇〇〇
人事部
署名
------------------------------------------------

 

②人材を引き止めたい場合の返信テンプレ

件名:選考辞退再検討のお願い

〇〇〇〇様

株式会社〇〇〇〇、人事部の△△と申します。

この度は選考辞退のお申し出をメールで頂戴し、ありがとうございました。

ご辞退を決められた背景や理由について、もう少し詳しくお話をお伺いさせて頂きたいのですが、ご検討の余地はございますでしょうか?

面接の日時の調整や待遇面についても〇〇様のご希望を再度お伺いし、弊社として可能な限りの対応を検討致しく存じます。

ご検討のいただく余地がございましたら、再度面談の日程のご相談をさせていただければ幸いでございます。

お忙しいところ大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
------------------------------------------------
株式会社〇〇〇〇
人事部
署名
------------------------------------------------

 

引き止める場合のポイントは以下の通りです。

  • メールを新規作成する
  • 連絡をくれたことへの感謝
  • 直接面談する機会をくれるよう交渉する
  • お願いする文面で締める

 

直接面談する機会をくれるよう交渉しましょう

自社で働いてほしい有望株を引き止める場合は、直接面談する機会を交渉してください。

メールでしつこく問い詰めると、企業の印象が悪くなり、入社してくれるチャンスを逃してしまうため。

 

直接面談することで就活生も冷静に考える時間ができ、自社としても待遇面で改善できる面をアピールできるんですよね。

 

まずは直接面談に持ち込むため、丁寧な対応と就活生に合わせたスケジュールを提示してみましょう。

断られた場合は企業に悪いイメージがつけないためにも、潔く引き下がるようにしてくださいね。

 

これら5つの返信テンプレから状況に合わせたものを利用ください!

【人事向け】選考辞退メールに返信すべき3つの理由

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人事としては選考辞退されることは頭を抱えてしまう悩みですよね。

採用コストが無駄になることや選考辞退者が有望株の場合は採用計画が狂ってしまうから。

 

新卒就職活動の終盤で採用人数を確保できていなければ、人事の責任にも関わってくるので必死でしょう。

そのため、「選考辞退のメールの相手なんてしてられない」「通過募集の準備で手一杯」なんて方が多いんですよ。

 

しかし、選考辞退のメールを無視したり、自社とはもう関係がないからと粗末な対応をしてはいけません。

 

ここでは選考辞退メールに返信すべき3つの理由を具体的に解説していきます。

 

【選考辞退メールに返信すべき理由】

  • 返信がこないことで困る就活生が多い
  • 対応が悪いと口コミサイトやSNSですぐに拡散される
  • 自社の顧客になり続けてくれる

 

自社の今後を左右するのは就活生との些細なやり取りになる可能性も十分にありえるので、丁寧に対応してくださいね。

 

理由① 返信がこないことで困る就活生が多い

 

返信がこないことで不安を感じている就活生は非常に多いんですよね。

断った日に別の企業の面接を入れたい場合、早急に返信がほしい就活生もいるため。

 

学校の講義で教えてもらえるビジネスマナーには限界があり、就活の細かい返答についてはわからないことだらけでしょう。

企業側が忙しいことを理解して、返信がこなくても当たり前だと考えられる冷静な学生は一握り。

 

大抵の学生が面接日に無断欠席したと思われることを恐れ、以下の行動を取ります。

  • 内定辞退のメールを再送する
  • メールが届いているか確認の電話を入れる

 

結局、メールや電話対応することになり、時間の短縮にはなりません。

就活生もメールの確認不足や無視していたなど企業側に杜撰な印象を抱いてしまいますよね。

 

最初から丁寧にメールの返信をしていれば、企業のイメージも落とさずに時間のロスも最小限ですみます。

 

理由② 対応が悪いと口コミサイトやSNSですぐに拡散される

 

今はインターネットの発達により、誰でも手軽に発信ができる時代ですよね。

つまり、企業の不誠実な対応は口コミサイトやSNSですぐに拡散されるリスクがある。

 

実際に「企業広報戦略研究所」のアンケートによると、就活を通じて企業を嫌いになった経験のある就活生のうち、4.6%が「SNSや掲示板にネガティブな情報を書き込んだ」と回答しています。

 

メールの対応があまりにも悪かった場合は、TwitterなどのSNSで「メール対応、不誠実を通り越して笑えてくるわ...」などと拡散。

1万RTされれば、100万近いインプレッション数でたくさんの人に目に触れるでしょう。

 

たくさん拡散されたツイートにはテレビ局のSNS班がいるので、就活生のアカウントから詳しい情報を仕入れ、ニュースになることもあります。

 

会社が炎上騒ぎになれば、責任を取れされて解雇される可能性もあるんです。

メールに個人名が載れば、ネットで特定されて、今後の再就職にも響いても仕方ありません。

 

就活生を学生だと見下した対応を取っていると、企業や自分の将来が狂う結果になるので、拡散されるリスクを理解しておいてくださいね。

 

理由③ 自社の顧客になり続けてくれる

 

忘れてはいけないことですが、就活生も顧客の一人であることです。

就活は企業の内部を公開しているため、不誠実なサービスを続けていくと、今後の売り上げに関わってくるでしょう。

 

メーカーやサービス業などのBtoC企業は「ここの商品はもう二度と買わないわ〜」「系列店も絶対行かない!」と顧客を減らすだけでなく、その就活生の家族や友人にも悪い噂は流れてしまいます。

BtoB企業であっても、就活生が近い業界や業種に就職すれば、今後はビジネスパートナーとなる。

 

若手社員でも悪い情報が集まれば、取引停止になりかねません。

特に大企業の人事担当者は、膨大な数の履歴書や面接する就活生をお客様であることを忘れている場合があります。

 

就活生は証明写真、履歴書の投函、面接の交通費などお金と時間を使い、就職活動をしているんですよね。

しかし、顧客である就活生に対して、忙しい人事担当者は「選考辞退メールに返信しない」という行動を取ります。

 

就活生は嫌な対応を覚えているので、数年後には顧客が離れていくでしょう。

テンプレートのようなメールを送るだけですから、忙しいときこそ丁寧に対応してくださいね。

 

これらのリスクを回避するために、返信の一手間を惜しまずかけることが重要です!

【補足】新卒採用を成功させるには求人票と求人広告の質が重要

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ここまで選考辞退メールに関する解説をしてきました。

次にこの章では、そもそも新卒採用を成功させるために重要なことを共有します。

 

新卒採用支援事業会社の代表である私の意見としては、ズバリ「求人票と求人広告の質を最大限高めること」が最重要だと考えています。

まずは以下のグラフを見てください。

 

▼就活生が新たな企業を探す手段

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引用:株式会社ディスコ「2022年卒7月1日時点の就職活動調査

 

22卒に対する調査によると、全体の85.4%の就活生が新しい企業を探す手段として就職情報サイトを活用していることがわかります。

就職情報サイトとは、マイナビやリクナビなどのナビサイトのことです。

 

そしてそれら就職情報サイトに掲載するのが求人票や求人広告です。

つまり、魅力的な求人票や求人広告を作ることができれば、かなり高い確率で就活生の目にとまり、採用に繋げることができるんです!

 

逆に質が低ければ、就活生の目につく確率は非常に低くなります。

大規模な就活サイトであれば数万社が掲載されているため、差別化しないと埋もれてしまうのは間違いないかと。

 

具体的な求人票と求人広告の書き方については以下の記事にそれぞれまとめました。

私はこれまで5年に渡って就活生向けにメディア運営を行い、日本最大級の就活メディアを作り上げたことから、どんな言葉や表現が就活生を惹きつけるのか、他よりも知見があります。

そのノウハウを全てまとめた記事なので、ぜひご一読いただけると幸いです。

 

Check!

▼就活生が集まる求人票の書き方まとめ

» 【求人票の書き方まとめ】人を集めるコツをテンプレート付きで解説!

 

▼就活生を惹きつける求人広告の書き方まとめ

» 【求人広告の書き方まとめ】テンプレートを使って3ステップで解説!

 

求人票や求人広告の作成をプロのライターに依頼したい場合は?

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上記の記事を参考にしてもらえれば、一定の質を保てるかと思います。

ただ、求人票の作成を自社で行わずプロのライターに依頼する方法も一つです。

僕が代表を務める株式会社L100では、「ホワイト企業ナビ」という新卒採用に特化した求人サイトを運営しています。

 

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「求人票を改善したいけど他業務が忙しくて手に付かない」「自社の魅力をプロに引き出して欲しい」と考えてる採用担当者の皆様、ぜひこの機会に一度ご利用を検討してみてはいかがでしょうか!

 

プロのライターに依頼するのも一つの方法ですね!

新卒に特化したメディアを5年に渡って運営してきたからこそ、就活生に響く文章については圧倒的な自信があります!

【就活生向け】選考辞退メールへの返信に返信すべきか?

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ちょっとこの章では就活生向けに書きます。 

 

これら選考辞退メールの企業側から返信に返信する必要はありません。

選考辞退の内容が伝わっていれば、メールのやり取りは終了しているからです。

 

企業側も就活生側からの返信にくると期待していませんし、返信しなくても礼儀知らずだと思われることもないでしょう。

しかし、ビジネスメールは一往復半で終わるのが理想といわれているんですよね。

 

今回の場合、返信が来なくとももう一通返信するのがベスト。

相手から返信を必要としない内容なので、できるだけ簡潔に返すことをおすすめします。

ここでは選考辞退メールの返信に返信する場合のテンプレートとポイントを紹介していきましょう。

 

選考辞退メールの返信に返信する場合のテンプレート

株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇様

お忙しい中、ご丁寧な返信をいただきありがとうございます。

この度はご迷惑をおかけして申しわけございませんでした。

また、機会があればよろしくお願いいたします。

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名前
〇〇大学名・〇〇学部・〇〇学科・△年
住所:
携帯番号:
メール:
----------------------------------------------------------

 

返信するときのメール作成のポイントは以下の通りです。

  • 新規作成せず、来たメールに返信する
  • 謝罪をする
  • メールの返信がいらないように締める

すでに選考辞退の内容であることは分かっているので件名を変更はせず、そのまま返信してください。

丁寧な対応を取っていたとしても、企業側に時間やコストを割いてもらったので謝罪。

人事担当者は忙しいので返信が必要な内容を避け、定型文で締めましょう!

 

おわりに

 

最後まで読んでくださり、本当にありがとうございました! 

この記事では、人事向けに選考辞退メールの返信すべき理由と就活生向けに選考辞退メールへの返信に返信すべきかを紹介してきました。

 

選考辞退メールに返信すべき理由は以下の3つでしたね。

  • 返信がこないことで困る就活生が多い
  • 対応が悪いと口コミサイトやSNSですぐに拡散される
  • 自社の顧客になり続けてくれる

 

冒頭で述べたように、就活を通じて企業を嫌いになった経験がある就活生は4割以上いるんですよね。

選考辞退メールへの返信は軽視されがちですが就活生も顧客の一人のため、これからの企業の明暗を分ける作業です。

 

選考辞退メールを無視すれば就活生の不安を煽ることになりますし、不誠実な返信はネットの拡散されて叩かれるリスクをはらんでいます。

選考辞退メールの返信はテンプレート使えば、すぐに対応できるので後回しするのはよくありません。

 

今回の記事で選考辞退メールへの返信の重要性を知り、「就活生にも良いサービスを提供しよう!」という人事担当者が一人でも増えることを心から願っています。

 

▼その他新卒採用に役立つ記事はこちら

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