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【成績証明書の封筒への入れ方】封筒の選び方や送り方を解説!

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就活マンこと藤井智也が「読むことで他の就活生と圧倒的な差を付けられる情報」を発信しようと立ち上げた就活ブログです。今年で4年目をむかえます。

偏差値50の中堅大学から、倍率800倍の食品大手に入社した全技術を余すことなく共有します。
※本気で就活を成功させたい方のみ読んでください。

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Twitter(@shukatu_man

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こんにちは、就活を研究し続けて7年目の就活マン(@shukatu_man)です。

 

企業によっては大学の成績を示す「成績証明書」を求められることがあります。

実際に僕が就活生の時も何度か求められましたね。

 

今回はそんな成績証明書の送付方法を解説します。

封筒の選び方から、封筒の書き方、添え状の書き方まで網羅的に説明するので、ぜひ参考にしてくださいね!

成績証明書の発行方法について

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就職活動を行う際には、成績証明書というものが必要です。

「名前は聞いたことあるけど、よくわからない」という方は多いのではないでしょうか?

就活活動の際に、「常識の無い人」と思われないようにするために、成績証明書の発行方法や提出時の注意点について紹介します。

 

成績証明書とは?

 

そもそも成績証明書とは何なのでしょうか?

成績証明書とは、簡単にいうと学校の成績を証明するための書類です。

成績証明書で確認できる事項は、以下の通りです。

・学校を予定通りに卒業できるかどうか

・履歴書との記載内容に相違が無いかどうか

・学校での成績状況

・人物像の把握

 

上記の4つを成績証明書で確認することが可能です。

これから企業に入社するにあたり、必要だと思われる情報として提出を求められます!

 

成績証明書の発行方法

 

就職活動に必要とされる成績証明書ですが、どのように発行することができるのでしょうか?

成績証明書の発行方法は一般的に2通りあります。

・窓口で申請する

・自動発行機を利用する

 

このどちらかの方法で成績証明書を発行することができます。

学校ごとにホームページに記載されているので、どのように発行することができるのか確認することが大切です。

 

コピーではなく原本を送ることが必須

 

成績証明書は、コピーではなく必ず原本を送るようにしましょう!

 

原本を送らなければいけない理由は2つあります。

・コピーは改ざんすることが可能

・誠実さに欠け、信頼が損なわれる

 

上記のような理由から、成績証明書は原本を送ることが大切です。

(コピーで送られてきも良い気持ちはしないですよね!)

 

成績証明書などは、改ざんしてコピーしてしまえば誰でも偽造することが可能ですし、偽造できる可能性のあるコピーを提出するということは、何より誠実さに欠けてしまいます。

 

「成績証明書を原本で提出する」ということは、就職活動におけるマナーでもあるので、一つのミスで採用を取り消されないように注意しましょう!

 

成績証明書は大学の窓口や発行機で発行する!成績証明書はコピーではなく原本を送ること!メモメモ...。

成績証明書を入れるのにおすすめの封筒

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成績証明書の提出方法は、手渡しと郵送の2種類がありますが、郵送の場合には必ず封筒に入れます。

そこで、成績証明書を入れるための封筒のサイズや色、おすすめの購入場所について紹介します。

 

成績証明書におすすめのサイズ

 

成績証明書を入れる際におすすめの封筒のサイズは「A4」サイズです。

ほとんどの学校で発行される成績証明書は A4サイズだと思います。

 

成績証明書は折らずに郵送することが重要なので、折り目をつけずに入れることができる A 4サイズの封筒が適切ですよ!

 

万が一、異なるサイズの成績証明書だった場合には、その成績証明書に合ったサイズの封筒を選ぶことをおすすめします。

 

成績証明書におすすめの封筒の色

 

成績証明書を入れるための封筒は、「白」を選ぶようにしましょう!

茶封筒でも問題はありませんが、白い封筒の方が他の書類と見分けもつきやすく清潔感もあります。

 

「白じゃないと落とされる」というわけではありませんが、基本的には白を選ぶのが無難です。

 

どこで購入するのがおすすめ?

 

正直言って封筒の購入先はどこでも変わりません

ですが、万が一の時のことを考えると通販サイトでの購入はあまりおすすめしません。

 

可能性は低いですが、輸送中に何かの手違いで折り目がついてしまったりすることもあるため、封筒は自分の足で買いに行きましょう!

 

封筒はスーパーやホームセンターなどにも売っていますし、郵便局にも売っているので、あなた自身が買いに行きやすい所で購入すれば大丈夫です!

 

成績証明書の封筒への入れ方

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成績証明書と封筒を用意することができたら郵送する準備をしましょう!

しかし封筒に入れる際にもいくつかの注意点があります。

 

知らずに成績証明書を送ってしまうと「マナーのない人」と思われてしまうので、封筒の入れ方一つにしても注意点を紹介します。

 

直接封筒に入れるのはNG

 

封筒に入れる際に、成績証明書を直接入れてしまうのは絶対にやめましょう!!

直接封筒に入れないようにするには、どうすればいいのでしょうか?

 

必ずクリアファイルに入れよう

 

封筒に入れる前には、必ずクリアファイルに入れましょう!

クリアファイルに入れる理由は2つあります。

 

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濡れ防止対策になる

クリアファイルに入れることで、成績証明書が濡れてしまうのを防止することができます。

「郵送する日が雨」という可能性は十分にあります。

 

成績証明書を直接封筒に入れて郵送中に封筒が濡れてしまうと、中に入っている成績証明書も濡れてしまいます。

 

企業が成績証明書を受け取った時に、濡れているととても失礼になってしまいます。

万が一濡れても大丈夫なように、必ずクリアファイルに入れるようにしましょう!

 

企業に丁寧さをアピールすることができる

成績証明書をクリアファイルに入れることで、濡れるのを防止するとともに企業に丁寧さもアピールすることもできます。

 

「企業に対して提出書類は大切に扱います」という姿勢もアピールすことができるので、あなた自身のイメージを上げることができます。

 

入社が目的ではなく入社した後が大切なので、第一印象をよくするためにも成績証明書はクリアファイルに入れてから封筒に入れるようにしましょう!

 

クリアファイルは無色透明なものを選ぶ

これは社会人として当たり前のことですがクリアファイルは必ず無色透明なものにしましょう!

 

企業の採用担当者の方などが、封筒を開けたら「キャラクター物のクリアファイルに挟まれていた」なんてことがあると、あなたのイメージは落ちてしまいます。

そのため一般常識としても、使用するクリアファイルは無色透明にしましょう!

 

手渡しの場合もクリアファイルには必ず入れる

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手渡しをする場合でも、必ずクリアファイルに入れてから鞄に入れるようにしましょう!

「手渡しだから関係ない!」ということもありません。

 

手渡しの場合でも、鞄から取り出す姿を採用担当者は見ています。

その際に、カバンに直接成績証明書を入れてしまっていてグチャグチャの状態で渡してしまうのは、非常に失礼です。

 

そのため、郵送でも手渡しでもクリアファイルを使用することをおすすめします。

 

成績証明書を送る際の添え状の書き方

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成績証明書などを郵送する際には、「添え状」というものを一緒に送付して送るのが一般的です。

 

企業は多くの就活生の成績証明書を受け取るため、成績証明書だけで送られてきても管理するのはとても大変ですよね。

 

しかし、添え状を同封して送ることで誰がどこからどのような書類を送ってきたかなどを瞬時に理解することができるため、企業に対する最低限の配慮として添え状は必要な書類です。

 

添え状にはどのようなことを記入すれば良いのでしょうか?

 

添え状は手書きでなくても良し

 

添え状は、手書きでなくても構いません。

中には「手書きで書いた方が誠実さは伝わるのでは?」と思うかもしれませんが、パソコンで入力した添え状でも問題ありません!

 

むしろ、手書きだと字の綺麗さに自信がない人はマイナスになってしまうかもしれません!

Wordファイルなどを利用して、印刷すれば十分です。

 

添え状の書き方

 

最低限のマナーとして同封する添え状ですが、どのように書けばよいのでしょうか?

下記の写真が、添え状の書き方の一般的な例です。

 

 

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出典: https://shinsotsu.mynavi-agent.jp/knowhow/article/cover-letter.html

 

上記の写真を元に、それぞれの項目に分けて添え状の書き方を紹介します。

 

①日付を記入

添え状の右上には日付を記入します。

日付は記入日などをではなく、「投函日」を記入するようにしましょう!

 

②宛先を記入

宛先は、左上に記入します。

日付の欄よりも、一段下げて記入するようにしましょう!

記入する項目は以下の通りです。

 

・会社名(株式会社◯◯◯◯)

・部署名(◯◯部)

・担当者名(◯◯ ◯◯様or◯◯ご担当者様など)

 

③差出人(あなたの個人情報)

差出人名は、宛先より下げて右下に記入します。

記入する項目は以下の通りです。

 

・学校名

・学科名

・氏名

・住所

・電話番号

・メールアドレス

 

④添え状の題名

差出人欄よりもさらに下げて、書類の中央に記載しましょう。

題名は、◯◯◯◯◯◯◯についてなどで、相手に伝われば問題ありません。(ぱっと見で分かる題名にしましょう)

 

⑤本文

続いて本文を記入します。

本文に記入する項目は以下の通りです。

 

・頭語→拝啓

 

・時候の挨拶→基本的には季節ごとの挨拶を記入しますが、ビジネスレターの場合は季節にかかわらず記入できるテンプレートが存在します。

例) 「貴社におかれましてはますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。」

 

・用件→書類を送付する旨と企業に対するメッセージがあれば記入しても構いません。

(ここで熱意を伝えるのも一つのポイントです!!)

 

・結語→敬具

 

⑥記書きを記入

記書きとは、ビジネスレターなどによく利用される文書で、同封されている書類の詳細などを記入します。

つまり、ここで言う成績証明書を記入します。

 

記入方法としては中央部分に「記」と記入し、その下に箇条書きで同封されている書類を記入します。

 

⑦文章の終わりを伝える

最後に文章が終了したことを伝えます。

同封されている書類の記入が終了したら、右下に「以上」と記入すれば記書きは終了です。

 

以上で、添え状の記入は終了です。

添え状の書き方については別記事でも詳しく解説しているので、そちらも参考にしてくださいね。お疲れ様でした!!

 

 

成績証明書の郵送での送り方

 

添え状と封筒の準備などが完了したら、後は送るだけです!

送る際の注意点や、持参する際の注意点なども紹介します。

 

成績証明書を郵送で送る場合の封筒の書き方は以下の通りです。

 

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住所や宛先などは、基本的に黒のボールペンで書くのが一般的です。

上記の画像のように、上下左右のバランスを考えて記入しましょう。

 

注意点は、一番左に書いてある「成績証明書在中」という文字です。

この文字は必ず赤文字で記入するようにしましょう!!

 

そして裏面には、以下の項目を記入します。

・学校名

・学科名

・郵便番号

・住所

・氏名

 

裏面の書き方は、一般的な封筒の記入方法と変わらないので、画像は省略させていただきます。

 

成績証明書を持参する場合の渡し方

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郵送ではなく、手渡しする場合の注意点もいくつかご紹介します。

必ず以下の注意点を押さえた上で成績証明書を手渡ししましょう。

 

手渡しの注意点① 鞄に入れる際には必ずクリアファイルにしまっておく

 

成績証明書は鞄に入れて持ち歩くと思いますが、持ち歩く際にも封筒の上からさらにクリアファイルを重ねましょう。

 

鞄に入れておくと、どうしても端が折れてしまったりすることがありますが、折れた封筒を渡すことは相手方に対してとても失礼です。

 

クリアファイルを2枚重ねるなどをすれば、サイズの大きい封筒でも保護することができるので積極的に活用しましょう!!

 

手渡しの注意点② 元々封筒に入っている成績証明書はさらに封筒に入れる必要はない

 

成績証明書はもともと封筒に入っているか、封筒に入っておらず書類として発行される場合があります。

書類として発行される場合には封筒に入れて渡せば良いですが、封筒として発行された場合には改めて違う封筒に入れて渡す必要はありません。

 

手渡しの注意点③ 必ず両手で渡す

 

成績証明書を手渡しする際には必ず両手で渡すようにしましょう!

これは社会人マナーとして当たり前のことであり、片手で渡すのは相手方に対して失礼にあたります。

ですので、必ず両手で渡ししましょう!

 

手渡しの注意点④ 文章の向きが相手向きになるように渡す

 

両手で渡すと同時に、相手向きになるようにして渡すことも大切です!

些細なことですが、そこの社会人マナー一つをできるかどうかで、相手の印象も変わります。

手渡しの際も気を抜かずに、相手方に失礼のないようにしましょう!

 

成績証明書の提出が遅れそうな場合の対応方法

 

成績証明書の発行が間に合わなかったり、配達の期日が遅れてしまい提出期限までに間に合わないこともしばしばあります。

そんなときは焦らずに、必ず採用担当者に連絡を入れましょう!!

 

連絡を入れるか入れないかで、企業の印象が大きく変わります!

 

もし就業時間を過ぎているのであればメールで連絡を入れ、後日必ず電話も入れるようにしましょう!!

「企業を受けさせて欲しい!!」という意思を掲示することが大切です。

 

今回は成績証明書の発行方法から、企業に渡すまでの注意点全てを紹介しました。

成績証明書を提出する上で最も大切なことは「相手への気遣い」です!

 

クリアファイルや封筒の色、渡し方なども全て相手への気遣いがあってこそ成り立つものです。

形だけではなく、相手への気遣いを忘れないことが今後も大切になるでしょう。

 

今回のまとめ

 

最後まで読んでくださり、本当にありがとうございました!

成績証明書の送り方について理解できたと思います。

 

ちなみに僕は大学の成績はめちゃくちゃ悪かったです。

A評価がほとんどないぐらい。

 

大学時代はほとんどの時間を、大学の勉強ではなく読書に費やしていました。

その結果成績が壊滅的だったんですよね。

 

ですが、成績証明書を出した企業で低評価されることはほとんどなかった。

事実、僕が入社した大手食品企業は成績証明書を出したけど、内定を取ることができました。

 

要するに成績証明書の重要性はそこまで高くないでしょう。

結局のところ、基礎能力はSPIで測るからですね。 

 

よって成績証明書に関しては、そこまで過敏になる必要はありません。

ここで解説した内容に沿って、丁寧に送付すればOKですよ!!

 

今日も読んでくれてありがとう。

君の就活はきっとうまくいく。