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面接を当日にキャンセルする方法【就活生向け・会話例もあり!】

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就活マンこと藤井智也が「読むことで他の就活生と圧倒的な差を付けられる情報」を発信しようと立ち上げた就活ブログです。今年で4年目をむかえます。

偏差値50の中堅大学から、倍率800倍の食品大手に入社した全技術を余すことなく共有します。
※本気で就活を成功させたい方のみ読んでください。

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Twitter(@shukatu_man

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皆さん、こんにちは!ハマり性なので気に入った服があると、週3日でそれを着てしまう、就活マンです。

 

就活中には「面接を当日にキャンセルしたい」という場面がありますよね。

急用ができたり、体調不良になったり。

 

他にも「やっぱりこの会社の選考はやめよう」と面接に行くのが面倒になってしまうこともあるかもしれない。人間だもの。

 

そんな時、企業側に少しでも失礼のないように対応することが重要です。

本記事では「面接の当日キャンセル」に関する全情報をまとめます。参考に!

 

面接を当日にキャンセルする方法|会話例も合わせて解説!

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体調不良、電車の運休など、やむを得ず面接をキャンセルする場合もあるでしょう。

そんなときは、必ず電話で連絡を入れることが大切です。

(メールだけの連絡はNG!)

 

ここでは、連絡の方法や実際の会話例について紹介していきます。

主に、

  1. 担当者と電話でつながった場合
  2. 担当者が不在の場合
  3. 誰も電話に出ない場合

上記3パターンに分けて解説していきますね。

 

①担当者と電話で繋がった場合

 

担当者と電話が繋がった場合は、謝罪とキャンセルの理由を簡潔に伝えましょう。

余談ですが、最初に採用担当が電話に出るとは限りません。

その場合は繋いでもらうよう、丁寧に依頼しましょう。 

 

実際の会話例を紹介していきます。

体調不良と交通トラブル(電車の運休・遅延など)の2パターンです。

 

■まずは担当者に繋いでもらう

お世話になっております。

本日、〇時から面接のお約束をしていた〇〇大学の鈴木太郎(フルネーム)と申します。

恐れ入りますが、採用担当の△△様(個人名が分からなければ、ご担当者様でOK)はいらっしゃいますでしょうか?

 

■担当者に変わってもらった

お世話になっております。

本日、〇時から面接のお約束をしていた〇〇大学の鈴木太郎(フルネーム)と申します。

 

(体調不良の場合)

本日の面接ですが、急な発熱のため面接にお伺いすることが難しく、大変に申し訳ないのですが、面接の日程を変更していただけないでしょうか?

 

(交通トラブルの場合)

本日の面接ですが、電車の遅延(または運休)によりお約束の時間通りに貴社にお伺いすることが難しくなってしまいました。

大変申し訳ございませんが、面接の日程を変更していただけないでしょうか?

 

ここでのポイントは、

  • 謝罪の気持ちを伝える
  • (選考の続行を希望する場合)面接の日程を変更を依頼する

です。

 

②担当者が不在の場合

 

採用担当者が不在の場合もあります(会議中、お手洗い、外出中など…)。

そんなときの会話例を紹介していきますね。

(こちらは体調不良の場合です。)

 

最初の入りは、担当者に繋いでもらうように依頼しましょう。

 

私、本日の〇時から面接のお約束をしていた、〇〇大学の鈴木太郎(フルネーム)と申します。

急に熱が出てしまい、面接にお伺いできなくなったたためご連絡致しました。

 

体調管理が至らず大変申し訳ないのですが、採用担当の△△様へご伝言をお願いできますでしょうか?

また、△△様には改めて私からお電話させていただきます。

△△様は何時ごろお戻りの予定でしょうか?

 

ここでのポイントは、

  • 電話を出た人に伝言をお願いする
  • 担当者の戻り予定を聞く(時間が分かれば必ず再度連絡しましょう)

です。

 

また、伝言を頼む際には、必ず丁寧に依頼しましょう。

電話を取ってくれた人の仕事を増やしていることになるからです。

 

依頼する際には、「大変申し訳ありませんが」や「恐れ入りますが」などの言葉を入れるといいでしょう。

 

③誰も電話に出ない場合

 

最後に、電話をしたけど誰も出ない場合です。

あまりないとは思いますが、従業員が少ないベンチャー・中小企業に見受けられることがあります。

 

誰も電話に出ない場合は、メールを送りましょう。

例文も紹介していきますね。

(体調不良でキャンセルする場合の例文です。)

 

■件名

面接日程変更のお願い(〇〇大学 鈴木太郎)

 

■本文

〇〇株式会社 採用担当

△△様

 

いつも大変お世話になっております。

本日面接のお約束をしておりました、鈴木太郎(フルネーム)です。

貴社にお電話致しましたが、繋がらなかったためメールにて失礼いたします。

 

本日、急な発熱のため面接に向かうのが難しく、大変申し訳ないのですが面接の日程を変更していただけないでしょうか。 

後ほど改めてお電話いたします。

恐れ入りますが、どうぞよろしくお願い致します。

 

〇〇大学○○学科

鈴木太郎

MAIL:suzuki.taro@abc.com

TEL:090-1234-5678

 

ここでのポイントは、

  • 件名に「面接日程変更のお願い」、「名前・大学名」を記載する(メールの内容をパッと見て分かるようにするため)
  • 一度会社に電話した旨を伝える
  • 再度電話することを明記する

です。

 

また、メールを送った後には、再び電話をしましょう。

10分後を目安に連絡するといいですね。

 

当日に面接をキャンセルする場合は、まずは電話をかけることが重要ですね。

そうだよ。電話した後、担当者がいる場合と不在の場合のそれぞれの対応を把握しておこう。 

面接日程を再調整して欲しい場合(=継続して選考を受けたい)

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ここまで解説したのは、あくまで「当日に面接をキャンセルしたい旨」でした。

もちろん、選考を続けたい場合もありますよね。

 

選考を続けたい場合は、その意思をしっかりと伝えましょう。

ここで注意したいのは、「面接を辞退したいのではない」と担当者に思わせること。

 

そのために、気を付けたいポイントを2つご紹介していきます。

  1. 日程変更をその場で行うとベスト!
  2. 面接のキャンセル理由は具体的に伝える!

それぞれ詳しく丁寧に解説していきますね。

 

ポイント① 日程変更はその場で行うとベスト!

 

面接の日程変更はその場で行えるといいですね。

そのため、電話を掛ける際にはスケジュール帳など予定が分かるものを用意しておきましょう。

 

採用担当者は「それではいつだと都合がいいですか?」と聞いてくることが予想されます。

そんなとき「あ~えっと…確認して折り返してもいいですか?」などと答えてしまうのはNG。

「この就活生は本当に選考を継続したいのかな?」と思われちゃいます。

(もったいないですよね!)

 

落ち着いて受け答えできるように、電話の前に候補日を2~3日ピックアップしておくといいですね。

 

ポイント② 面接のキャンセル理由は具体的に伝える!

 

面接をキャンセルする理由は、ある程度具体的に伝えましょう。

採用担当者が「それなら仕方ない」と理解を得られるといいでしょう。

 

ここでは、

  • 体調不良
  • 家族の急病や事故
  • 交通トラブル

の3つのやむを得ない場合に分けて、伝え方のコツなどを紹介していきます。

 

体調不良の場合

自身の体調不良の場合は、

  • どういう症状なのか(インフルエンザ、発熱、腹痛など)伝える
  • 体調管理がなっていないことを謝罪する

この2つを意識して連絡しましょう。

 

具体的な会話例はコチラです。

【体調不良を理由とした例文】

昨晩から体調を崩しており、本日病院に行ったところインフルエンザと診断されました。

体調管理が至らず大変申し訳ございませんが、面接の日程を変更させていただけないでしょうか?

 

 家族の急病や事故の場合

家族の急病や事故などの場合は、

  • 家族の誰がトラブルにあったのか
  • 現在どのような状況なのか

この2つを伝えるようにしましょう。

ある程度具体的に説明をすることで、採用担当者の理解も得やすいです。

 

具体的な会話例も紹介していきますね。

【家族の急病を理由とした例文】

母がケガを負ったため、ただいま〇〇病院におります。

家族の誰かがついていなければならず、大変申し訳ございませんが、面接の日程を変更していただけないでしょうか?

 

交通トラブルの場合

交通トラブル(電車の運休・遅延など)の場合は、

  • 現在どのような状況なのか
  • 復旧の目途はたっているのかどうか

この2つのポイントを意識して連絡しましょう。

 

具体的な会話例も併せて紹介していきます。

【交通トラブルを理由とした例文】

ただいま御社に向かっているところなのですが、〇〇線が人身事故のため運休しております。

復旧の目途もたっておらず、このままではお約束のお時間にお伺いできそうにありません。

急なご連絡になり誠に申し訳ございませんが、面接の日程を変更させていただけないでしょうか?

 

交通トラブルの場合によっては、面接時間の変更で対応できる場合もあります。

(すでに復旧の目途がにたっているときなどですね。)

状況をよく見て、「日程変更がいいのか?時間変更がいいのか?」を採用担当者に打診してみましょう!

 

面接を当日キャンセルしつつも、選考を続けたい場合は「いつなら面接が可能なのか」と「キャンセルする具体的な理由」の2つを伝えることを意識しようね!

選考を辞退したい場合

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次に、やむを得ず選考を辞退したい場合もあるでしょう。

そんなときに気を付けたいポイントをご紹介していきます。

 

下記2点です。

  1. 当日の連絡になってしまったことを謝罪する
  2. 選考の辞退理由を正直に伝える

それぞれの項目について、詳しく解説していきますね。

 

ポイント①当日の連絡になってしまったことを謝罪する

 

まずは、選考辞退が急な連絡になってしまったことをお詫びしましょう。

採用担当者はあなたのために、面接の準備をしてくれているでしょう。

当日のキャンセルはかなりの迷惑がかかります。

 

本来であれば、選考辞退すると決めたときに連絡をするべきです。

しかし、やむを得ず当日のキャンセルになってしまうこともあるでしょう。

  • 第一志望の内定連絡が当日来た
  • ずっと選考を継続するか悩んでいたため連絡が急になってしまった

など、当日キャンセルになってしまった理由もきちんと伝えることが大切です。

 

ポイント②選考の辞退理由を正直に伝える

 

選考辞退の理由は正直に伝えましょう。

ちょっと勇気がいりますが、企業としても辞退の訳は知りたいはずです。

(今後の採用活動にも関わってきますからね。)

 

辞退の理由をうやむやにすると、引き留めに合う可能性もあります。

そのためにも、しっかりと正直に伝えることが大切です。

 

ここでは、

  • 他社から内定をもらった
  • 選考が進むうちにミスマッチが起こった

の2つの辞退理由について、会話例などを紹介していきます。

 

他社から内定をもらった場合

他社から内定をもらった場合は、

  • その企業が第一志望である
  • 入社を承諾している

上記2つのポイント伝えましょう。

 

具体的な会話例を紹介していきます。

この度、第一志望の企業から内定をいただきました。

入社の承諾もしており、本日の面接を辞退させていただきたいです。

先ほど内定の連絡があったため、急な連絡になり大変申し訳ございません。

 

内定した企業名を聞かれる場合もあるかと思いますが、答えても答えなくても大丈夫です。

 

選考が進むうちにミスマッチが起こった場合

選考が進んでいくうちに、自分の希望条件とミスマッチが出てくる場合もあるでしょう。

その際には、

  • どういった条件があわないのか
  • 変更も叶わない

ことを意識して連絡しましょう。

 

具体的な会話例はコチラです。

全国転勤という条件が自分の希望と合っておらず、変更も望めないため、本日の面接を辞退させていただけないでしょうか?

ずっと悩んでいたため、急な連絡になってしまいました。

大変申し訳ありません。

 

選考辞退の理由については、別記事で解説した「内定辞退理由」が参考になります。

そちらも併せて参考にしてくださいね。

 

面接を当日キャンセルする際の注意点

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ここでは面談を当日キャンセルする際に、注意するべきことについて解説していきますね。

  • 面接の当日のキャンセルにはリスクがある
  • 無断キャンセルは絶対にNG!

上記2つの項目について紹介していきます!

 

注意点① 面接の当日のキャンセルにはリスクがある

 

面接の当日キャンセルにはリスクが伴います。

これは、継続選考を希望している就活生に向けてです。

 

面接の日程変更は、もちろんですが受け入れられない場合も。

例えば、

  • 企業側のスケジュールに空きがない
  • 他の就活生を採用することが決まってしまった

など、就職活動においては面接の再調整が難しい場面も出てきます。

 

また、再調整が受け入れられたとしても「自己管理がなっていない、社会人としてどうなの?」と、マイナスの評価になる可能性も。

 

当日キャンセルにはかなりのリスクがあることを覚えておきましょう。

 

注意点② 無断キャンセルは絶対にNG!

 

面接の当日キャンセルは必ず電話で行いましょう。

連絡も入れずに、無断キャンセルしてしまうことは絶対にNGです!

 

辞退する場合は「まあ電話しないでもいっか~」となりますが、採用担当者はあなたのために大切な時間を割いてくれます。

無断キャンセルは、企業側に大きな迷惑をかけてしまいますし、マナー違反です!

 

電話自体も10分もあれば終わります。

面接に行けないと分かれば「すぐ」に連絡を入れましょう。

 

例え、交通トラブルであろうとも、当日のキャンセルによって選考が続けられないことがあると肝に銘じておかないとですね。

そうだね。志望度の高い企業では特に、交通トラブルに巻き込まれないよう、現地に早めに到着しておくなどの対策が必要だよ。

電話の後は重ねてメールを送ると丁寧

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面談キャンセルの電話が終わった際には、メールをしておくといいですね。

丁寧な印象になりますし、形に残るので「きちんと連絡をした」という証拠になります。

 

メールを送る際に気を付けたいこと

 

採用担当者にメールを送る際に気を付けて欲しいポイントを紹介していきますね。

ビジネスマナーとして「常識」な部分もあるので気を付けて見ていきましょう。

 

実際の例文を見ながら、気を付けたい2つのポイントを解説していきます。

■件名

面接日程変更のお願い(〇〇大学 鈴木太郎)

 

■本文

〇〇株式会社 採用担当

△△様

 

お世話になっております。

本日面接のお約束をしておりました、鈴木太郎(フルネーム)です。

貴社にお電話致しましたが、繋がらなかったためメールにて失礼いたします。

 

本日、急な発熱のため面接に向かうのが難しく、大変申し訳ないのですが面接の日程を変更していただけないでしょうか。 

後ほど改めてお電話いたします。

恐れ入りますが、どうぞよろしくお願い致します。

 

〇〇大学○○学科

鈴木太郎

MAIL:suzuki.taro@abc.com

TEL:090-1234-5678

 

①件名は分かりやすいものに!

パッと見てメールの内容が分かるような件名にしましょう。

また、名前・大学名もいれておくとgood!

 

②署名はメールアドレス・電話番号を記載

メールの最後には署名を入れます。

ここでは、あなたのメールアドレス・電話番号を記載を忘れないようにしましょう。

 

連絡先をきちんと書くことで、採用担当者も連絡をしやすいです。

また、大学名も記載しているとより丁寧な印象になります。

 

メールの例文をケース別に紹介!

 

ここでは、電話の後に送るべきケース別のメール例文を紹介していきます!

主に下記2つの状況で送るといいですね。

  1. 面接日程を変更してもらえた場合
  2. 担当者が不在のだった場合

それぞれについて詳しく解説していきます。

 

ケース① 面接日程を変更してもらえた場合

「面接を当日キャンセルする際の注意点」でも少し触れましたが、面接日を再調整してもらえることが当たり前ではありません。

そのため、もし日程変更を受け入れてもらった場合は、お礼のメールをしましょう!

 

■件名

面接日程変更の御礼(〇〇大学 鈴木太郎)

 

■本文

〇〇株式会社 採用担当

△△様

 

いつも大変お世話になっております。

鈴木太郎(フルネーム)です。

先ほどはお電話にてありがとうございました。

 

また、急なご連絡だったにもかかわらず、面接日を調整していただき誠にありがとうございます。

〇月〇日13時~、貴社にお伺いいたします。

 

当日はどうぞよろしくお願い致します。

 

〇〇大学○○学科

鈴木太郎

MAIL:suzuki.taro@abc.com

TEL:090-1234-5678

 

メール本文には、調整してもらった面接日時を記載するといいですね。

日時を記載すれば、それが間違っていた場合に指摘をもらえて一石二鳥ですから。

 

ケース② 担当者が不在のだった場合

担当者が不在の場合は、「電話を取ってくれた人に、面接キャンセルの旨を伝言するよう依頼する」とご紹介しました。

 

しかし、伝言がきちんと伝わっていない可能性も考えられます。

念のため、メールでも連絡するといいでしょう。

 

■件名

面接日程変更のお願い(○○○○←応募者のフルネーム) 

■本文

〇〇株式会社 採用担当

△△様

いつも大変お世話になっております。

本日面接のお約束をしておりました、鈴木太郎(フルネーム)です。

ご不在とのことでしたので、メールにて失礼いたします。

 

昨晩から体調がすぐれず、本日病院に行ったところインフルエンザと診断されました。

面接に向かうのが難しく、大変申し訳ございませんが、面接の日程を変更していただけませんでしょうか。

 

後ほど直接謝罪をさせていただきたく、改めてお電話いたします。

何卒宜しくお願い致します。

 

〇〇大学○○学科

鈴木太郎

MAIL:suzuki.taro@abc.com

TEL:090-1234-5678

 

再度電話をすることを、メール本文に明記しておくといいですね。

「この就活生は丁寧な対応ができる人」だと、むしろ好印象になるでしょうから。

 

電話の後に、重ねてメールするのは面倒だけど、こちら側に非があると考えて丁寧に対応することが重要だよ!その方がこっちも気持ちいいしね! 

おわりに

 

最後まで読んでくださり、本当にありがとうございました! 

面接を当日にキャンセルせざるを得ない状況は、意外と多いものです。

 

飲食店の無断キャンセルによって、ブラックリストに載るようなリスクがあるように。

就活でも無断キャンセルによって、自分が社会人になった時にその企業と取引があって撃沈!というリスクもあるものです。

 

今回紹介した流れで、丁寧に連絡すればそういうリスクは回避できます。

またこれらの知識は社会人になってからも使えるので、今のうちから覚えておくと良いですよ!

 

今日も読んでくれてありがとう。

君の就活はきっとうまくいく。

 

ーまた次回もお楽しみに。本日もありがとうございまシューカツ!!ー