就活攻略論 -みん就やマイナビでは知れない就活の攻略法-

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【完全保存版】就活での電話対応まとめ|テンプレ有り

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就活マンこと藤井智也が「読むことで他の就活生と圧倒的な差を付けられる情報」を発信しようと立ち上げた就活ブログです。今年で4年目をむかえます。

偏差値50の中堅大学から、倍率800倍の食品大手に入社した全技術を余すことなく共有します。
※本気で就活を成功させたい方のみ読んでください。

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Twitter(@shukatu_man

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★本日の就活攻略論お品書き

《本日の記事が解決する悩み》

・就活での電話対応について知りたい

・電話対応で評価される方法が知りたい

 「読むだけで就活を圧倒的有利にしよう。」

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皆さん、こんにちは!意外と電話で話すのが好きでお馴染み、就活マンです。

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最初に断言します。

本記事を読めば、就活のあらゆる場面で必要な電話対応をすべてマスターすることができます!

就活中は企業と電話で話す機会があると聞きました。電話が苦手なのですが、大丈夫でしょうか?

基本はメールでのやり取りだけど、例えば「選考通過の連絡」「内定を辞退する時」に電話で話す必要が出てくるよ!今回は就活での電話対応についてまとめて解説しよう!

 

就活で企業と電話をするシュチュエーションとは?

 

まず最初に就活で企業と電話をする状況をまとめてみますね。

どんな時に電話対応の必要性が出てくるのか、まずは確認しておきましょう!

 

【就活中に電話を受けるシチュエーション】

 

・選考通過連絡(不採用の場合はメールが多い=通称:お祈りメール)

・内定の連絡

【就活中に電話をかけるシチュエーション】

 

・面接日程の急な変更をお願いする場合

・選考や内定を辞退する場合

・内定承諾をする場合

 

基本的に就活中、電話対応が必要となるのは上記のシチュエーションです。

そこまで回数は多くないですが、覚えておくと社会人になってからも使える基礎知識ですので、ここでしっかりと理解しておきましょうね。

 

就活生が電話を「受ける」場合の対応

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まずは就活生が電話を「受ける」場合の対応から見ていきましょう。

僕の就活経験を振り返ると、企業からの電話を受ける方が、自分でかけるよりも頻度は多かったですね。

 

▼電話を「受ける」場合の対応

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担当者)もしもし、◯◯大学の◯◯さんでしょうか?

あなた)はい。私(わたくし)、◯◯大学の◯◯です。

担当者)私、株式会社◯◯の◯◯です。今お時間宜しいですか?

あなた)はい、大丈夫です。お電話ありがとうございます!

担当者)要件

あなた)お忙しいところありがとうございました。失礼致します。

 

電話を受ける場合の流れは上記のような感じですね!

特に難しいことはないので、終わりの言葉(「お忙しいところありがとうございました。失礼致します。」)さえ覚えておけばスムーズに対応することができると思います。

 

ちなみに、自分のことは「私(わたくし)」と呼ぶようにしましょう。

僕もよく自分のことを「自分」と呼ぶ癖があったので、サラリーマン時代は上司に注意されていました。

個人的にはそのぐらいどうでも良いだろ!と突っ込みたい気持ちは山々なのですが、世の中には細かい人もいるので、しっかりと「わたくし」と呼ぶ癖を付けておいてくださいね!

 

就活生が電話を「かける」場合の対応

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続いてこちらから電話を「かける」場合の対応を見ていきましょう。

こちらからかけるシュチュエーションは多くないですが、かかってきた電話に出られず折り返す必要がある場合は、すぐにこちらからかけなくてはなりません。

その場合でも焦らず対応できるよう、今のうちに流れを覚えておきましょうね! 

 

▼電話を「かける」場合の対応f:id:shukatu-man:20190313152931p:plain

あなた)私(わたくし)、◯◯大学の◯◯と申します。◯◯部◯◯課の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか?

受付)かしこまりました。少々お待ちくださいね。

あなた)ありがとうございます。お願い致します。

担当者)只今代わりました。◯◯です。

あなた)お忙しいところ恐れ入ります。私、◯◯大学の◯◯と申します。只今お時間宜しいでしょうか?

担当者)はい。大丈夫ですよ!いかがいたしましたか?

あなた)ありがとうございます+要件

担当者)では引き続き宜しくお願いしますね。

あなた)お忙しいところありがとうございました。失礼致します。

 

電話をかける場合の流れは上記です。

基本的に企業の電話番号にかけると、担当者ではなく受付の人が対応します。よって「名乗ってすぐに担当者に代わってもらう」という流れを覚えておきましょう。

 

ちなみに当然、いつでも担当者が電話できる状況とは限らないので必ず「今お時間宜しいでしょうか?」という一言を最初に言うようにしてください。

もし忙しい場合は、先方からかけ直してくれたり、かけ直すように言ってもらえるので、焦らず冷静に対応しましょう。 

 

折返しの電話をかける場合

 

次にスマホに「不在着信」が入っていた場合、すぐにこちらから折り返しの電話をする必要があります。

余談ですが、就活中は知らない番号からかかってきたらそれは企業からの電話である可能性も高いので、すぐにその電話番号をネットで検索するようにしましょう。

企業の電話番号なら確実に検索で出てきますからね!

では折返しの電話をかける場合の流れを見てみましょう。

 

▼折返しの電話をかける場合の対応

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〜電話が来てたことを確認〜

あなた)私(わたくし)、◯◯大学の◯◯と申します。先ほど、◯◯部の◯◯課の◯◯様からお電話頂いたのですが、◯◯様はいらっしゃいますか?

※この時に担当者が分からない場合(誰からかかってきたか分からない場合)は、「採用担当者様」と呼べば良い。

受付)折返しありがとうございます。少々お待ち下さい。

あなた)はい。ありがとうございます。

担当者)はい。お電話代わりました。◯◯です。

あなた)お忙しいところ、恐れ入ります。先ほどお電話を頂いた◯◯大学の◯◯と申します。お電話出られず申し訳ございませんでした。

担当者)ああ!◯◯さん!折返しありがとうございます。+要件

あなた)お忙しいところありがとうございました。失礼致します。

 

折返しで電話をかけるシチュエーションは意外に多いです。

よってこの流れはしっかりと頭に入れておいてください。必ず「お電話出られず申し訳ございませんでした」と謝罪することも忘れないようにしましょうね。

 

イレギュラーな場合の電話対応

 

では基本的な電話対応を把握したところで、この章ではイレギュラーな場合の電話対応について解説します。

イレギュラーな場合としては下記のような場合が考えられますね。

 

【電話対応でのイレギュラー】

 

・担当者が不在の場合

・折返しの電話がかかってこない場合

・途中で相手の声が聞き取れなかった場合

・電波が悪く相手の声が聞こえない場合

 

このようなイレギュラーはよくある話です。

しかし就活関係なく、こうしたイレギュラーに対応できる人はスマートでかっこ良いと思うので、ぜひ対応方法をマスターしてスマートに対応していきましょう!! 

 

イレギュラー① 担当者が不在の場合の対応

 

まず最初のイレギュラーは、担当者が不在の場合です。

採用担当者は人事部なので社内にいることが多いですが、新卒採用の時期は忙しいので対応できない場合も多いのが現状です。

担当者が不在の場合は次のように対応してください!

 

▼担当者が不在の場合の対応

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あなた)私(わたくし)、◯◯大学の◯◯と申します。◯◯部◯◯課の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか?

受付)かしこまりました。少々お待ちくださいね。

受付)申し訳ございません。◯◯は只今不在でして。

あなた)承知いたしました。◯◯様は何時頃お戻りでしょうか?

受付)◯◯は16時に戻る予定です。こちらからお電話致しましょうか?

※この時に戻る時間が分からない場合は、「それでは改めてお電話致します。お忙しいところありがとうございました。失礼致します。」と言えばOK!

あなた)ありがとございます。では16時にこちらからお電話致します。

受付)承知いたしました。

あなた)お忙しいところありがとうございました。失礼致します。

 

担当者が不在の場合は「いつ戻るか?いつなら電話できるか?を確認すること」、これを覚えておけば問題ないです!

それに加えて、基本的には「自分からかけます!」というスタンスを忘れないようにしましょう。相手から電話をかけてもらうのではなく、自分からする方が失礼はないですからね。

「担当者が対応できる時間を確認→ではこちらから掛け直します」この流れが重要ですよ。

 

イレギュラー② 折り返しの電話がかかってこない場合の対応

 

続いてのイレギュラーは、折返しの電話がかかってこない場合です。

先ほど言ったとおり、新卒採用の時期は人事担当者も忙しいので、折返しの電話の約束をしてもかかってこない場合はよくあります。

その場合は、待ちすぎずこちらから電話をかけるようにしましょう。

 

その時、「折返しもらえる予定だったのですが、電話がありません」ということは言わなくて大丈夫です。

普通にこちらからかける流れと同じく、担当者にかわってもらえば、向こうから「あ!ごめんね!!かけ直すのを忘れてしまっていました」と謝罪されますから。(折返しの電話がなかったのですが...と言われたらちょっとイラっとしますからねw)

 

イレギュラー③ 途中で相手の声が聞き取れなかった場合

 

続いて、電話の途中で相手の声が聞き取れないこともありますね。

その場合の対応は至ってシンプルで、「すみません!聞き取れなかったのでもう一度お願いできますか?」と聞けばよいだけです。このフレーズだけ覚えておいてください。

 

一番ダメなのは、聞こえたフリをして話を進めてしまうことです。

重要なことを聞き取れず話が進んでしまった場合、その後の話がよく分からなくなってしまうこともありますからね。

 

イレギュラー④ 電波が悪く相手の声が聞こえない場合

 

最後です。電話したものの、電波が悪く相手の声が全く聞こえない場合や、周りがうるさすぎて相手の声が聞こえない場合の対応も覚えておきましょう。

 

この時は「すみません!電波が悪いので、すぐに掛け直させていただいても宜しいでしょうか?」と言えば問題ありません。

そしてこの時、相手からの返事が聞こえない場合でも切ってしまって、電波が良い場所や静かな場所にすぐに移動し、かけ直せば問題ありません。

ずっとグダグダ対応して、お互いイライラするよりはよっぽど良いので!

 

就活生が知っておきたい電話でのマナー

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ではこの章では「電話対応」に関する細かいマナーを紹介します。

ここで紹介する基本的な動作ができないと評価を落とすことにも繋がるので、絶対に知っておいて実行するようにしてください。電話対応で評価を落とすのは本当に勿体無いので、、、。

 

マナー① 電話をかける際にはスケジュール帳とペンを用意する

 

まず最初に、電話をかける際には予めスケジュール帳とペンを用意しておきましょう。

自分がかけておいて、メモが必要になった際に「少しお待ち下さい」と言うのは失礼ですからね。

更に自分からかける場合は、話す内容をまとめてメモしておくことで焦らず対応することができるので事前にまとめておくことをおすすめします。

 

マナー② 電話をかける時間について

 

次に電話をかける時間は重要です。

仕事が始まる前、つまり午前10時前や、昼休憩中の12時〜13時、更に仕事が終わる17時〜19時以降にかけるのは避けることが必須です。(また当然、土日祝日は休業日なのでかけても無意味です)

電話をかける時間として最適なのは、午前11時や午後14時〜16時です。

 

【電話をかけるのがNGな時間帯】

 

NG)午前10時前

NG)昼休憩中の12時〜13時

NG)17時〜19時以降

NG)土日祝日などの企業の休業日

【電話をかけるのに最適な時間帯=この時間帯にかけよう!】

 

GOOD)午前11時(※ただし月曜日は休み明けで忙しいのでNG)

GOOD)午後14時〜16時

 

マナー③ 電話をかける場所について

 

続いて、電話をかける場合は「静かな場所」を選んでかけるようにしてください!

自分が人事の立場なら、うるさい場所から電話がかけられてよく聞こえないとイライラしますよね。よって必ず電話をかけるのは静かな場所を選んでください。

 

「もしもし!」

「はい???あ、聞こえますか?」

「もしもし!」

「ん?ちょっと聞こえにくいですね」

・・・

こんなグダグダな電話にならないように気をつけましょう!

 

マナー④ 電話で話す際の丁寧語について

 

次は電話でも面接でも使える「丁寧語」を紹介します。

最低限下記の丁寧語は覚えておくとスマートなので、ぜひこの機会に!

 

【最低限覚えておきたい丁寧語】

 

僕・わたし→わたくし

今日→本日

昨日→さくじつ

明日→みょうにち(あす でもセーフ)

すぐ→早速・直ちに

今→ただ今

さっき→先ほど

この前→先日

後で→後ほど

あなたの会社→御社(おんしゃ)

※会話では「御社」・書くのは「貴社」

こっち・あっち→こちら・あちら

ちょっと→少々

じゃあ→では

部長様→部長

※部長などの役職はそれ自体が敬称なので「様」はつけない

 

マナー⑤ 担当者の名前がわからない場合は「ご担当者様」と呼ぶ

 

就活中の電話対応では、担当者の名前や部署名が分からないことも多々あります。

特に不在着信が入っていて、折り返す場合は誰からかかってきたのか分からないですよね。

 

その場合は、「ご担当者様」と呼べば問題ありません。

なぜなら自身が大学生=就活生であることを伝えれば、新卒採用の担当者にしか用がないからです。

 

例え受付の人が出ようとも、新卒採用のご担当者様と言えば、すぐに社内で確認して取り次いでくれますので、名前が分からなかったり、担当者が分からない場合は「ご担当者様」と呼ぶようにすればスムーズに対応してもらうことができますよ!

 

【余談】電話対応でちょっと雑談するのもアリ

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ここまでは就活での電話対応の基礎を紹介しました。

正直な話、ここまで解説した内容は他のサイトにも書いてありますし、基本でしかないので特に代わった話でもありません。

しかしそれでは、面白くないのでちょっとしたテクニックでも紹介しようと思います。

 

僕が就活生の時にやっていたことなのですが、企業の新卒採用担当者から電話がかかってきたら、要件が終わった後に「雑談」するようにしていましたね。

基本的には「選考通過」の連絡の際に電話がくることが多かったので、ポジティブな電話なんですよね。そんな時は、採用担当者と人間関係を作ってしまうのが一番です。

 

例えば、「選考通過のお知らせです!」と言われた場合は、少しユーモアを効かせて「本当に嬉しいです!御社からの選考通過の連絡が待ちきれずに、眠りが浅い日が続いていたので!」と言うだけでも、会話が盛り上がります。

「なら今日から深い眠りができそうだね!」なんてこともユーモアのある担当者なら言ってくれますよ。

 

人間関係を作るには正直雑談が一番です!

そもそも面接などは、あなたの人柄を知るために実施されることなので、電話でもあなたの人柄を伝えられることができれば最高じゃないですか!面接だとかしこまって、なかなか雑談ができないので、電話対応ではむしろチャンスになります。

 

ぜひ失敗を恐れずにガンガン雑談しにかかってください!会話が盛り上がらなくても、別にそれで不採用になることはないので、プラスにしかなりませんからね!

ちなみに「雑談の重要性」はこの本から学んだので、ぜひ電車の中などスキマ時間に読んでみてください!

 

 

就活での電話対応と併せて「メール対応」も把握しておこう! 

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ここまでお疲れ様でした!

電話対応については理解できましたよね。しかし就活では電話よりも、メールを使用する頻度が高いです。よって併せてメールでの対応方法も覚えておきましょう。

 

ちなみに僕が絶対におすすめしているのが、面接が終わった後にする「お礼メール」でして、送る人と送らない人がいるからこそ差別化することができます。

よってぜひ面接が終わった後は、すべての企業にお礼メールを送るようにしましょう。

メールは送られてきても、送られた側は「読まない」という選択ができるツールですので、迷惑になることもありません。

「この就活生はしっかりとしていて、社会人になっても丁寧な仕事をしそうだ!」と思われるためにこうした工夫が超有効なのです!

 

メールでの対応についてのまとめは別記事で書いたので、ぜひ参考にして「電話」だけでなく「メール」も攻略していきましょう!!

 

▼就活でのメール対応についてはこちら!

» 【コピペOK】就活でのメール返信のおすすめ文章|テンプレ有り

 

本日の記事はいかがだったでしょうか!

電話やメールなどの基本的なことができないと、せっかく評価されていてもそこで信用をなくす可能性もあります。

それは勿体無いですし、対応を知っていれば社会人になってからも使える知識です。

ぜひ本記事を何度も読み返して、いつでも電話対応がスムーズにできるようになりましょうね。

 

今日も読んでくれてありがとう。

君の就活はきっとうまくいく。

 

ーまた次回もお楽しみに。本日もありがとうございまシューカツ!!ー