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【内定辞退をメールで伝える方法】テンプレを使って解説!

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就活マンこと藤井智也が「読むことで他の就活生と圧倒的な差を付けられる情報」を発信しようと立ち上げた就活ブログです。今年で4年目をむかえます。

偏差値50の中堅大学から、倍率800倍の食品大手に入社した全技術を余すことなく共有します。
※本気で就活を成功させたい方のみ読んでください。

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Twitter(@shukatu_man

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こんにちは、就活を研究し続けて7年目の就活マン(@shukatu_man)です。

 

内定を複数獲得した場合、内定辞退をする必要がありますよね。

 

今回は内定辞退を電話に加えて、メールで送る方法について解説します!

(後で話しますが、“メールだけ”は絶対にNGです!)

 

テンプレのメール文章と合わせて解説するので、ぜひ参考にしてください。

内定辞退をするのは緊張するけど、ササッと片付けてしまいましょう。

内定辞退の基本的なマナーについて

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まずは内定辞退についての基本的なマナーを紹介していきます。

 

内定辞退するんだからマナーなんてどうでもよくない?」と思う人も多いでしょう。

正直僕も就活生だった頃はそのように考えていました。

 

しかし、長い社会人生で何があるか分かりません。

内定辞退した企業と同じ業種に勤めれば、取引先になることもあり得ます。

 

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その他にも、あなたがマナーを守らなければ、母校の印象が悪くなり後輩に迷惑をかけてしまうことも。

 

内定辞退におけるマナーはしっかり押さえておきましょう。

 

内定辞退は「電話+メール」がベスト

 

内定辞退は電話に加えてメールも送ると丁寧です!

ここではその理由や辞退する際に注意したいポイントについて紹介していきます!

 

まずは電話で内定辞退を行う 

基本的に内定辞退する際は、採用担当者に電話をすることが鉄則です!

「人事と直接話すのは、ちょっと気まずいな…」と思う人もいるのではないでしょうか?

実は、電話で内定辞退をすることにはメリットが多いんです!

 

具体的な例を挙げていきます。

【内定辞退を電話で行うメリット】

  • 内定辞退することを早く伝えられる
  • 直接謝罪するので誠意が伝わりやすい
  • 採用担当者の怒りを鎮めやすい

 

電話で内定辞退を行うことは、基本中の基本です。

緊張するかもしれませんが、連絡自体は5分程度で終わることがほとんど。

 

もやもやした気持ちをずっと抱えるよりも、サクッと電話をして気分を切り替える方がいいですよ!

 

なお、内定辞退を電話で行う方法は、『【簡単】内定辞退を電話で伝える方法について』という記事で紹介しています。

具体的な会話例も載せているので、ぜひ参考にしてみてください!

 

電話内定辞退を行った後にメールを送ると丁寧 

内定辞退の意向を伝える場合は、基本的に電話のみで問題ありません。

別にメールまで送る必要はそもそもないんですよ。

 

ですが、メールでも重ねて連絡することで、より丁寧な印象を相手企業側に与えることができます。

 

メールのみの内定辞退は絶対に辞めよう!

内定辞退で絶対にしてはいけないことがあります。

それは、「メールのみで辞退の連絡をすること」です。

 

内定辞退は、辞退することに対して謝罪の気持ちを伝えることが大きな目的です。

メールだけでお詫びをするのは、ビジネスマナーとしてまずあり得ないこと。

 

「人事と直接話すのは気まずいしメールで送ろうかな…」と考える就活生は多いです。

ついやってしまいがちですが、失礼な行為なので絶対に辞めましょう!

 

なお、メールだけだと本当に採用担当者が読んだのか分かりません。

電話をすることで、確実に辞退の意志を伝えることができるんです!

 

「人事がメールを読んでいなくて、内定辞退ができていなかった…」なんてことになったら大変ですよね?

これらの理由から、「必ず」電話で内定辞退のことを伝えてメールを送りましょう。

 

確実に内定辞退をすることを伝えるには、電話が最適だということを覚えておこう!

 

内定辞退はいつまでに伝えるべきか?

 

ちなみに内定辞退はいつまでに伝えたらいいのか迷うところ。

 

結論からお伝えすると、入社の2週間前であれば大丈夫です。

これは法律上の期限になります。

 

他の企業に入社すると決めたら早めに内定辞退すべし

企業は就活生に内定を与えた時点で、入社の準備をしています。

内定辞退を行うことは悪いことではありません。

 

しかし、会社にかなりの損失を与える行為です。

そのため内定辞退を行う場合は、他の企業に入社が決まった時点で早めに連絡するのが良いでしょう。

 

つまり、「入社2週間前で問題はないけど、辞退すると決めたら早めに連絡するのがベスト」ということになりますね。

 

なお、『内定辞退はいつまでにすべき?』という記事も用意しています。

注意したいポイントも併せて紹介しているので、こちらもぜひチェックしてみてくださいね!

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内定辞退をメールで伝える時の文章テンプレ

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実際に内定辞退をメールで送る際のテンプレートを紹介していきます!

詳しいポイントは次の章で解説していきます。

まずはテンプレに目を通していきましょうか。

 

■件名

内定辞退のお詫び(△△大学 鈴木一郎)

■本文

〇〇株式会社人事部 
〇〇様

お世話になっております。
先ほど、お電話をさせていただきました△△大学△△学部の鈴木一郎です。

お忙しいところ、お電話にてありがとうございました。
この度は、貴社に採用していただきありがとうございました。
貴重なお時間をいただいたにも関わらず、誠に身勝手ではありますが、 貴社の期待に沿うことができず申し訳ございません。

末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。

△△大学△△学部
鈴木一郎
MAIL:suzuki.taro@abc.com
TEL:090-1234-5678  

 

上記のテンプレートを参考にして、内定辞退のメールを送ってみてくださいね!

電話で話してからすぐにこのメールを送ると非常に丁寧です。

 

内定辞退をメールで伝える時の文章構成とそれぞれのポイント

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内定辞退をメールで伝える際の文章構成を紹介していきます。

ここでは下記ポイントに分けて解説していきますね。

  • 件名
  • メール本文の内容
  • 署名

 

①件名は簡潔に分かりやすいものにしよう!

 

内定辞退の件名は、パッと見て分かりやすいものを付けましょう。

企業には毎日たくさんのメールが届きます。

 

そのため、あなたのメールが埋もれてしまい、人事に読まれない可能性も…。

簡潔な件名を付けることで、採用担当者の目にも止まりやすいというメリットがあります!

 

【件名:内定辞退のお詫び(△△大学 鈴木一郎)】

 

このように「内定辞退のお詫び(大学名+名前)」がいいですね。

パッと見て、メールの内容と差出人が分かる件名になります。

件名を空欄で送ってしまう就活生も多いので、充分に注意しましょう!

 

②本題に入る前に自分の名前を記載しよう

 

メールの本題に入る前に、自分の名前を伝えましょう。

ビジネスマナーでは当たり前なので、覚えておくといいですよ!

 

名前の直前に「先ほどお電話しました」と記載すると、採用担当者も分かってもらいやすいですね。

なお大学名も併せて伝えると、より丁寧な印象になります。

 

③内定をもらったお礼を伝える

 

ここからは本題です!

まずは内定もらったことに対するお礼をしましょう。

 

企業が採用活動を行う場合、かなりの手間とコストをかけています。

なお、採用担当者は「あなたに入社してほしい」と判断して、内定を出したはずです。

企業側の想いに対して、お礼を伝えると良いでしょう。

 

感謝の気持ちを記載することで、採用担当者にも誠意が伝わりやすいです。

そのため、メールの冒頭でお礼の言葉を伝えるように意識しましょう!

 

④内定辞退のお詫びをする

 

内定のお礼をした後に、辞退に対するお詫びをしましょう。

感謝の気持ちを伝えた直後なので、心苦しいかもしれません。

しかし、ここできちんと内定辞退することを謝りましょう。

 

⑤文末で企業の発展をお祈りする

 

メールの最後に結びの言葉を記載します。

具体的には、「末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます」という文章を入れると良いですね。

ビジネスでは良く使用する言葉になるので、覚えておくことをおすすめします!

 

⑥署名を入れる

 

結びの言葉でメールを締めた後は、署名を入れましょう。

署名とは、名前や連絡先を伝えるためのものです。

 

ビジネスメールでは、入っていて当たり前くらい大切な情報。

署名を入れ忘れしまう就活生も多いので注意しましょう!

 

署名に入れるべき情報は以下の4点です。

  • 大学名(学部名も入れると丁寧!)
  • 自分の名前
  • メールアドレス
  • 電話番号

 

特にメールアドレスと電話番号は、記載が漏れていることが多いです。

なくても問題はありませんが、書いておくことをおすすめします。

 

社会人の第一歩として、きちんとしたビジネスマナーを身につけましょう!

 

内定辞退のメールの返信に対する返信テンプレ

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就活生が送った内定辞退のメールに対して、企業から返信が来ることもあります。

その際の返信テンプレートも併せて紹介していきましょう。

 

ここでは、下記3パターンの返信方法を解説していきます。

  1. 承諾してもらえた場合
  2. 理由を深掘りされた場合
  3. 呼び出しされた場合

 

各ケースの注意したいポイントも併せて見ていきましょう!

 

ケース① 承諾してもらえた場合の返信テンプレート

 

内定辞退を承諾してもらえた場合のテンプレートを紹介していきますね。

 

〇〇株式会社人事部 
〇〇様

お世話になっております。
△△大学△△学部の鈴木一郎です。

ご返信いただきありがとうございます。
また内定辞退の承諾もありがとうございます。

貴重なお時間をいただいたにも関わらず、 貴社の期待に沿うことができず申し訳ございません。
末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。

△△大学△△学部
鈴木一郎
MAIL:suzuki.taro@abc.com
TEL:090-1234-5678  

 

ここで大切なのは、「内定辞退の承諾をしてもらったことのお礼をする」ということです。

ちょっとしたことですが、きちんと感謝の気持ちを伝えることで、あなたの誠意が伝わるでしょう。

 

内定辞退の了承だった場合、返信しないでもOK !

企業からの返信が内定辞退の承諾だった場合、返信しなくて大丈夫です。

やり取りが続くことで、採用担当者の負担となってしまうこともあります。

 

そのため、この時点で返信をしなくてもマナー的には問題ありませんよ。

 

しかし、「企業からのメールに返信をしないのは不安…」という人もいるでしょう。

その場合は、上記で紹介したテンプレートを参考にしてメールしても良いですよ!

 

ただし採用担当者の負担とならないように、簡潔な文章を心がけましょう。

 

ケース② 理由を深堀りされた場合の返信テンプレート

 

続いては、内定辞退の理由を深掘りされたパターンです。

この場合、うやむやにしたり嘘をついたりするのは辞めて、正直に辞退の訳を説明しましょう。

 

下記テンプレートでは、「他社に入社することが決まったため辞退すること」を想定しています。

 

〇〇株式会社人事部 
〇〇様

お世話になっております。
△△大学△△学部の鈴木一郎です。

ご返信いただきありがとうございます。
また内定辞退の理由ですが、他社に入社を決めたからです。
今後を左右することなのでとても悩みましたが、慎重に検討した結果そちらの企業に入社することに決めたので、内定を辞退させていただきたく存じます。

貴重なお時間をいただいたにも関わらず、 貴社の期待に沿うことができず申し訳ございません。
末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。

△△大学△△学部
鈴木一郎
MAIL:suzuki.taro@abc.com
TEL:090-1234-5678  

 

ここで大切なのは、以下2点です。

  • 内定辞退の理由をきちんと書くこと
  •  再度お詫びの言葉を入れること

再び謝罪の気持ちを伝えることで、採用担当者にもあなたの誠意が伝わりやすくなります。

 

ネガティブな内定辞退の理由は控えよう 

内定辞退の理由は、「きちんと伝えよう!」という話をしました。

しかし、ネガティブなものは伝えることを控えましょう。

 

具体例に言えば、以下の理由が挙げられます。

  • 給料が安い
  • 福利厚生が整っていない
  • インターネットで悪い口コミを見た

 

上記のようなネガティブな理由は、企業に不快感を与えてしまします。

そのため、本当に内定辞退のきっかけとなった場合でも、伝えるのは控えた方がいいですね。

 

なお、『就活で使える内定辞退の理由7選』という記事も用意してあります!

理由別の会話例や注意したいポイントも紹介しているので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

 

入社する予定の会社名は記載しないでOK

内定辞退の理由によっては、入社予定の企業名を聞かれる場合があります。

しかし、具体的な会社名は記載しないようにしましょう。

 

同業他社であればどこかでやり取りするかもしれませんし、取引先になる可能性だってあります。

また、企業の名前を伝えた場合、トラブルにもなりかねません。

 

もし入社する会社名を聞かれた場合は、「申し訳ございませんがお答えできません」と答えれば問題ありません。

はっきりと伝えれば、採用担当者も深くは聞いてこないでしょう。

 

ケース③ 呼び出しされた場合の返信テンプレート

 

最後に紹介するパターンは、採用担当者から呼び出される場合です。

「もう1度お会いして話しませんか?」と案内されることもあります。

 

結構やっかいなケースですね…。

下記が呼び出された場合のメールのテンプレートです。

 

〇〇株式会社人事部 
〇〇様

お世話になっております。
△△大学△△学部の鈴木一郎です。

ご返信いただきありがとうございます。大変申し訳ございませんが、すでに他社への内定を承諾している状況です。
貴社のご期待に沿うことができかねますので、お伺いすることは難しいです。
貴重なお時間をいただいたにも関わらず、 貴社の期待に沿うことができず申し訳ございません。 
末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。

△△大学△△学部
鈴木一郎
MAIL:suzuki.taro@abc.com
TEL:090-1234-5678  

 

ここで大切なのは下記ポイントです。

  • 呼び出しには応じることができない旨を伝える
  • 再度お詫びをする
  • 最後に感謝の気持ちを伝える

 

呼び出しを断ることは悪いことではありません。

しかし、企業の申し出を拒否することになります。

 

そのため、お詫びに加えて、選考をしてくださったことの感謝の気持ちを伝えましょう。

採用担当者の気持ちを傷つけないための配慮ですね。

 

呼び出された場合、断って問題なし! 

上記で少し触れましたが、採用担当者からの呼び出しは断っても問題ありません。

そもそも企業が就活生を呼び出すのは、「説得して内定辞退を取り消すこと」が目的です。

 

あなたが「辞退したい」という意志が固い場合は、時間の無駄となるだけ。

なお、企業側にも期待を持たせてしまうことになります。

 

これの理由から、呼び出しに応じることはお互いにとってメリットがありません。

採用担当者から「もう1度会いませんか?」と誘われた場合は断って大丈夫です。

 

なお、『内定辞退で呼び出された時はどうするの?』という記事も用意しています。

具体的な対処方法も解説しているので、困った際にはぜひチェックしてみてくださいね!

 

内定辞退のメールに関するその他の注意点

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ここでは、内定辞退のメールについて注意点を紹介していきます!

 

注意したいポイントは下記3点です。 

  1. 電話をしたその日にメールを送る
  2. 誤字脱字がないか事前にチェックする
  3. 企業から返信がなくても問題ない

 

注意ポイント① 電話をしたその日にメールを送る

 

メールを送るタイミングですが、内定辞退の電話をした当日中に送るようにしましょう!

 

電話~メールまでの日にちが空いてしまうと、採用担当者は「何の連絡だろう?」となってしまいます。

その他にも間が空いてしまうことで、あなたへのイメージがマイナスになってしまうことも。

 

内定辞退を電話+メールで送る目的は、就活生の誠意を伝えたり、企業に丁寧な印象を与えたりするためです。

 

辞退の連絡をしたその日にメールするからこそ効果がある方法。

日にちが空くくらいなら、電話のみの内定辞退でも問題ありません。

 

内定辞退のメールはあらかじめ作成しておこう 

対策としては、電話をする前にメールを作成しておく良いでしょう!

そうすれば、連絡した後に送信するだけで大丈夫です。

 

メールを作成するのって、自分が思っているよりも時間がかかります。

そのため、時間に余裕を持って取り組むこともおすすめですよ!

 

注意ポイント② 誤字脱字がないか事前にチェックする

 

企業に内定辞退のメールを送る前に、誤字脱字がないか確認しましょう。

文章に間違いがあると、やはりマイナスなイメージになってしまいます。

 

ほんの数文字のミスで、採用担当者に対するあなたの印象は変わります。

誤字脱字がないように事前にチェックしておきましょう。

 

メールを送る前には2~3回読み直そう! 

対策としては、メールを送る前に2~3回読み直すことをおすすめします。

その際には、声に出して読むとミスが見つかりやすいです!

 

注意ポイント③ 企業から返信がなくても問題ない

 

内定辞退のメールを送っても、企業から返信がないこともあります。

電話で1度内定辞退はしているので、深く気にしないで大丈夫ですよ。

 

なお企業には毎日たくさんのメールが来ています。

そのため、採用担当者には就活生に返信する暇はないと考えておきましょう。

 

これらの理由により、企業から返信がなくても気にしなくて大丈夫です。

もしメールが返ってきたら、「返信ありがとうございます。」と本文にいれるのもいいでしょう。

 

今日も読んでくれてありがとう。

君の就活はきっとうまくいく。