就活攻略論 -みん就やマイナビでは知れない就活の攻略法-

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リクルーターに初めてメールを送る時のテンプレ【就活生向け】

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就活マンこと藤井智也が「読むことで他の就活生と圧倒的な差を付けられる情報」を発信しようと立ち上げた就活ブログです。今年で4年目をむかえます。

偏差値50の中堅大学から、倍率800倍の食品大手に入社した全技術を余すことなく共有します。
※本気で就活を成功させたい方のみ読んでください。

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Twitter(@shukatu_man

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こんにちは、就活を研究し続けて7年目の就活マンです。

 

リクルーターがついた時の連絡方法が知りたい就活生は多いですよね。

特に「最初の1通目にどんなメールを送れば良いのか」が分かりづらい。

 

そこで本記事ではリクルーターへの初めてのメールのテンプレと注意点をまとめます。

これからリクルーターを活用する方はぜひ参考にしてくださいね! 

リクルーターへの初めてのメールの文章例文|テンプレ

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早速ですがリクルーターへの初めてのメールのテンプレを紹介します。 

 

今回、メールを送る側である生徒のシチュエーションを下のように設定しました。

 

「◯◯さんは、大学の先輩からリクルーターとして面談がしたいというメールを受け取りました。

実際に会社を訪問して企業を知られる良い機会なので、リクルーターとなる先輩にメールを送ってみることにします。」

 

件名:面談のお願いについて(〇大学・名前)

 

株式会社〇

〇部署 〇課長 〇様

 

初めてメールを送らせていただきます。

〇大学〇学部〇学科の〇と申します。

 

この度は面談のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。

ぜひ1度お話させて頂きたいと思います。

 

お忙しい中恐縮ですが、〇様のご都合の良い日程をご連絡いただければ幸いです。

お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

 

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

〇大学〇学部〇学科

〒〇

〇県〇市〇町

090ー〇〇
〇@gmail.com

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

 

ちなみに「リクルーター面談が終わった後のお礼メールのテンプレ」も別記事で用意しています。

初めて送るメールと合わせてぜひ確認しておいてくださいね!

 

 

リクルーターへの初めてのメールに記載すべきこと

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リクルーターに初めてメールを送る時には、以下の7点を記載しましょう。

 

これはリクルーターへの初めてのメールに限らず、ほとんどのビジネスメールでも同じこと。

ここで覚えておいてください!

 

【リクルーターへの初めてのメールで記載すべきこと】

  1. 件名
  2. 宛名
  3. 挨拶
  4. 自己紹介
  5. 本題
  6. 結び
  7. 署名

 

①件名

 

そのメールの内容がパッと分かるような件名を記載しましょう。

社会人は、一日に大量のメールが届くため件名を確認して、そのメールが必要かどうかを判断します。

 

空白のメールを送ってしまうと「このメールは必要の無いメールだ。」と認識されて、ゴミ箱行きになってしまう可能性があるのです。

 

一生懸命に作ったメールが読まれもせずにゴミ箱行きになってしまうのは辛いですよね(笑)

 

そのため、メール本文の内容をシンプルにまとめた件名を付ける必要があります。

また、初めて連絡する場合は、件名の後に大学名・氏名を付けておくと良いでしょう。

 

②宛名

 

メールの本文は、宛名から記載する必要があります。

 

連絡するリクルーターには、氏名の他にも以下を記載してください。

  • 所属する法人名
  • 部署名
  • 役職名

 

そのため、メールの本文には、「法人名→部署名→役職名→氏名」の順番で記載しましょう。

 

また、法人名は、㈱などの略称ではなく、株式会社という正式名称で記載し、株式会社が前につく前株と、後ろにつく後株の場合があります。

以上の点を注意しながら、宛名は正確に記載しましょう。

 

③挨拶

 

誰かと会って「おはよう」「こんにちは」と声を出して挨拶するのと同じように、メールでも挨拶は必要です。

企業同士、既に連絡をした経験がある企業への連絡には「お世話になります。」が挨拶として使用されます。

 

ただ、今まで面識が初めての方にメールを送る場合は不自然になってしまうため、「はじめてメールを送らせていただきます。」と本文の最初に記載しましょう。

 

④自己紹介

 

メールの書き出しには、自身の自己紹介を簡潔に行います。

初めての人から来るメールで、自己紹介がなく急に本題が書かれていても、リクルーターの方は困りますよね!

 

そのため、自身が何者であるかを伝えるために以下をメールに記載しましょう。

  • 大学名
  • 学部
  • 学科
  • 氏名

 

⑤本題

 

自己紹介が終わればここでようやく「本題」を記載しましょう。

リクルーターへの面談の場合は、以下のような本題を記載すれば良いですね!

(ここはシチュエーションに合わせて内容を変えてください)

 

この度は面談のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。

ぜひ1度お話させて頂きたいと思います。

 

⑥結びの挨拶

 

リクルーターから好印象を得るためには、挨拶の他に結びの挨拶も重要になります。

 

結びの挨拶とは、文章の最後に以下を記載することです。

  • お忙しい中恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
  • お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

 

結びの挨拶を見たリクルーターは、「お、この学生はビジネスメールを心得ているな。」と感心して好印象を抱くでしょう。

そのため、メールの文章の最後には、結びの挨拶を記載して印象アップを狙いましょう。

 

⑦署名

 

最後に、メールには署名を忘れずに記載するようにしましょう。

メールにおける署名とは、自分の詳細や連絡先のことをさします。

 

リクルーターは、就活する学生にメール以外の方法で連絡を取ることもあるのです。

その時、メールに署名がないと「あれ?連絡先を含む署名が書いてないから連絡が取れないな。」と迷惑をかけてしまいます。

 

そのため、メール本文の最後には以下の内容を署名として必ず記載する必要があります。

  • 大学名
  • 学部/学科
  • 学年
  • 氏名
  • 電話番号
  • メールアドレス

 

また「ここからここまでが署名です。」というのが分かりやすいように、署名の上下には「ー」を連続したものなどで区切り線を付けておきましょう。

 

リクルーターへメールを送る場合も、基本的なビジネスメールと同じですね!

そうだよ!相手は社会人だから基本的なこの型を覚えておけば問題なし!

リクルーターに初めてメールを送る際のポイント

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メールに記載すべきことやテンプレを紹介しましたが、メールを送る際のポイントもあります。

 

ポイントをしっかり抑えておくことで、失礼のないメールを送ってリクルーターに好印象を与えることができます。

メールを初めて送る際のポイントは基本的に2点です。

  • 誤字脱字がないか
  • 送る時間は営業時間内か

 

誤字脱字がないか送る前にもう一度確認する

 

メールを送る前に文章に誤字脱字がないかもう一度確認しましょう。

文章は、作成して時間が経ってから確認することで、誤字脱字や日本語に乱れがないかを冷静に見直すことができます。

 

細かいけど、確認をする時は文章を軽く声を出して読むことで「あれ?今読み上げた所はおかしいな」と、間違いに気付きやすくなります。

 

誤字脱字などがあるメールを送信してしまうと、「この学生は自分が作成したものを確認せずに渡してしまうな。」と、リクルーターから悪い印象を抱かれかねません。

 

そのため、作成したメールは送る前に確認する癖をつけておきましょう。

 

休日は避けて営業時間内に送る

 

メールを送る時間は、休日を避けて営業時間内にしましょう。

休日や営業時間外は、リクルーターも仕事が休みなので、メールを送ってもすぐに返信がもらえません。

 

企業からスマホを持たせてもらっているリクルーターに、休日や営業時間外にメールを送ってしまうと迷惑になってしまう可能性がありますよね。

 

そのため、連絡が取りやすい営業時間内にメールを送るようにしましょう。

 

リクルーター制度とは?

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ここからはリクルーターについての基礎理解を深めてもらおうかと! 

 

あなたはリクルーター制度を誰かに説明できるほど知っていますか?

リクルーター制度についてよく理解していない学生は意外と多いです。

 

リクルーター制度は、上手に活用することで就活をスムーズに進めて内定をもらうことができる方法のひとつ。

 

リクルーター制度の目的や、メリット・デメリットをしっかりと理解しておくことで有効に活用することができます。 

 

そもそもリクルーター制度って何?

 

リクルーター制度とは、企業に属する若手社員が、就活をする学生とコンタクトを取る採用活動のことです。

 

企業に属する若手社員は、入社して5年未満の者が選ばれて、リクルーターと呼ばれています。

リクルーターは、就活をする学生と年が近いため、気軽に接しやすいですよね!

 

リクルーターが、就活をする学生に声をかけるタイミングは以下です。

  • 企業にエントリーした後
  • 企業の説明会に参加した時
  • OB訪問(自分の大学の先輩が属する企業を訪れること)

 

また、大学・教授・先輩などの紹介を経て、リクルーターと知り合う場合もあります。

若手社員が採用活動に関わるリクルーター制度ですが、それを利用する企業の目的は何なのでしょうか?

次の項目で紹介します。

 

リクルーター制度の目的は?

 

リクルーター制度を使用する企業の目的は、自社に必要な人材を的確に採用することです。

 

企業と就活する学生が接する機会には、企業説明会などがあります。

しかし、企業は、様々な人が多く集まる企業説明会において、就活する学生の人物像を見抜くことができるでしょうか?

答えはノーです。

 

企業説明会は、企業が就活する学生に一方的に情報を提供します。

そのため、就活する学生が以下のことを把握することができない。

  • 自社にどのくらい興味があるか
  • 自社に対して分からないことがないか

 

これらの疑問点を解消するためには、企業と就活する学生が1対1で向き合ってコンタクトを取ることが一番です。

1対1で向かい合うことで、企業は、興味・疑問点などに応じて説明しながら、就活する学生が自社に合うかを判断します。

 

その結果、自社に必要な人材を的確に採用することができるため、リクルーター制度を取り入れる企業が多いのです。

それでは、リクルーター制度で重要な役割を持つリクルーターは、何をする人なのかを見ていきましょう。

 

リクルーターって何をする人?

 

リクルーターは、属する企業の特徴・魅力・仕事のやりがいなどを、就活する学生に向けて伝える役割があります。

また、学生の自己分析やアピールポイント探しなどを伝授してくれる場合もあります。

就活する学生にとって、とても頼りになる存在!

 

企業は、リクルーターに対して、「こういう人材を採用したいから、コミュニケーションを通じて、その学生が自社に合うかどうか確かめて!」と、採用したい人材の人物像を認識させます。

 

そして、リクルーターは、企業が求める人物像に合っているかどうかを確認しながら、自社の説明を行うのです。

学生は、1対1でしか伝えきれない企業の特徴などを知ることで、その企業が自分に合うかどうかを判断することができます。

 

リクルーター制度のメリット

 

リクルーター制度を利用するメリットは、下の2つです。

それぞれ、具体的に見ていきましょう。

  1. 気になることを気軽に聞ける
  2. 企業の内情まで深く知ることができる

 

メリット① 気になることを気軽に聞ける

リクルーター制度を利用することで、気になることを気軽に聞けるメリットがあります。

採用面接は、企業の方とお話できる場面ですが、緊張する場面でもあるため、学生は、聞きたいことが聞けない場合がほとんどです。

 

しかし、リクルーターと話す場合は、緊張しない場面でフランクに質問することができます。

リクルーターも、学生から寄せられる疑問点などを解決する役割があるため、両者win-winで就活を行うことができるのです。

 

メリット② 企業の内情まで深く知ることができる

リクルーター制度を利用することで、企業の内情まで深く知ることができます。

採用面接の場合は、面接官が複数いるため、企業の内情まで聞きにくい雰囲気があります。

しかし、リクルーターと話す時は、1対1であることが多いです。

 

自分と年齢が近いリクルーターの方と1対1ならば、企業の内情も聞きやすいですよね(笑)

リクルーターも、面接官など目上の方がいないことで、リラックスした状態で学生が疑問に思う内情について答えることができます。

 

このメリットを大いに生かして、リクルーターと話す時は、気になることや疑問点を積極的に解消するようにしましょう。

 

リクルーター制度を利用するデメリット

 

リクルーター制度のメリットを説明しましたが、逆にデメリットも2つ存在します。

メリットのみでなく、デメリットも理解して、より深くリクルーター制度を知りましょう。

  1. 大学のランクによって機会に差がある
  2. 採用結果が分かりにくい

 

デメリット① 大学のランクによって機会に差がある

リクルーター制度は、大学のランクによって機会に差があるデメリットがあります。

企業からリクルーターが派遣される大学は、一定ランク以上であることがほとんどです。

 

そのため、一定ランク以下の大学は、リクルーターが派遣されません。

「リクルーター制度で就活したい!」と思っていても、通っている大学によってはリクルーターが来ないため、注意が必要です。

 

デメリット② 採用結果が分かりにくい

リクルーター制度は、採用結果が分かりにくいというデメリットがあります。

リクルーター制度は、リクルーターと就活する生徒が面談する形式で行われるため、基本的に不採用通知が届きません。

 

リクルーターと面談をしたけど、再び連絡が来るのを待つべきか、他の会社にも応募すべきか、モヤモヤしてしまいますよね。

 

不採用通知が届いて採用結果が分かりやすい採用面接と違って、リクルーター制度は採用結果が分かりにくいデメリットがあることを頭に入れておきましょう。

 

今回のまとめ

 

最後まで読んでくださり、本当にありがとうございました! 

リクルーターに最初に送るメールは、特に変わったものじゃありません。

 

リクルーターに関して重要なことは、いかに面談で良い印象を与えて、選考に良い影響を与えるかに尽きます。

当日にされる質問やあなたがすべき逆質問をこちらにまとめておいたので、ぜひ合わせて参考にしてくださいね!

 

今日も読んでくれてありがとう。

君の就活はきっとうまくいく。