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選考辞退を電話でする時の会話例【就活生向け】

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就活マンこと藤井智也が「読むことで他の就活生と圧倒的な差を付けられる情報」を発信しようと立ち上げた就活ブログです。今年で4年目をむかえます。

偏差値50の中堅大学から、倍率800倍の食品大手に入社した全技術を余すことなく共有します。
※本気で就活を成功させたい方のみ読んでください。

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Twitter(@shukatu_man

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皆さん、こんにちは!お酒は1杯で良い気分になって、そこから10杯まで変わらない、就活マンです。

 

今回は、電話での選考辞退の方法について詳しく解説しようと思います。

選考辞退は基本的にメールで十分ですが、面接日ギリギリの場合などは電話ですべきなんですよね。

 

シチュエーションごとの会話例も紹介していきます。

ぜひ電話での選考辞退方法をここでマスターしておきましょう!

 

電話で選考辞退するのって緊張しますよね。

でも選考辞退は企業にとってはよくあることだから、気にせず連絡しよう。

選考辞退を電話でする時のマナー

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選考辞退の連絡をする場合、面接が近い場合は電話しましょう。

面接日が遠い場合はメールで選考辞退をして問題ありません。

 

メールでの選考辞退方法については別記事で解説しています。

電話での選考辞退が必要な人は、このまま読み進めてくださいね!

 

 

なぜ面接が近い場合は電話すべきなのか?

採用担当者のメールの確認漏れがあった場合、無断欠席と勘違いされて、迷惑をかけてしまうためですね。

 

電話なら申し訳ないと感じている誠意を伝えることや、行き違いを防ぐことができます。

ここでは選考辞退を電話でする時のマナーを4つ紹介していくので、目を通してくださいね。

(社会人としての必要なマナーでもあるので、きちんと守るように心がけるのがグッド!)

 

【選考辞退を電話でする時のマナー】

・面接当日の選考辞退はNG

・無断で選考辞退をするのはNG

・静かな場所で電話をかける

・電話をかける時間帯に注意する

 

マナー① 面接当日の選考辞退はNG

 

選考辞退の電話のベストなタイミングは2〜3日前、遅くても前日までに連絡してください。

(それ以上前に選考辞退する場合は、先に言ったとおりメールでOK)

 

選考辞退の連絡は早ければ早いほど、採用担当者に迷惑がかかりません。

当日に選考辞退の連絡をされると、面接官だった採用担当者のスケジュールが狂ってしまいますよね。

自分が人事だったら「クソ野郎!!!!!」って思うはずですw

 

採用担当者は忙しい仕事の合間を縫って、面接をしてくれている。

特に忙しい役員との面接を当日キャンセルした場合は、会社側から怒られますし、将来その会社がお客さんになる可能性もゼロではないので、やめましょうね。

 

前もって選考を辞退することが分かっているなら、前日までには連絡を済ませておいてくださいね。

 

マナー② 無断で選考辞退をするのはNG

 

当たり前ですが、選考を無断で欠席するのは絶対にしてはいけません。

なぜなら、会社によっては翌年以降の出身大学から採用をなしにする可能性もあるから。

 

大学に悪いイメージが付いてしまい、後輩に迷惑がかかってしまいます。

(後輩のことなんて知らねえよと思うかもですが、そういうマインドは直しておきましょ!)

 

また、就職後にその企業が取引先となり、今後も関わりを持つ可能性もあるので、無断欠席だけはやめておきましょう。

就活生も来年は社会人になる身なので、ビジネスマナーは守らないようにしてくださいね。

 

マナー③ 静かな場所で電話をかける

 

選考辞退の電話をする場合は物音が聞こえる場所は避けてください。

なぜなら、電車の音や話し声など外部音がする場所では、片手間で話しているような印象になってしまうため。

 

はっきりと声が聞き取れない場所から電話をかけるのは、適切ではないですよね。

きちんと謝罪できたとしても、誠意が伝わってこないでしょう。

選考辞退の電話する際には野外は避け、きちんと声が聞こえる自宅などでかけるようにしてください。

 

あと、単純にうるさい場所で電話していると相手の声も聞きにくくて、こっちもイライラしてしまうしね。

 

マナー④ 電話をかける時間帯に注意する

 

電話の時間帯は企業の営業時間内にかけるのがビジネスマナーです。

午前中の場合は11時頃、午後の場合は15時頃にかけるのがベスト!

 

そして、以下の時間帯は避けるようにしてください。

× 始業時間直後

× お昼休み

× 退社間際

 

始業時間直後は人事は忙しい

始業時間直後は朝礼や打ち合わせなど席を外している業務に追われているため、電話に出れない場合が多いんですよね。

9時始業の会社なら9〜10時までは選考辞退の電話は避けるようにしましょう。

 

お昼休みは不在の可能性が高い

お昼休みの12時〜13時頃の時間は外食などで担当者不在の場合があり、電話の取り次ぎなど迷惑がかかります。

面接を受ける予定の就活生が辞退した場合、面接官のスケジュール変更の連絡や集団面接のグループを調整する仕事が増えますからね。

 

退社時間ギリギリの電話も迷惑

業務終了ギリギリの電話だと残業か明日の業務へまわすことになるので、避けてください。

あと退社時間ギリギリの電話は単純に嫌ですから!

 

あと補足しておくと、定休日には選考辞退の連絡をするのはやめておきましょう。

定休日にも社用の携帯が繋がる場合は、休日に迷惑がかかってしまいますからね!

 

最低限これらのマナーを守って電話をかければ良いんですね!

そう!これらは社会人として最低限のマナーだから、就活生のうちに覚えておくと良いよ! 

選考辞退の電話はどこにかければ良いのか?

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ここまでの解説で電話をかけるマナーについて理解できたと思います。

では、選考辞退の電話は“どこにかけるのが適切なのか?”

 

主に「メールに記載がある電話番号にかける」または「公式サイトにかかれた会社の電話番号にかける」のが適切なので、それぞれ解説しておきます。

 

【選考辞退の電話をかける先】

・メールに記載がある電話番号にかける

・公式サイトにかかれた会社の電話番号にかける

 

メールに記載がある電話番号にかける

 

基本的には採用担当者から届くメールにある電話番号にかけてください。

なぜなら、記入されているのは人事部の電話番号か、就活生と密に連絡が取れる人事の社用携帯の電話番号が記載されているからです。

 

基本的に採用担当者から届くメールにある電話番号にかけておけば、間違いはありません。

しかし、大企業の場合は地方ごとに採用がわかれているため、本社から届くメールの電話番号にはかけないようにしましょう。

 

本社の人事の電話の場合があり、電話をしても二度手間になってしまう可能性があります。

地方在住の場合、地方の採用担当者のメールに記載されている電話番号にかける方が適切ですね!

 

公式サイトに書かれた会社の電話番号にかける

 

公式サイトに書かれた会社の電話番号にかける場合は、部署ごとの記載があれば人事部にかけるようにしてください。

 

しかし会社の電話番号は1つだけ記載されている場合が多いです。

その場合は大抵が受付や事務職の人に繋がるようになっているので、「採用担当者にかわってください」と伝える流れになってきます。

 

じゃあ電話での具体的な会話例を次の章では見ていこうか!

選考辞退の電話の会話例

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それではこの章では、選考辞退の電話をかけた時の会話例を紹介していきます。

4つのシチュエーションごとに会話例を紹介していくので、参考にしてください!

 

まず基本事項として、選考辞退の電話では以下の6つを伝えるようにしましょう。

この6つを押さえておけば、選考辞退は完璧です!

 

【選考辞退の電話で伝えるべき要素】

・大学名と学部

・名前

・要件(新卒採用選考)

・選考に行く予定だった日時

・辞退の意思

・謝罪

 

状況① 採用担当者に繋がった場合

 

就活生:お忙しいところ失礼いたします。私、〇〇大学の【名前】と申します。新卒採用選考の件でお電話いたしました。お手数ですが、採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。

▲大学名・名前を名乗り、要件を伝えて、担当者に取り次いでもらう必要があります。

 

社員:かしこまりました。担当者の〇〇に変わりますので、少々お待ちください。

担当者:はい、担当者の〇〇です。

 

就活生:◯月◯日午後◯時より面接のお約束をしております、〇〇大学の【名前】と申します。先日は、次回面接のご案内をいただき、ありがとうございました。

▲採用担当者が出たら、選考に行く予定だった日時と再度名前を名乗ってください。

 

就活生:ただいま、お時間よろしいでしょうか。

▲「ただいま、お時間よろしいでしょうか」と相手の了承を得ることを忘れずに。

 

担当者:はい、大丈夫ですよ。

 

就活生:大変申し訳ございませんが、本日は一身上の都合により、今後の選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

▲辞退の意思を伝え、謝罪をしましょう。

 

担当者:そうなんですね。弊社としては残念ですが、承知いたしました。

 

就活生:これまで貴重なお時間を割いていただき、ありがとうございました。このようなご連絡になってしまい、申し訳ございません。では、失礼いたします。

▲最後はお礼をして、「では、失礼します」で締めます。相手が電話を切るまでこちらは切らないのが、ビジネスマナーです。

 

電話をかけた時に一発で担当者に繋がることはまずありません。

大学名・名前を名乗り、要件を伝えて、担当者に取り次いでもらい必要があります。

 

採用担当者が出たら、選考に行く予定だった日時と再度名前を名乗ってください。

「ただいま、お時間よろしいでしょうか」と相手の了承を得ることを忘れずに!

辞退の意思を伝え、謝罪をしましょう。
  
最後はお礼をして、「では、失礼します」で締めます。相手が電話を切るまでこちらは切らないのが、ビジネスマナーです。

選考辞退は珍しいことではないので、担当者へ変わってから、落ち着いて辞退の意思を伝えましょうね。

 

状況② 採用担当者が不在の場合

 

就活生:お忙しいところ失礼いたします。私、〇〇大学の【名前】と申します。新卒採用選考の件でお電話いたしました。お手数ですが、採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。

 

社員:かしこまりました。担当者の〇〇に変わりますので、少々お待ちください。申し訳ございません。〇〇は、只今席を外しております。

 

就活生:この度は選考を辞退したくお電話させていただきました。大変恐縮ではございますが、伝言をお願いしてもよろしいでしょうか?

▲採用担当者がいない場合は、伝言を頼むのがベスト!

 

社員:かしこまりました。もう一度、大学名と名前をお伺いしてもよろしいですか?

 

就活生:ありがとうございます。〇〇大学の〇〇と申します。よろしくお願いいたします。では、失礼いたします。

▲しっかりと感謝を伝えること

 

採用担当者不在の場合は、伝言を頼んでおきましょう!

担当者に繋がるまで何度も何度も電話するのは面倒ですからね。

 

就職活動の時期は採用担当者は忙しく、電話に出られない可能性があります。

選考辞退の連絡は緊急な要件のため、折り返しの電話をかけるより、伝言をした方が担当者にとっても都合がいいですよね!

念のため、担当者にはメールを送っておいてください。

 

状況③ 選考辞退理由を聞かれた場合

 

就活生:お忙しいところ失礼いたします。私、〇〇大学の【名前】と申します。新卒採用選考の件でお電話いたしました。お手数ですが、採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。

 

社員:かしこまりました。担当者の〇〇に変わりますので、少々お待ちください。

担当者:はい、担当者の〇〇です。

 

就活生:◯月◯日午後◯時より面接のお約束をしております、〇〇大学の【名前】と申します。先日は、次回面接のご案内をいただき、ありがとうございました。

就活生:ただいま、お時間よろしいでしょうか。

 

担当者:はい、大丈夫ですよ。

 

就活生:大変申し訳ございませんが、本日は諸般の事情により、今後の選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

 

担当者:そうですか...差し支えなければ、具体的な辞退理由をお聞きしてもよろしいでしょうか?

 

就活生:他社より内定をいただき、検討したところ、そこでお世話になることに決めました。

▲選考辞退理由を簡潔に述べてください。

 

担当者:承知いたしました。また、ご縁があった際はよろしくお願いいたします。

 

就活生:これまで貴重なお時間を割いていただき、ありがとうございました。このようなご連絡になってしまい、申し訳ございません。では、失礼いたします。

▲お礼と謝罪を忘れずに!

 

選考辞退の理由は採用担当者から質問されない場合は、「諸般の事情」か「一身上の都合で」と回答しましょう。

選考辞退の詳細な理由を採用担当者から質問された場合は、「他社から内定をもらった」や「家庭の事情」「別の業界に興味を持った」などの回答で良いですね!

とは言うものの選考辞退の理由を伏せた状態で、それ以上聞いてくる企業は少ないです。

 

 

状況④ やむをえず、当日に選考辞退する場合

 

就活生:お忙しいところ失礼いたします。私、〇〇大学の【名前】と申します。新卒採用選考の件でお電話いたしました。お手数ですが、採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。

 

担当者:はい、〇〇は私ですが、どうかいたしましか?

 

就活生:本日午後◯時より面接のお約束をしております、〇〇大学の【名前】と申します。本日は今後の選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

 

担当者:なぜでしょうか?

 

就活生:他社より内定をいただき、検討したところ、そこでお世話になることに決めたためです。私の不注意で連絡が遅くなってしまい、大変申し訳ございません。

▲選考辞退理由を伝え、当日になってしまったことを謝罪する。

 

担当者:承知いたしました。

 

就活生:本当に申し訳ございません。では、失礼いたします。

▲もう一度、丁寧に謝罪する!

 

やむをえない理由で当日の連絡になった場合でも、丁寧に謝罪をしましょう。

企業側に迷惑をかけてしまっているので、これ以上時間を取らせないよう、簡潔に要件を伝えてくださいね!

 

こんな感じで簡潔に電話すれば選考辞退は完了するよ!

こうして文章にすると人事の対応が冷たく感じるけど、実際は優しく対応してくれるから安心して電話しよう! 

選考辞退を判断するタイミングについて

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この記事の最後に、選考辞退を決意するタイミングについて僕の意見を少し! 

選考辞退をするタイミングはもちろん早い方が企業にとっては嬉しいし、迷惑はかかりません。

 

しかし、注意すべきは意外と自分の考えが変わることがあるってことですね!

要するに今選考辞退しようと思っても、後から「やっぱりあの会社いいかも」ってなることが多いということです。

 

選考辞退してしまえば、当然その会社に入社することはできません。

(頼み込めばまた選考してもらえる可能性はありますが、可能性は薄いです...)

 

よって僕が考えるに、選考辞退は入社する企業が完璧に決まったタイミングがベストだと思います。

つまり就活を終える決めたタイミングです。

 

【選考辞退するタイミングについて】

入社する企業を確定した時。つまり就活を終えるタイミング。

(なぜならそれまで考えが変わりやすいから)

 

就活生は「◯◯業界が良いらしい」とか「◯◯はブラックだよ」という1つの情報でコロッと考えが変わります。

別にそれが悪いことではなく、大学で就活について教わることがないので当然でしょう。

よって気が変わりやすいってことを前提に、安易に選考辞退をしないようにすべきですよ!

 

なるほど!たしかに1ヶ月も2ヶ月も経てば考えが変わる可能性がありますよね!

そうなんだよ!だからとりあえず内定は獲得すべきだよ。

おわりに

 

最後まで読んでくださり、本当にありがとうございました! 

選考辞退の方法について、メールも電話も解説したので把握できたと思います。

 

この記事の最後にも話したとおり、就活生の考えは変わりやすい。

よって安易に選考辞退するのではなく、入社する可能性がある企業は辞退せずに内定を取りに行くべきだと僕は思います。

 

ぜひ本記事を参考にして、選考辞退のタイミングを考えてみてくださいね!

 

今日も読んでくれてありがとう。

君の就活はきっとうまくいく。

 

 

ーまた次回もお楽しみに。本日もありがとうございまシューカツ!!ー