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【簡単】内定辞退を電話で伝える方法について|就活生向け

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就活マンこと藤井智也が「読むことで他の就活生と圧倒的な差を付けられる情報」を発信しようと立ち上げた就活ブログです。今年で4年目をむかえます。

偏差値50の中堅大学から、倍率800倍の食品大手に入社した全技術を余すことなく共有します。
※本気で就活を成功させたい方のみ読んでください。

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Twitter(@shukatu_man

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皆さん、こんにちは!部屋で過ごす時間が長くなったのでユニクロのルームウェアをまとめ買いした、就活マンです。

 

今回は、内定辞退の方法についてまとめます。

複数内定を取れば、当然ですが内定辞退をする必要が出てきますよね。

 

僕も20社以上に内定辞退をしましたが、ほとんど電話で済ませました。

そこで電話で内定辞退をする手順やポイントを、この記事でまとめておきますね! 

内定辞退を電話でする際のポイント

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内定辞退の連絡を電話でする場合、意識したいポイントがあります。

具体例には、以下の5点です。

  1. 採用担当者の都合を確認する
  2. 内定を辞退したいことを最初に伝える
  3. 内定辞退の理由をきちんと話す
  4. 電話での連絡になってしまったことを謝る
  5. 最後にはもう1度お詫びをする

 

それぞれの項目について、分かりやすく解説していきます。

各ポイントをきちんと理解して、内定辞退の正しい電話を身につけましょう!

 

内定辞退のポイント① 採用担当者の都合を確認する

 

内定辞退の電話を行う場合、いきなり本題に入ってはいけません。

まずは「お時間よろしいでしょうか?」などと、採用担当者の都合を確認することが大切です。

 

内定辞退の電話で、就活生が緊張している場合もあるかもしれません。

気持ちを落ち着かせるという意味でも、相手の都合を確認するといいでしょう。

 

内定辞退のポイント② 内定を辞退したいことを最初に伝える

 

内定辞退は伝えるのに勇気がいりますが、本題は最初に話しましょう。

長い前置きは、採用担当者をイライラさせるだけで良いことはありません。

 

「結論を最初に伝える!」という意識を持ち、電話をしましょう。

 

内定辞退のポイント③ 内定辞退の理由をきちんと話す

 

内定辞退の理由は100%聞かれます!

企業としても、採用活動の参考にしたいはずだからです。

 

ただし、基本的には内定辞退の理由を詳しく話す必要はありません。

「詳しく教えて欲しい」と言われた場合に話すようにしましょう。

 

なお、「就活で使える内定辞退の理由7選」という記事も用意してあります!

理由別の会話例も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

 

内定辞退の理由は正直に話してOK 

内定辞退の理由は、基本的には正直に話して問題ありません。

主な訳としては、

  • 他社に入社を決めた
  • 希望の職種ではなかった(他社では希望職種の内定が出た)
  • 志望する業界が変わった

などが挙げられます。

 

上記の理由は、就活をしていくとよくあることです。

そのため採用担当者も理解してくれるはず。

 

ネガティブな内定辞退の理由は控えよう 

内定辞退の理由は、「正直に話してもOK」という話をしました。

しかし、ネガティブなものは伝えることを控えましょう。

 

具体例に言えば、

  • 給料が安い
  • 福利厚生が整っていない
  • インターネットで悪い口コミを見た

などです。

 

上記のようなネガティブな理由は、企業に不快感を与えてしまします。

本当に内定辞退の訳となった場合でも、伝えるのは控えた方がいいですね。

 

入社する予定の会社名は言わない 

内定辞退の理由によっては、入社予定の企業名を聞かれる場合があります。

しかし、具体的な会社名は言わないようにしましょう。

 

同業他社であればどこかでやり取りするかもしれませんし、取引先になる可能性だってあります。

また、トラブルにもなりません。

 

もし入社する会社名を聞かれた場合は、「申し訳ございませんがお答えできません」と答えればOK!

ハッキリと伝えれば、採用担当者も深くは聞いてこないでしょう。

 

内定辞退のポイント④ 電話での連絡になってしまったことを謝る

 

電話で内定辞退の連絡をすることをお詫びしましょう。

プライドが高い採用担当者の場合、「直接会いに来て謝れ!」と言われるケースもあります。

 

※最近ではめったにありません。

上記の場合の予防線として、電話での連絡を謝っておくといいでしょう。

 

呼び出された場合の対処法について

また、採用担当者から「もう1度会って話しませんか?」と呼び出しをされるケースもあります。

 

この場合は、企業があなたを説得して内定辞退を取り消すことが目的です。

就活生の決意が固い場合は、時間を取られるだけなので、基本的に行かないで問題ありません。

 

内定辞退で呼び出された場合はどうしたらいいの?」という記事で、詳しく解説しています。

対処法も具体的に紹介しているので、参考にしてみてください!

 

内定辞退のポイント⑤ 最後にはもう1度お詫びをする

 

電話の最後には、もう1度謝罪をすると丁寧です。

「ご迷惑をおかけすることになって申し訳ありません」と伝えると良いでしょう

 

なお、相手が切ったことを確認してから、自分の電話を切ることも大切です。

覚えておきましょう!

 

これら5つのポイントを押さえた上で、内定辞退を伝えることが重要だよ!

内定辞退を電話でする際の会話例

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ここでは実際に内定辞退を電話でするときの会話例を紹介していきます!

どんな感じで人事と会話すれば良いのか、ここでイメージを付けておきましょう。

 

企業「お電話ありがとうございます、〇〇株式会社です。」


あなた「お世話になっております。

新卒採用試験で内定をいただきました、△△大学△△学部の就活一郎と申します。

お忙しいところ恐縮ですが、人事部の〇〇様はいらっしゃいますか?」 


企業「かしこまりました。少々お待ちくださいませ。」


(担当者に変わる)


企業「お電話変わりました、〇〇でございます。何かありましたか?」 


あなた「お世話になっております。

△△大学△△学部の就活一郎と申します。先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

大変申し上げにくいのですが、実は内定をいただいたあとに検討した結果、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

 

本来ならば直接伺ってお詫びをするところなのですが、お電話でのご連絡となり申し訳ございません。

また時間をかけて選考していただいたのに、ご迷惑をお掛けすることになってしまい、誠に申し訳ございません。」

企業「そうですか。大変残念です。

差し支えなければで構わないのですが、辞退の理由をもう少し詳しくお聞かせいただけませんか?」

あなた「はい。実は御社から内定をいただいた後に並行して選考を受けていた他社からも内定をいただきました。

一度は御社の内定を受諾して、御社で働くと決めたのですが、よく検討した結果、内定をいただいた他社の方が自分の適性に合っていると感じ、そちらの会社で働くことを決めました。」

企業「そうでしたか。ちなみにどちらの会社で働く予定ですか?」

あなた「申し訳ありませんが、そちらはお答え出来かねます…」

企業「分かりました。△△さんにはぜひ当社で働いていただきたかったのですが、仕方ないですね。違う会社でもぜひ頑張ってください。」

あなた「はい、ありがとうございます。

ご迷惑をお掛けすることになってしまって本当に申し訳ございません。それでは失礼いたします。」

 

もし不安な場合は、トークスクリプトとして事前に用意しておくことをおすすめします。

落ち着いて内定辞退の電話をしましょう!

(がんばってください!)

内定辞退の電話をかける際の注意点

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内定辞退の電話をかける際の注意点を紹介していきます!

  1. 内定辞退の電話はできるだけ早めに行う

  2. 内定辞退の電話をかける時間に気を付ける

  3. 電話を送った後にメールも送る

  4. より丁寧に内定辞退を行う場合は手紙を送る

上記4つのポイントについて、分かりやすく解説していきますね。

 

注意点① 内定辞退の電話はできるだけ早めに行う

 

内定を辞退すると“確定したら”早めに企業へ電話を行いましょう。

採用担当者に電話をするのに気が引けるのは分かります。

 

辞退の連絡が遅くなればなるほど、採用担当者にも迷惑がかかるのは事実。

もしかしたら、すでに入社の準備をしている場合も考えられるでしょう。

 

そのため辞退することが確定したらで良いので、できるだけ早めに採用担当者へ連絡を行いましょう。

 

なお「内定辞退はいつまでにすべきなのか?」という記事も用意しています!

こちらもぜひチェックしてみてくださいね。

 

注意点② 内定辞退の電話をかける時間に気を付ける

 

内定辞退の電話をかける時間に注意しましょう。

 

始業して間もない時間や就業間際に電話をするのはNG!

採用担当者が仕事でバタバタしているかもしれませんし、朝礼・夕礼、社内ミーティングを行っているかもしれませんよね。

 

なお、お昼どきに内定辞退の電話をするのも控えてください。

採用担当者が昼食を買いに行って、不在の場合も考えられます。

 

そもそも、せっかくの仕事中の休憩時間に電話をかけるのはあまり好ましくありません。

あなたもリラックスしているときに、邪魔をされたくないですよね?

採用担当者の気持ちを考えて行動することが大切です。

 

具体例な時間は(勤務時間が9:00~18:00のケース)、

  • 10:00~12:00
  • 14:00~16:00

を目安に連絡するといいでしょう。

 

内定辞退の電話の注意点③ 電話を送った後にメールも送る

 

内定辞退の意向を伝える場合は、基本的に電話のみで問題ありませんが、合わせてメールも送るのも良いでしょう。

電話だけの連絡よりも丁寧な印象になります。

 

採用担当者にも、内定辞退したことに対しての誠意が伝わるでしょう。

文章として形に残ることも、メールで送るメリットです。

 

内定辞退のメール例文

内定辞退のメールの例文です。

こちらも参考にしてみてくださいね。

 

■件名
内定辞退のお詫び(△△大学 鈴木一郎)

■本文
〇〇株式会社人事部 〇〇様

お世話になっております。
先ほど、お電話をさせていただきました△△大学△△学部の鈴木一郎です。
お忙しいところ、お電話にてありがとうございました。

この度は、貴社に採用していただきありがとうございました。
貴重なお時間をいただいたにも関わらず、誠に身勝手ではありますが、 貴社の期待に沿うことができず申し訳ございません。

末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。

△△大学△△学部
鈴木一郎
MAIL:suzuki.taro@abc.com
TEL:090-1234-5678  

 

ここで大切なのは、

  • 件名をパッと見て分かりやすいものにする
  • 内定辞退に対する謝罪の言葉を入れる

ことです。

採用担当者に誠意が伝わるメールを心がけましょう!

 

内定辞退の電話の注意点④ より丁寧に内定辞退を行う場合は手紙を送る

 

より丁寧に内定辞退を行う場合は、電話をした後に手紙を送りましょう。

電話に加えて、手紙を届けることで、あなたの誠意がより伝わります。

(相当によくしてくれた企業だけで良いですよ。もちろん。)

 

また、メールよりも手間もかかる、切手などの費用がかかることからも、企業側にも「しっかりとした就活生」とした印象を持ってんもらいやすいです。

 

なお、内定辞退の手紙を送る場合は以下のケースが良いでしょう。

  • 大学からの推薦で内定をもらった企業
  • 知人や先輩、教授などから紹介してもらった会社
  • すでに内定の承諾をしている企業(内定者研修を受けている場合など)

 

ざっくりと説明すると、あなたが内定辞退を行うことで、他人にも迷惑をかける場合です。

辞退することは悪いことではありませんからね。

 

 

内定辞退の手紙例文 

内定辞退の手紙の例文を紹介していきますので、こちらも参考にしてみてください。

 

拝啓

〇〇の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
(※1マス空ける)先日はお忙しい中、お電話を差し上げ失礼致しました。
誠に勝手ではございますが、自身の進路についてあらためて考えた結果、貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。
最後まで悩みましたが、自身の適性と希望職種を考慮した結果、他の会社への入社を決意しました。
貴重なお時間を割いて選考をしていただいたにも関わらず、お話を辞退させていただくのは、心苦しい限りですが、何卒ご容赦ください。
就職活動を通して、大変お世話になりましたことを心より感謝しております。
末筆ながら、貴社のご発展をお祈り申し上げます。

敬具

令和◯◯年◯月◯日 △△大学△△学部△△学科4年 鈴木一郎
株式会社◯◯ 総務部人事課 山田太郎様(または、ご担当者様)

 

なお、「内定辞退を手紙でする方法」という記事では、書き方から封筒の選び方まで紹介しています!

こちらもぜひ参考にしてみてくださいね。 

就活での内定辞退は電話ですべき

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内定辞退をするのはちょっと勇気がいります。

「可能ならメールを送ってサクッとすませちゃいたい…」と思う人も多いのではないでしょうか?

 

しかし、内定辞退をする場合は電話がベストです!

ここでは、その訳を紹介していきます。

 

内定辞退を電話ですべき理由は以下の4点です。

それぞれの理由について、深掘りしていきましょう!

  1. 電話で連絡すると最も早く企業に伝わる
  2. 直接謝罪を行うことで誠意が伝わりやすい
  3. 採用担当者の怒りを抑えることに効果的
  4. 電話の連絡は同じく電話で返す

 

内定辞退を電話ですべき理由① 電話で連絡すると最も早く企業に伝わる

 

電話をすることで、採用担当者に内定辞退の意向をもっとも早く伝えることができます。

 

もしメールや手紙のみで辞退を行った場合を考えてみましょう!

企業には毎日大量のメールや手紙が届きます。

 

そのため、あなたの内定辞退の連絡が埋もれちゃう場合もありますよね。

最悪の場合は、メールや手紙が読まれないなんてことも考えられます。

 

そんなことになってしまえば、「内定辞退をしたはずができてなかった…」という大変な事態になってしまう。

 

「サクッと簡単にすませたい」と思ってした行為が、かえってあなたの手間になったり、採用担当者に迷惑をかけたりしてしまうのです。

 

やはり内定辞退は、きちんと企業に伝わり、もっともはやく連絡ができる電話で行うことが良いでしょう。

 

内定辞退を電話ですべき理由② 直接謝罪を行うことで誠意が伝わりやすい

 

内定辞退の連絡を電話で行うことは、採用担当者に直接話すことになります。

直接謝罪をすることで、採用担当者に誠意が伝わりやすいというメリットがあるのです。

 

メールや手紙では、あなたの声のトーンやどんな気持ちでしゃべっているのか分かりません。

そのため、本当に内定辞退をすることに謝罪の気持ちがあるのか、採用担当者には伝わらないでしょう。

 

あなたの誠意を伝えるためにも、勇気を持って電話で辞退の意向を伝えることをおすすめします。

 

内定辞退を電話ですべき理由③ 採用担当者の怒りを抑えることに効果的

 

内定辞退は決して悪いことではありません。

しかし、企業側は人を採用するのに、かなりの手間やコストをかけています。

 

そのため、内定辞退は「採用担当者の今までの行動が無駄になってしまう行為」といっても過言ではありません。

企業側から考えれば、あまり良い気持ちにならないですよね?

 

電話をして直接話すことで採用担当者の怒りを抑えることに効果的です。

あなたの誠意が伝わりやすいからですね。

双方のためにも、電話で内定辞退の連絡を行いましょう。

 

※内定辞退で怒られることはめったにありません。

ただし、企業によってはそういったケースも考えられます。

念のため頭に入れておきましょう!

 

内定辞退を電話ですべき理由④ 電話の連絡は同じく電話で返す

 

ちょっとだけ思い出してほしいのですが、「企業からの内定の連絡手段」はどういったもだったでしょうか?

メールや手紙ではなく、「電話で受けた」という人がほとんどだと思います。

 

社会のマナーでは、「電話で受けた連絡は電話で返す」というのが一般的です。

(就活に限った話ではないということですね。)

つまり、「電話で受けた内定は、電話で辞退を行いましょう」ということになります。

 

社会的な常識を守ることで、採用担当者にも「しっかりとした就活生だ」と好印象を持ってもらいやすいでしょう。

そのため、内定辞退の連絡は電話で行うことがベストです。

おわりに

 

最後まで読んでくださり、本当にありがとうございました! 

内定辞退を電話でする際のポイントや会話例について、理解できたと思います。

 

内定を取れば取るほどに、内定辞退する苦労が増えてしまう。

ですが、「内定=入社先の選択肢」なので内定は積極的に取る。

 

その上で、丁寧に内定辞退をすることが重要です。

この記事を参考に、スムーズに内定辞退できるようにしておきましょうね!

 

今日も読んでくれてありがとう。

君の就活はきっとうまくいく。