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【就活向け】エントリーシート送付用の封筒の書き方まとめ!|例文・添え状・入れ方を解説

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就活マンこと藤井智也が「読むことで他の就活生と圧倒的な差を付けられる情報」を発信しようと立ち上げた就活ブログです。今年で4年目をむかえます。

偏差値50の中堅大学から、倍率800倍の食品大手に入社した全技術を余すことなく共有します。
※本気で就活を成功させたい方のみ読んでください。

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★本日の就活攻略論お品書き

《本日の記事が解決する悩み》

・就活中に送付する封筒の書き方が知りたい

・評価される封筒への工夫が知りたい

 「読むだけで就活を圧倒的有利にしよう。」

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皆さん、こんにちは!年賀状は1枚も送らないタイプでお馴染み、就活マンです。

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最初に断言します。

本記事を読めば、就活中に送付する封筒の書き方だけでなく、添え状や細かい注意事項をすべて把握することができます。

 

エントリーシートを封筒で送る必要があるのですが、初めて送るので書き方など分からないことだらけです。

なるほど!封筒の書き方などの基本事項だけでなく、添え状の書き方で差別化する方法などのテクニックもあるよ!

そうなんですか!ぜひ封筒に関する全ての情報を教えて欲しいです。

わかったよ!今回は就活中に送付する封筒に関するすべての情報をまとめていこう。

 

封筒の選び方

 

ではまずは「封筒の選び方」について解説します。

就活で使用する封筒を選ぶ際に重要なポイントは「色」「サイズ」「学校指定」の3つですので、それぞれ詳しく解説していきますね!

 

封筒の色は「白」を選ぶこと

 

まずは封筒の色ですが、「白」を選んでください。

封筒の色に関しては「白色」と茶色」の封筒がよく使用されます。

そしてこの色による封筒の違いは、その用途にあるんですよね。

 

白色の封筒を使う場面は以下です。

・エントリーシートや履歴書などの応募書類を送る時

・お祝いの手紙を送る時

・請求書などの重要書類を送る時

 

よって就活生が封筒を使用するのは「応募書類を送付する時」なので、白色の封筒を使用しましょう。

白色の封筒だと「履歴書在中」などの文字を記載した場合に目立ちますし、茶色の封筒よりも単純に見た目が綺麗です。

応募書類を受け取る人事の立場に立てば、白色の封筒の方が確実に印象が良いため、ここは白色の封筒を使うことをまずは覚えておいてください!

 

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封筒のサイズは「A4サイズ」を選ぶこと

 

続いて、封筒のサイズについてです。

封筒のサイズはエントリーシートや履歴書を折らずに入れれるA4サイズを選びましょう。

 

また入れる際の注意点の章でもお話しますが、履歴書やエントリーシートを封筒に入れる時は必ずクリアファイルに入れてから封筒に入れるようにしてください。

「書類が雨に濡れても大丈夫なように」は建前でして、本当は人事に対して「この子は丁寧な仕事をする子だな」と思わせることが目的です。

こうした細かいことも人事の立場に立って考え、行動するという癖が付いていれば実行することができますよね。

 

僕は「神は細部に宿る」 という言葉が好きなのですが、就活でも同じことが言えます。他の就活生がしないような細部に意識を向けることで、結果的に差別化することができますよ!

 

封筒は「学校指定」の封筒がおすすめ

 

封筒の選び方の最後は「学校指定の封筒を使うべきかどうか?」ということです。

学校指定の封筒とは、大学の生協や本屋で売っているその大学の名前が書かれた封筒のことを指します。

「履歴書在中」などの文字も印刷されていることが多く、自分で書く手間も省けることから、僕は学校指定の封筒を使用することをおすすめしています!

 

下の画像は高知大学の指定封筒なのですが、見て分かる通り、大学名が印刷されていて非常に綺麗です。

 

▼大学名や「履歴書在中」が事前に記載されていて便利! 

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画像引用:高知大学オリジナル商品 | 高知大ポータル

 

また企業によっては学校指定の封筒での書類の送付を義務つけている企業もあります。

必要になった時に買うと売り切れになっていてと焦る場合もあるので、早めに学校指定の封筒を用意しておくと良いですよ!

このあたりについては別記事にも詳しく書いているので、気になる方はチェックしてみてください。

 

▼学校指定の封筒がおすすめである理由について詳しくはこちら

» 【就活】エントリーシート用封筒は「学校指定」を選ぶべきか?

 

封筒の書き方(表面)|見本有り

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ではここからは具体的な封筒の書き方を解説していきます。

「表面の書き方」→「裏面の書き方」という順で解説していくので、順に必要な項目を埋めていきましょうね。一緒に封筒を完成させましょう!

まずは完成形の見本を見せますね!(画像作成ソフトで頑張って作りました!笑)

 

▼封筒の完成形 

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この封筒のような完成形を作成するために、各手順に番号を付けました。

番号の順に解説していくので、参考にしてくださいね!!

 

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手順① 送付先の住所を記載する

 

まずは封筒の表面に送付先の住所を記載しましょう。

その際に、字丁目(◯丁目の部分のこと)と番地は略して書いてしまいがちですが、正式には略さず書くのがベストです。

(東京都墨田区1−100→東京都墨田区一丁目100番地)

 

※「1丁目」と「一丁目」のように漢数字で書くべきか、数字で書くべきか悩むと思います。難しい話をすると、これらは「住居表示に関する法律」という法律によって地域によって分けられるという厄介なものなので、その企業のホームページや指定された住所に書いてある住所名をそのまま書けば良いですよ!

 

また封筒によっては「郵便番号」の枠がない封筒があります。

その際は、完成形の画像に記載している辺りに郵便番号をペンで記載してくださいね!

 

手順② 宛名を記載する

 

送付先の住所が書けたら、次に宛名を記載します。

「会社名」+「部署など」を書くのですが、この際の注意点は2つあります。

 

まずは、宛名の最後につける「御中」や「様」の使い分けについてです。

宛名を書く際に最後に「御中」などを付けますよね。御中の他にも「様」や「先生」などの言葉が使われますが、就活において使用するのは「御中」と「様」のみです。

その使い分けですが、下記のとおり宛名が「企業や部署の場合は御中」「個人名や指定しない場合は様」のように使い分けると覚えておいてください!

 

企業・部署宛 → ◯◯株式会社 御中、◯◯株式会社 人事部 新卒採用課 御中

個人名 → 人事部 新卒採用課 毎名 太郎

特に特定しない → 採用ご担当者

 

2点目の注意点は、「株式会社」の付ける位置です!

大学生は意外に知らないことが多いのですが、「株式会社◯◯」と「◯◯株式会社」という株式会社という言葉を前に付けるか、後につけるかは、創業者が決めているものです。

よって付ける位置が間違っていると、それは失礼に当たるのでその企業のホームページを見て「株式会社」を前と後のどちらに付けるかはしっかりと把握して記載してください。

 

手順③ 「応募書類在中」と記載する

 

送付先と宛名が書けたら、次は赤ペンで「応募書類在中」と記載します。

この記載があると、受け取りては「ああ、応募書類が入っているんだな!すぐに確認しないと!」と認識しやすくなります。

企業には様々な会社から郵送物が届きます。その中で他の書類と区別しやすくするためにも必ず記載しましょう。

 

ちなみに冒頭で紹介した「学校指定の封筒」では、最初からこの記載が封筒に印刷されている場合もあります。

最初から「履歴書在中」と印刷されている場合、送付したいのがエントリーシートだろうがそこは気にせず大丈夫です。明確にはエントリーシートと履歴書は別の書類ですが、気にせず送付してくださいね!

 

手順④ 切手を貼る

 

表面に書くべきことがすべて書き終えたら、最後に封筒の左上(横3cm×縦7cmの範囲内)に切手を貼りましょう。

切手の料金についてですが、A4の封筒で郵送するのがベストなので、ここではA4の封筒の料金について解説します。

 

まずA4の封筒は「定形外郵便」という種類でして、これは重さによって料金が変わります。

日本郵便のホームページに重さによる料金の一覧表があるので引用しますね。

 

▼A4サイズの封筒の重さによる切手料金

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画像引用:定形郵便物・定形外郵便物の料金 - 日本郵便

 

そして送るべきアイテムごとの重さは以下の通りです。

A4封筒1枚:5g

コピー用紙1枚:4g

クリアファイル1枚:25g

 

よって「A4封筒+履歴書1枚+添え状1枚+クリアファイル1枚」となると、「5g+4g+4g+25g=38g」となり、50g以内なので120円です。

しかし履歴書やエントリーシートの枚数が多くなれば当然50gを超えてしまうので、どんな場合でも140円分の切手を貼って送るのがベストですよ!

(僕はどんなに軽そうな場合でも140円で送るようにしていました。)

 

また補足ですが、「切手の貼り方」についても少しマナーがあります。

切手は封筒の左上(横3cm×縦7cmの範囲内)に貼ることがマナーなのですが、切手を3枚使用してすべてを縦に並べて貼ると、この範囲からはみ出てしまいます。

なので細かい話ですが「140円分の切手は2枚以下で貼る」ようにしてくださいね!

 

細かいマナーについては「それをしないと不採用になる!」なんてことはないよ。当然だけどマナーよりも100倍重要なのは書類の中身!

そこまで神経質にならなくても良いということですね!でもマナー通りにやらないよりはやった方が良いと思うので覚えておきます!

 

封筒の書き方(裏面)|見本有り

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では表面が完成したら、次は裏面を作成していきましょう!

もう一度完成形の写真を見てください。裏面でやるべきことは4つなので、順に解説していきますね!

 

手順① 差出人名を記載する

 

まずは「差出人名(つまり自分の住所と名前)」を記載します。

封筒の左下に、住所と名前を記載してください。

特に注意点はありませんが、左下に記載するがゆえに住所が書ききれなくなってしまうこともよくあります。

そうならないように、えんぴつなどで下書きをしてからペンで正書すると上手くいきますので、ぜひ下書きをしてから記載するようにしてくださいね!

 

手順② 送付日時を記載する

 

続いて、封筒の左上あたりに送付日時を記載します。

この送付日時については記載は必須ではありませんが、受け取り手が送付された日時を把握しやすくなるため、ぜひ記載するようにしてくださいね。

 

手順③ のりづけする

 

では差出人名と送付日時が書けたら、封筒ののりづけを行います。

最初から両面テープが付いているタイプの封筒ならば、そのまま両面テープを剥がして封をしましょう。

 

手順④ 封字(封をした印)を記載する

 

ではいよいよ最後です。

封筒に封をしたら、「封字」といって確かに封をしましたよという目印を書きます。

これは「バツ印」ではないので注意してくださいね!

 

裏面に記載する内容はシンプルだよね!これで封筒は完成だ!! 

 

封筒を横書きで書く場合の書き方|見本有り

 

では次に封筒を「横書き」で書きたい場合の書き方を紹介します。

横書きで書く必要のある場面は就活ではほとんどないですが、一応見本を紹介しておきますね。

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横書きでも記載事項は同じなので、上の見本を見ながら書きあげてください。

横書きの場合は「応募書類在中」も横書きでの記載になるので、その点だけ注意して書くとうまく作成することができますよ!

 

封筒に記載する際の「ペン」の選び方

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では封筒の書き方を理解したところで、意外にも迷いがちな「ペン」の選び方について解説します。

封筒に記載する際のペンについては次の2点を押さえておいてください。

・水性ペンではなく油性ペンを使用すること

・太めのボールペンがおすすめ

それぞれ簡単に解説していきますね!

 

水性ペンではなく油性ペンを使用すること

 

まず基本中の基本ですが、応募書類を送るような正式な封筒には必ず「油性ペン」で記載するようにしてください。

水性だと郵送中に雨で濡れて文字が消えてしまう場合や、湿気で文字が薄くなることも考えられます。なので、必ず油性ペンを使用しましょう。

 

太めのボールペンがおすすめ

 

ではどんな「油性ペン」 を使用すべきか?

僕が使用していたのは、「1.6mm極太ボールペン」でした。

 

マジックでも書けるのですが、どうしても小学生が書いたようになってしまうんですよね。筆ペンも考えましたが、裏面の差出人名などの小さい文字を書くのに不向きです。

よって細い字になり過ぎずに、しっかりと書ける「1.6mm極太ボールペン」がおすすめです。ぜひ近くの文具売り場で黒ペンと赤ペンを購入して使用しましょう!

※楽天やアマゾンでも1本65円で買えるのですが、送料が700円ぐらいかかってしまうので近くの文具屋で買うのがベストですよ!

 

【黒色ボールペン1.6mm】

【赤色ボールペン1.6mm】

 

封筒にいれるもの・入れ方の注意点

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ではこの章では、封筒に同封するものと入れる際の注意点について解説します。

就活における封筒の送付を考えた時に、悩みことは以下の3つですよね。

 

・書類はどんな向きで入れるべきか?

・添え状(送り状)は同封すべきか?

・クリアファイルに書類を入れてから封筒に入れるべきか?

 

この3つの疑問に対して、それぞれ解説していきますね!

ちなみに「添え状」と「クリアファイル」については他の就活生との差別化になります。よって本記事で最も重要な項目と言えるのでしっかりとチェックしてください。

(ここまで解説した封筒への記載事項などは、他のサイトにも書いてあることでして、それらを本記事ではわかりやすいようにまとめただけです!差別化には繋がりません。)

 

①書類の向きについて

 

まずは封筒に入れる際の書類の向きについて説明しますね。

正面を向けて入れることは分かると思うのですが、添え状や履歴書の入れる順番で困る人が多いと思います。

よってわかりやすいようにここも図を作成しました。

 

▼封筒に入れる書類の順番と向き

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図を見て分かる通り、添え状・履歴書・エントリーシートの順番で封筒に入れてください。

履歴書とエントリーシートに関しては、どちらか一方だけ送付する場合が多いと思うので、その場合は添え状の後ろに入れるのが正解です!

 

②添え状を必ず同封すること

 

続いて、先程の説明で出てきた「添え状(送り状)」について解説しますね。

そもそもこの「添え状」とは、企業に履歴書やエントリーシートなどの書類を送る時に同封するあいさつ状のことを指します。

 

ビジネス文書なので、パソコンのワードで作成するのが正式ですね。

手書きではなく、パソコンで作成して印刷するようにしてください。

 

そしてこの添え状ですが、就活生の中には同封する人としない人がいます。

ここがポイントでして、「する or しない」という選択肢が出た時に他の就活生と差別化するチャンスが生まれます。

 

余談ですが、僕が就活生の時に心がけていたことの1つに、「する or しない」という選択肢が出た時に必ず「する」という選択を取るようにすることがあります。

 

面接を終えた後のお礼メールの送信、面接の逆質問で考えてきたアイデアを披露してみること、最終面接で笑いを取りにいくことなどなど、こうした「する」という選択を取り続けてきたことで就活攻略論が生まれたと言っても過言ではありません。

ぜひ皆さんも「する」という選択肢を取ってください。

して後悔するのは勉強になります。しかし、しないで後悔するのはただの後悔でしかありません。

就活を通してそんなことも学んで欲しいと僕は思っています!

 

ではでは本題に戻りまして、この添え状で差別化する方法があるので紹介します。

具体的には「添え状のテンプレの内容+その企業への想いの大きさを語る」という方法です。

 

まずは通常の添え状のテンプレートを見てみましょう。

必要条件を揃えたスタンダードな添え状です。当然これでも同封するかしないかと言えば、する方が人事からは「丁寧な子だな」と評価されることは間違いありません。

 

▼通常の添え状

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しかしこのテンプレートに加えて、その企業への志望度の高さを伝えるようなメッセージを加えてしまいましょう!

実際に人事になったつもりで読んでみてください!

 

▼志望度の高さを伝えるメッセージを加えた添え状

 

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加えた文章と、その文章の狙いは下記の通りです。

皆さんが受け取り手である人事になった時、これを送ってきた就活生にどんな印象を持ちますか?

大学一年時より貴社の事業に興味を持ち始め、こうして選考に進めている現状に喜びと感動が溢れております。

→志望度の高さをアピール

 

私自身のことが少しでも伝わるようにエントリーシートにはありのままのことを記載させていただきました。

→素直さをアピール

 

大変お忙しい中で選考頂くこと、本当にありがとうございます。引き続き宜しくお願い申し上げます。

→相手への気遣いで読み手からの印象を上げる

 

おそらく最初に見せた通常の添え状に比べて、良い印象を持ったことは間違いないと思います。

加えた文章はほんの5行だけです。しかしこの5行があるかないか、それだけで人事の印象を操作することが可能だと考えるとこれだけ効果的な行動はありませんよね。

他の就活生が手を抜くところで手を込める。それが就活攻略論で大事にしている手法です。ぜひこの添え状を真似てみて、自分なりのメッセージを人事に伝えてみてくださいね。

 

ちなみにこの添え状の書き方については別記事でも詳しく書いているので、今から添え状を書きたいという方は下記の記事も参考にしてもらえればと思います。

 

▼添え状の書き方や差別化するテクニックはこちら!

» 【テンプレート付】就活用の添え状(送り状)で評価される書き方!

 

自分が人事の立場に立って考えてみると、こうした添え状からその人のイメージ、印象が本当に良くなることを実感しますね。

そのとおり。人事は「この子はうちの会社で将来活躍してくれるかな?」と期待している。そんな中、就活での行いが1つ1つ丁寧な人を見れば当然期待値は上がるよね!

 

③クリアファイルに入れてから封筒に入れること

 

それでは最後に、僕が就活生の時に徹底していた「できるだけ丁寧に」という心構えを解説します。

封筒に応募書類を入れる際に、そのまま入れる人は非常に多いです。

しかしここで「もっと丁寧にできるかな?」と思考することで、「クリアファイルに入れてから封筒に入れようかな?」という思考が生まれます。

 

なぜこうした「丁寧さ」が重要なのかというと、この世にある全ての企業が「丁寧さ」を求めているからです。

例えば「元気さ」は、おとなしい社員が多い企業では必要とされない、むしろ適性が低いと判断されることもありますよね。

しかし「丁寧さ」は仕事において必須スキルです。どの企業としても「ないよりはある方が良い」と判断するスキルということ。

よって、それをアピールするに越したことはありませんよね!

 

そして丁寧さをアピールする1つとして、封筒にはクリアファイルに入れてから入れる、加えて先ほど紹介した添え状も同封する。そうした作業が重要になるのです。

クリアファイルを買っておいて、入れるだけの簡単な作業で丁寧さをアピールできるのなら当然する方が良いですよね。ぜひ皆さんも実行してください!

 

封筒は手渡しでも大丈夫なのか?

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それでは本記事の最後に、封筒は手渡しでも大丈夫なのか?という質問に答えたいと思います。

結論から言うと、企業から「メールで送付ください」と指示があれば当然送付してください。わざわざその企業に行って手渡しをするのはNGです。

(ここは説明不要かもしれませんが、一応念の為お伝えしておきました。)

 

ちなみに「面接時に履歴書を持参ください」という指示がある場合は手渡しとなります。その際には封筒に履歴書をクリアファイルに入れて持参しましょう。

手渡しの場合は添え状は必要ありません。添え状はあくまで「応募書類を“送付する際の”あいさつ状」なので、同封する必要はないのです。

 

本日の記事はいかがだったでしょうか!

封筒の書き方は基本的なことなので、いかにマイナス評価されないかがポイントです。

しかし同封する「添え状」などで他の就活生と差別化することは可能なので、そういったところで差別化すべく思考を巡らすようにしてみてくださいね。

その参考になったのならとても嬉しいです。

 

今日も読んでくれてありがとう。

君の就活はきっとうまくいく。

 

ーまた次回もお楽しみに。本日もありがとうございまシューカツ!!ー