皆さん、こんにちは！好きな言葉は「効率」でお馴染み、就活マンです。
本日の記事では、メールの返信文のテンプレを紹介します。
コピペして使用してもらって構いませんので、サクっと企業に返信をして時間を有意義に活用しましょう。
また就活でのメールの返信が必要なタイミングは下記の６つのシーンです。
それぞれのシーンでの返信テンプレを用意しました。
【メールの返信を必要とするシーン】
①履歴書の提出
②面接日程の調整
③面接前の「よろしくお願いします」メール
④面接後のお礼
⑤内定承諾
⑥内定辞退
就活でのメールの返信文章テンプレ
では早速６つのシーンで利用できる返信テンプレを紹介します。
最初に説明しておくと、僕の考えとしては、かしこまった文章になりすぎると新卒のフレッシュ感がなくなってしまうと考えています。
そこであえて多少くだけた文章、言葉を採用することにしています。
文章として失礼がなく正式だけど読みやすいような返信メールとなっています！
返信テンプレ① 履歴書の提出
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。
◯◯大学の◯◯と申します。
先日ご依頼頂きました履歴書をお送りいたします。
恐れ入りますが、添付ファイルの確認をお願い致します。
お忙しい中恐縮ですが、ご確認の程、何卒よろしくお願い申し上げます。
---------------------
氏名
大学名
電話：090-0000-0000
メールアドレス：
----------------------
返信テンプレ② 面接日程の調整
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。
◯◯大学の◯◯と申します。
面接日程のご連絡、ありがとうございます。
ご提案頂きました日程の中から、下記でお伺いさせて頂けますでしょうか。
◯月◯日（◯）◯時〜◯時
お忙しい中恐縮ですが、ご返答の程、よろしくお願い申し上げます。
---------------------
氏名
大学名
電話：090-0000-0000
メールアドレス：
----------------------
返信テンプレ③ 面接前の「よろしくお願いします」メール
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。
本日面接させて頂く◯◯大学の◯◯と申します。
大変お忙しい中、お時間を取って頂くことに感謝してもし切れません。
貴社のことを知り、事業内容を拝見してから今日までずっと働きたい思いで一杯でした。
そんな中、面接させて頂く機会を設けて頂いたこと、本当に嬉しく思います。
緊張してご迷惑をおかけすることもあるかと思いますが、
精一杯私のことをお伝えできればと思います。
改めまして本日は宜しくお願い申し上げます。
---------------------
氏名
大学名
電話：090-0000-0000
メールアドレス：
----------------------
ちなみにこの「面接前のよろしくお願いしますメール」を送る就活生はほとんどいません。
だからこそ差別化になります。こうしたメールに対して「人事は忙しいのに送っても良いの？」という質問を頂きますが、メールというのは別に読み手が読まないという選択肢も取れるツールです。（電話はそうはいきません）
そしてこうした就活生からの精一杯の言葉に対して「嬉しいな」と思ってくれる人事がいる企業で働くべきだと僕は思うんです。
こうしたメールに対して「忙しいのにわざわざ送ってくるな！」と思うような人事がいる企業はこっちから願い下げしましょうよ！
（こうした「差別化のためのメール」に関しては次の章で詳しく解説しますね！）
返信テンプレ④ 面接後のお礼
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。
◯◯大学の◯◯と申します。
本日はお忙しい中、面接の機会を頂き、
誠にありがとうございました。
面接を通し、貴社へ入社し働きたいという思いが一層強まりました。
緊張して伝えきれない部分があったとは思いますが、
◯◯様とお話できて、非常に嬉しかったです。
ぜひ今後とも宜しくお願い申し上げます。
改めまして本日はお忙しい中、お時間を頂きありがとうございました。
---------------------
氏名
大学名
電話：090-0000-0000
メールアドレス：
----------------------
返信テンプレ⑤ 内定承諾（内定を受ける場合の返信）
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。
◯◯大学の◯◯と申します。
この度は、内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
本当に嬉しく思います。謹んでお受けいたします。
貴社に入社するまでの時間を有意義に活用し、
すぐにでも貢献できるように一層励みたいと思います。
引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。
ご連絡ありがとうございました。
---------------------
氏名
大学名
電話：090-0000-0000
メールアドレス：
----------------------
返信テンプレ⑥ 内定辞退（内定を辞退する場合の返信）
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。
◯◯大学の◯◯と申します。
大変心苦しいのですが、頂いた内定につきまして、
辞退をさせていただきたく、連絡を差し上げました。
就職活動をする中で別の会社との縁を感じましたので、大変申し訳御座いませんが内定を辞退させていだきたく思います。
貴重なお時間を割いて頂いた関わらず、このようなお返事となってしまい申し訳ございません。
本来であれば、直接お会いしてお詫び申し上げなければならないところ、メールでのご連絡となってしまい重ねてお詫び申し上げます。
本当に申し訳ございませんでした。
そしてこれまでの選考、本当にありがとうございました。
---------------------
氏名
大学名
電話：090-0000-0000
メールアドレス：
----------------------
就活にてメールの返信が必要なタイミングとは？
途中のテンプレで紹介した「面接前のよろしくお願いしますメール」は、ほとんどの就活生は送りません。
このように多くの就活生が送らないメールが、先程紹介した６つのシーンのうち２つあります。
それは「面接前のよろしくお願いしますメール」と「面接後のお礼」です。
①履歴書の提出
②面接日程の調整
③面接前の「よろしくお願いします」メール
④面接後のお礼
⑤内定承諾
⑥内定辞退
なぜ多くの就活生が送らないのかと言うと、
送ることが必須ではないメールだから
ですね。
就活生は面白いことに、力を入れるべきところを間違えがちです。
面接前、面接後に送るメールは面接官から直接評価されます。
しかし、それをサボって「あなたを動物に例えるなら？」といったほとんど聞かれない質問への回答を考えたりすることに時間を使ったりしますｗ
しかし面接官の心理を考えてみてください！
面接前と後に丁寧なメールが送られてきたらどう思うでしょうか？
「この子は社会人になっても、取引先などに対して丁寧な対応をしてくれそうな人だな」と必ず判断すると思います。
これは面接の通過不通過に関わるレベルで効果的なんですよね！
このように面接官の立場に立ち、他の就活生が送らないタイミングでメールを送ってしまいましょう！
途中でも話した通り、「忙しいんだから送ってくんなよ！」なんて思う人事がいる企業には入社しない方が良いので、それを判断することもできて一石二鳥ですよ！
他の就活生との差別化を常に考えて行動しよう！「やってみようかな？」と少しでも思ったならやるべきだよ！
他の就活生と“差別化するためのメール”の構成
では他の就活生と差別化するためのメールの文章構成も合わせて説明したいと思います！
基本的な返信メールの構成としては、
件名：要件＋名前
本文：宛先＋あいさつ＋内容＋締め＋署名
ですね。
マイナビさんのメール返信に関する記事には、本文の締めの書き方としてこう記載があります。
【締め】
「ご多用の折恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」など、相手が忙しい中メールを読んでくれたことへの感謝が伝わる言葉と共に締めると良いでしょう。
僕から言わせてもらうと固いですねー。
ということで、就活攻略生の皆さんは文章自体も差別化していきましょうよ！
まず第一に“差別化するメール”の重要なポイントは、言葉の通り、
差別化すること
です。
そして、なぜ差別化する必要があるのかというと、
読んだ人の印象に残るため
ですよね。
では差別化するために、こう変えていきましょうか！！
件名：要件＋名前
本文：宛先＋挨拶＋ワクワク＋内容＋おすすめの疲労解決法紹介＋署名
ワクワク！？おすすめの疲労解決法紹介！？という皆さんの頭に「？」が浮かんだところで解説していきます。
まず宛先としては ◯◯株式会社 御中 と書きます。
次に、挨拶として 選考させて頂いております◯◯大学の◯◯です。 と書きます。
次に一つ差別化しましょう！！
ワクワクの導入ですね。
具体的には、 御社へ入社したいとの思いで日々HPを調べてしまっています。 といったニュアンスのことを書きます！
ここまでしていいんです！全然オーケー。だってあなたが面接官でこうメールに書いてあっても嫌な気持ちしないでしょ？さすがに嘘っぽい内容であればマイナスですが、このぐらいのワクワクを表現するのは問題ないでしょう！
ではワクワクを導入し終わったら、内容を簡潔に書きます。
エントリーシートの提出、面接の日程関連、内定承諾それぞれの旨を書いてくださいね。
...ちなみに当然ですが、『内定辞退』に関してはワクワクは導入しないでくださいね。恐ろしいですｗ
そしてそして！！ここまで来たら2つ目の差別化を行います！！
スタンダードな文章では『締め』が入りますが、就活攻略生の皆さんはこれを導入してください！
おすすめの疲労解決法紹介
です。
具体的には、
内容を書いた後に、
「日々選考でお忙しいかと思います。そんな中で確認頂きありがとうございます。実は寝る前の5分間、YouTubeで「海のさざなみ」と検索して聞きながら寝ると深く寝られます！凄いおすすめです。これからも何卒、宜しくお願い致します。」
こんな感じ。
あなたが面接官だったらどう思いますか？？
僕が面接官だったら、確実に、
こいついいやつやん。
と思いますし、実際に読んだ人もそう思います。
最後はこれの後に 大学名 名前 電話番号 メールアドレス を著名として記載し完成ですね！
ぜひ！これらの差別化使ってみてください。
うまくいけば、次の面接で突っ込んでくれるかもしれません！！
（少なからず「あのメール送ってくれた子だな！」と名前を覚えられているはずです！）
他の就活生と“差別化するためのメール”の文章例
次に“送れるメール”の構成に関してですね。
具体的なメールのタイミングとしては、面接後と面接前です！
そしてこの“送れるメール”の基本スタンスですが、
送れ！！
です。
よく質問で「面接後のメールは送るべきですか？」と頂くのですが、回答は「送れ！！」となります。
しかしただ送るだけで全く印象に残らないのであれば無意味なので、それぞれ面接後と面接前に送るメールでしっかりと差別化を考えていきましょう。
面接が終わった後のメール返信で差別化する
普通の人は面接後どんなメールを送付するか、具体例を書いてみましょうか。
◯◯株式会社 御中
本日面接させていただいた◯◯大学の◯◯です。
大変お忙しい中ご対応頂き、誠にありがとうございました。
次回の面接も何卒宜しくお願い申し上げます。
--------------------
◯◯大学
◯◯学部 ◯◯学科
◯◯ ◯◯（名前）
◯◯◯◯（電話番号）
◯◯◯◯（メール）
こんな感じですかね！
まぁ一言、ちゃんと面接のお礼を送ってて偉いけど、印象には残らないよね。
名前も別に覚えてもらえる感じはしませんねー。
ではどう差別化して印象に残すのか、僕ならこう書きます。
◯◯株式会社 御中
本日面接させていただいた◯◯大学の◯◯です。
大変お忙しい中、とても話やすいご対応と人柄で接して頂き、
少しでも多くのことをお伝えすることができたかなと思います。
本当にありがとうございました。
ただ一つ、貴社への思いが緊張で伝えきれなかったことが悔しくてたまりません。
次回、面接の機会を頂けたらもっと思いを伝えたいと思います。
改めて本日は面接のお時間を頂きありがとうございました。
--------------------
◯◯大学
◯◯学部 ◯◯学科
◯◯ ◯◯（名前）
◯◯◯◯（電話番号）
◯◯◯◯（メール）
まず最初の部分、
面接官を褒めていい気にさせますｗ
人は自分に好意を抱いている相手に対して好意を抱くという心理があるので、これを最大限に利用しましょう。
そしてその後、
もっと志望動機高いんだよアピール
によって、志望度の高さを伝えきれなかった場合への保険をかけていきます。
これは志望度の高さは本当に重要な面接の通過原因になるため採用しています。
ぜひ参考にしてみてください。
面接の日の朝のメール返信で差別化する
ではでは最後ですね！
この面接の日の朝のメールはほとんど送る就活生はいません！
しかし、送ることで
面接前に名前を面接官にインプットさせることができる
という超最強な効果を発揮します。
どういうことかというと、面接官の一日を想造すれば簡単に分かります。
《面接官の一日》
朝出社する。
メールチェックする。
その日に面接するAちゃんからメールが届いている。
読む。
喜ぶ。
いい子だなって思う。
同時に自然と名前がインプットされる。
面接の時間になる。
Aちゃんはこの子か！と思う。
自然とAちゃんが良い子に思えている中で面接する。
〜面接後〜
Aちゃんからお礼のメールが来てる（褒められるわ、おすすめの疲労回復方法も書いてあるわでAちゃん大好き星人になる）
わかりましたよね？
最初に名前をインプットさせておくことで、面接本番になった時、すでに「この子か」と印象付いているわけですよ。
こりゃ大勝利。
メールの内容に関しては簡単で大丈夫ですよ。一例挙げておきますね。
◯◯株式会社 御中
本日面接させていただく◯◯大学の◯◯です。
面接に向けて朝からとても緊張していますが、
同時に貴社の面接を受けられることが本当に嬉しいです。
本日は一つでも多くのことを知って頂けるよう、
精一杯お話させて頂きますので、何卒宜しくお願い致します。
--------------------
◯◯大学
◯◯学部 ◯◯学科
◯◯ ◯◯（名前）
◯◯◯◯（電話番号）
◯◯◯◯（メール）
すべてのメールに関してのポイントなのですが、
フランクな言葉使い＋丁寧な言葉での締め
が結構重要だと思っています。
先程の例文で言うと、
フランクな言葉使い
「面接に向けて朝からとても緊張していますが、
同時に貴社の面接を受けられることが本当に嬉しいです。」
「精一杯お話させて頂きますので、」
丁寧な言葉での締め
「何卒宜しくお願い致します。」
という部分。
フランクな文章はやはり読み手に対して、人柄を伝えることができます。
丁寧な言葉や難しい言葉で埋めてしまうと機械的で、
「嫌々このメール送ってるんだろうなぁ。」
「作業的に送ってるんだろうなぁ。」
と思わせてしまいますよね。
だから僕はあえてフランクな言葉を使うようにすることを重要視していますね！
いかがでしたか？？
メールの返信という一つの行為さえも、差別化を意識するだけで『武器』となります。
ぜひこの記事を参考にして自分なりの一通を作りあげてくださいね！！
最後に「就活全体のスケジュール感・やるべきことの順番」を把握しきれていない方は、全１１ステップでやるべきことをまとめたのでぜひ読んでみてください！
» 【20卒向け】就活でやることの順番を解説｜全１１ステップ一覧
今日も読んでくれてありがとう。
君の就活はきっとうまくいく。
ーまた次回もお楽しみに。本日もありがとうございまシューカツ！！ー
