こんにちは。
就活を研究し続けて7年、書いた記事は1000以上の就活マンです。
最近の就活では、インターンに参加するのが主流になっていますよね。
ただみなさん、インターンに参加して研修が終わればOKではないことを知ってますか?
インターンに参加した場合、企業に対する「お礼状」を送ると評価されます。
1日だけのインターンシップなら送付の必要性はそこまでありませんが、2日以上のインターンシップなら必ずお礼状は送るようにしましょう。
ただこのお礼状って、エントリーシートなどとはちょっと違ったコツがいるので意外と書くのが難しい...。
そこで本記事では、インターンお礼状の書き方や具体的な例文、封筒の作り方までインターンお礼状に関する情報をまとめました!
インターンに参加した後のお礼状の書き方は気になります!
インターン先は社会人になってからも交流を持てたりと、終わってからも丁寧に接するべき。だからこそお礼状を書いて送るようにしよう。
- インターンお礼状の書き方【テンプレ有り】
- インターンお礼状に使うべき封筒と正しい書き方
- そもそもインターンお礼状は出すべきなのか?
- インターンお礼状は手書きで書くべき?メールで出すべき?
- インターンお礼状の注意点
- インターンお礼状に関するよくある質問
- 本記事の要点まとめ
インターンお礼状の書き方【テンプレ有り】
それでは早速、インターンお礼状の具体的な書き方について解説していきますよ!
インターンお礼状を出す場合、出す方法としては「手書き」もしくは「メール」のどちらかになります。
最初にそれぞれのお礼状の例文をご紹介したうえで、各項目について詳しく解説します!
書き方① 手書きの場合
まずは手書きの場合について解説していきます。
以下が手書きのインターンお礼状の例文です!
【手書きの場合の例文・テンプレ】
【手書きのお礼状の構成】
- <頭語>
頭語とは手紙などの初めにくる言葉のことで、結語とセットで使うのがマナーとなっていますね。
「拝啓」→「敬具」や「謹啓」→「敬白」などは見たことがあるかと思います。 - <時候の挨拶>
時候の挨拶とは日本独自の文化で、日本には四季があることから時季に合わせて使うのがマナーですね。
- <名乗り>
名乗りは大学名・学部学科・氏名を書けばいいのですが、同じ大学の人がインターンに参加していることもあり、これだけだと企業側が判別しにくいです。
そこで「インターンに参加した期間」を加えるようにしてください。 - <感謝の言葉>
名乗りが終わったら、本文に入る前に「感謝の言葉」を書きましょう。
普段の会話でも目上の人と話すときは「本日はお忙しいところありがとうございます」みたいに言いますよね。 - <本文>
本文を書く上で最も重要なのは「具体性」です。
具体的なエピソードを交えつつ、インターンシップで学んだことや感じたこと、これからに向けた意欲などを書くのがおすすめですね! - <結びの挨拶>
ここがないと締まりのない幼稚な文章になってしまうので手抜きは厳禁です。
結びの挨拶は、お礼状を出した理由と定型文を使えばOKです。 - <結語>
結びの挨拶を終えたら「結語」を書きましょう。
結語については頭語の部分でお伝えしたとおり「敬具」を使ってください。 - <日付>
日付については「お礼状を発送する日」にしておけば大丈夫です。
1点、注意したいこととして日付の前に「令和」の和暦を忘れないようにしてください。 - <署名>
冒頭ですでに一度書いていますが、最後に改めて署名をしてください。
内容は「大学名・学部学科・学年・氏名」で問題ありません。 - <宛名>
宛名については「会社名・部署・氏名」を書きましょう。万が一、部署や担当者の方の名前がわからない場合は「会社名・インターンシップご担当者様」で応用すれば大丈夫ですよ!
書き方② メールの場合
次にインターンお礼状をメールで送る場合の書き方について解説します。
以下がメールでのインターンお礼状の例文になります。
【メールの場合の例文・テンプレ】
【メールのお礼状の構成】
- <件名>
件名のコツは「一目見て内容がわかること」です。企業担当者は忙しい合間に数十件のメールを確認しているので、見逃されないように件名で内容がわかるようにしましょう。
- <宛名>
手書きの場合は最後に書きましたが、メールの場合は最初になるので注意!宛名の書き方については手書きと同じです。
- <挨拶文>
手書きの場合は時候の挨拶でしたが、メールの場合はもう少し簡易的な挨拶で問題ありません。無難に「お世話になっております。」を使えばOKです!
- <名乗り>
こちらは手書き同様、インターンシップに参加した期間と大学名・学部学科・氏名を書いてください。 - <感謝の言葉>
名乗りが終われば次は「感謝の言葉」です。感謝の言葉についても、手書きと同じ書き方でOKです!
- <本文>
メールの場合は手書きよりも少し簡潔に書くことを意識してください。
企業担当者は毎日何十件もメールを確認しているので、長すぎる文章だと読むのが手間に感じる人もいます。 - <結びの挨拶>
メールの場合、手書きとは違った内容になるので注意してください。 - <署名>
署名については、手書きの内容に加えて「電話番号・メールアドレス」が必要になります。
【補足】ワードなどのテキストを使う場合も手書きの書き方を応用する!
手書きではなく、ワードなどを使ってお礼状を書く場合は先ほど紹介した手書きの構成で作れば問題ありません。
ただ僕個人のおすすめとしては「手書き」で書く方がいいと思いますね。
パソコンで打たれた変化のない文字よりも、手書きで一生懸命に書かれた文章の方が学生らしいですし、思いも伝わりやすいから。
あくまで感情的な部分にはなりますが、手書きで送られてきた文章を嫌う人はいませんからね。
ただし、あまりにも字を書くのが苦手で読みにくくなってしまうくらいなら、テキスト入力で作成する方が無難ではありますね。
手書きの場合とメールの場合で結構違いがありますね!
それを理解して欲しいから、敢えてそれぞれを説明したんだよ。
手書きとメールではそもそもマナーが違うため、文章も当然変わるんだ。
細かな点ではあるけど、普段からそういったマナーに従って社会人は仕事をしているからこそ、このマナーを理解しているかが重要なんだ。
インターンお礼状に使うべき封筒と正しい書き方
インターンお礼状の例文までを解説したので、文章自体はこれで書けるかと思います。
次に手書きで出す場合、郵送をする必要があるので封筒が必要になりますよね。
意外とこの封筒の書き方に悩む人も多いかと思いますので、この章では使うべき封筒とその書き方について解説していきますね!
インターンお礼状の封筒は白がおすすめ!
インターンお礼状に使う封筒は必ず「白色」にしましょう。
理由は「見栄えが良く、紙との統一感が出るから」です。
また、用紙ごとの封筒のサイズについては以下のとおりです。
【用紙別の封筒サイズ】
- B5用紙を三つ折り:長形4号(90mm×205mm)
- A4用紙を三つ折り:長形3号(120mm×235mm)
- B5用紙をそのまま:角形3号(216mm×277mm)
- A4用紙をそのまま:角形2号(240mm×332mm)
インターンお礼状を折り曲げずにそのまま郵送する場合は、クリアファイルを使うことでより配慮したお礼状となります。
このクリアファイルも使い古した汚いものではなく、新品の綺麗なクリアファイルを使ってください!
細かな点にはなりますが、こういった細かな配慮に一つ一つが結果的にあなたの人間性のアピールにもなるので、ここまで徹底することをおすすめします。
インターンお礼状に使う封筒の書き方【テンプレ付き】
次に具体的な封筒の書き方について解説します。
以下がテンプレです。
封筒の書き方についてはこれをそのまま真似してもらえば大丈夫です!
また、裏面の「✓」マークについては途中で封が空いていないという証明になる役割があるので、忘れずに記載してください。
インターンお礼状に使う封筒の注意点
最後に封筒を作成する際の注意点をお伝えしておきます。
ポイントは4つです。
【封筒作成時の注意点】
- 手渡しの場合は切手不要
- 相手先の名前は大きく書く
- 個人宛なら「様」、部署宛なら「御中」を使う
- 雨でにじんだり消えたりしないよう油性ペンを使う
手渡しの場合は切手不要
郵送ではなく、会社に行って直接渡す場合は切手はいりません。
当たり前のことではありますが、テンプレどおりに作ってしまったせいで思わず切手を貼る人もいるので、注意しましょうね。
相手先の名前は大きく書く
表面の相手先の名前は部署名や住所よりも大きく書いてください。
これもビジネスマナーの一つです。
個人宛なら「様」、部署宛なら「御中」を使う
担当者の名前を書いたり「担当者様」を使うなど個人宛になる場合は「様」を使います。
もし担当者名などがわからず部署宛に出す場合は「御中」になります。
この部分については、メールの宛先など同様であり、基本的なマナーです!
雨でにじんだり消えたりしないよう油性ペンを使う
郵送の場合は雨やこすれで字がにじんでしまうリスクがあります。
せっかくのお礼状なのににじんでしまってはマイナス評価ですし、何より届かなかったら何の意味もないですからね。
必ず油性ペンを使ってください。
せっかく良いお礼状が書けても、封筒でミスしたらもったいないですもんね。
本当にそうなんだよ。詰めが甘いともったいない。
本題であるお礼状に集中してもらうためにも、封筒段階でのミスは必ず防いでおこう!
そもそもインターンお礼状は出すべきなのか?
お礼状の書き方から封筒の作り方まで解説したので、これでお礼状を出すことができるかと思います。
ここからはインターンお礼状の本質について。
まずは、そもそもインターンお礼状は出すべきなのかという疑問にお答えします。
結論、インターンお礼状は必ず出すべきですね。
出さないという選択肢はないかと思います。
インターンお礼状を出すべき理由は主に以下の3つです。
【お礼状を出すべき理由】
- 本選考に影響するから
- 印象を残すことができるから
- その企業への志望度を伝えることができるから
理由① 本選考に影響するから
インターンお礼状を出すべき最大の理由は「本選考に影響するから」です。
お礼状だけで影響ないだろうと思う方もいると思いますが、僕は影響があると思いますよ。
なぜならお礼状を出すことで人柄が伝わり、配慮できる人だと思ってもらえますよね。
直接的な加点にはならなくても、この子は配慮できる大人な一面があるなと思われれば成功です!
次に書く印象にも関わる部分ですが、結局就活はどれだけ人柄を伝えることができるかが大きな分岐点になります。
逆に言えば、インターンお礼状を出すことでマイナス評価を受けることはないわけですから、出したもん勝ちだと思ってどんどんお礼状を出すべきでしょ。
理由② 印象に残すことができるから
続いての理由は「印象に残すことができるから」ですね。
インターンに参加した人全員がお礼状を出すわけではありません。
つまり、出した人の方が企業担当者の印象に残るわけです。
人柄同様、就活において企業担当者の印象に残らなければ内定はもらえない。
本選考の面接でもし担当者が面接官なら「あ、この学生はお礼状を出していた学生だな」という前提が生まれ、それは確実にアドバンテージになります。
また、このことを思い出してもらえれば必ずインターンの話題を面接で聞かれるため、アピール要素にも繋がる。
インターン後の選考を見据えた戦略としても、お礼状を出すことは大きなメリットがあるんですよ!
理由③ その企業への志望度を伝えることができるから
最後の理由は「企業への志望度を伝えることができるから」です。
お礼状を出すことだけでも、相手に熱意は伝わります。
さらに先ほどお伝えした例文の内容を網羅することで、具体的なエピソードを通じた学びや企業への熱意を伝えることができます。
実体験を通した志望理由に勝る熱意はありません。
「インターンに参加して御社に入りたい気持ちが強くなったんだ!」という思いはめちゃくちゃ説得力もあるので、お礼状を通してその思いを伝えましょう!
【補足①】1dayインターンでもお礼状は必要!
インターンお礼状と聞くと、長期インターンを想像するかと思います。
ですが1dayインターンにおいてもお礼状は出すべきです。
なぜなら「差別化」に繋がるから。
インターンお礼状自体、参加者全員が出すわけではなく、1dayインターンともなればお礼状を出す人は少数になるかと思います。
だからこそ、1dayインターンでお礼状を出すことは長期インターンよりもさらに大きな意味があるんです。
さらに1dayインターンの場合、参加しても企業の人と関わる時間は数時間程度なので、ほとんど印象を残すことなく終わってしまいます。
せっかくインターンに参加したのに、企業の人に印象を残さないまま終わってしまうのは本当にもったいない。
そのため、終了後の時間を活用してお礼状を出すことで、なんとしてでも印象付けることが大切になります。
【補足②】インターンから就活成功につなげるには?
インターンお礼状を出すべき理由についてご説明しましたが、そもそもインターンに参加するのも、すべては「就活を成功させるため」ですよね。
つまり、インターンに参加してお礼状を書いたら終わりではなく、その経験や実績を上手く利用して本選考で内定を獲得するのが本来の目的になります。
でもこの活用方法だったりを知らない就活生があまりにも多い。
そこで就活を7年研究している僕が「就活マンが考える“就活を成功させるために必須の6大ポイント”を共有 」にて成功の6大ポイントを解説しました!
インターンへの参加やお礼状についても、このポイントの中で活用することができるので、ぜひ参考にしてみてください。
プラスになるものは徹底して使っていく姿勢が大切ですね!
お礼状を出すことでマイナスになることはないからね。
どれだけ選考につながるかは企業や担当者ごとに大きく違ってくるけれど、やれることがあるわけだから積極的に活用すべきなんだよ。
インターンお礼状は手書きで書くべき?メールで出すべき?
インターンお礼状が必要な理由はわかっていただけたかと思います。
次に、インターンお礼状を出す場合は「手書き」もしくは「メール」の2択になりますよね。
この2択の場合、どちらを使うべきか悩む人もいるはず。
就活攻略論では両方使うことをおすすめします!
まずはそれぞれのメリットを確認しておきましょう。
【それぞれのメリット】
- 手書き:手間をかけていることで熱意や志望度が伝わりやすい。
- メール:書く作業、送る作業が簡潔なのでスピーディーに送れる。
それぞれの方法に良さがありますよね。
だからこそ、僕はそれぞれのメリットをフル活用すべきだと考えます!
具体的には、以下の2ステップでインターンお礼状を送る流れです。
【お礼状を送る際の2ステップ】
- まずはメールでスピーディーにお礼する
- 後日、丁寧な文章で手書きのお礼状を送る
ステップ① まずはメールでスピーディーにお礼する
インターンが終了したら、まずはメールでスピーディーにお礼状を送ります。
目安としては終了した日もしくは翌日中ですね。
インターン終了時刻が夕方などであれば、その日のうちにお礼状を送ろうとすると夜になってしまい、そもそも企業担当者の方の目に入りません。
こういうケースでは、翌日にメールしましょう。
また、インターン終了時刻が午前中だった場合はその日の午後に送るのもアリ。
これだけスピーディーにお礼状を出す学生はいないでしょうから、間違いなく担当者の目に留まりますよ!
一点注意してほしいのは「送信時間」です。
わかるとは思いますが、早朝や深夜は避けて、できるだけ担当者の業務時間内に送るようにしましょう。
(社会人は朝必ずメールチェックをしているので、朝に送るのが特におすすめです)
ステップ② 後日、丁寧な文章で手書きのお礼状を送る
メールで簡潔なお礼状を出したら、次に手書きのお礼状を出します。
手書きのお礼状を出すタイミングの目安としては、インターン終了後1週間以内ですね。
これ以上経過してしまうとせっかくインターンで作ったあなたの印象について、企業担当者が忘れる頃にお礼状が届いてしまい、さらなる印象付けにつながりません。
インターンが終了して数日間は担当者もインターンの振り返りなどを行っており、まだまだインターンへの関心が高い時期なので、ここを狙って手書きのお礼状を送りましょう。
(鉄は熱いうちに打て!ってやつですね。)
両方送る人はなかなか珍しいですよね。
珍しいということは、逆にそれをしたら目立つよね!
つまり担当者の印象に残るわけだよ。何通も送ると恩着せがましくなるが、メールと手書きの2通程度ならそんなマイナス印象にはならないよ。
インターンお礼状の注意点
ここまでの内容を見てもらえれば、もうインターンお礼状に関する準備はバッチリですよね。
ただ実際にインターンお礼状を出す前に、最終チェックとして抑えておいて欲しいポイントがいくつかあります。
そこでこの章では、インターンお礼状に関する注意点をまとめました!
具体的には以下の4つのポイントになります。
【インターンお礼状の注意点】
- 基本的な誤字脱字・敬語表現に気を付ける
- 必ず参加した際の実体験を入れて具体性を出す
- 自分自身の想いや気持ちを文章に入れる
- メールで送る場合は自分発信で終了させる
注意点① 基本的な誤字脱字・敬語表現に気を付ける
文章の基本ですが、誤字脱字や敬語表現には細心の注意を払ってください。
大学生の場合、社会人が使うような言葉なんかは馴染みがないと思うので、できれば社会人の人に一度添削してもらうことをおすすめします。
自分の中で正しいと思っている表現自体、間違ってる可能性もありますからね。
特に最近の大学生はLINEなどを使い慣れてるので、どうしても話言葉になりがち。
何より、せっかく一生懸命作成して素晴らしい内容のお礼状ができているのに、誤字脱字や敬語表現なんかでマイナス印象を与えるのは本当にもったいない。
本気で考えた内容に集中してもらい、印象付けるためにも、このあたりの基本的な部分で手は抜かないようにしましょうね!
注意点② 必ず参加した際の実体験を入れて具体性を出す
次に注意してほしいポイントが「文章に実体験を入れて具体性を出すこと」です。
これは本当に重要なんですよ!
インターンに参加する意味は、実際の業務や現場を体験することで、より業界や企業について理解することです。
つまり、実体験でどんなことをして、どのような学びがあったのかが重要になる。
これを理解しないままお礼状を書いてしまうと「最初の説明会で御社の魅力がわかった」など、インターンでなくても感じられるような内容になりがちなんです。
実体験を入れた具体性があるからこそ、お礼状を通じて感謝の気持ちや熱意が伝わるということを覚えておいてくださいね!
注意点③ 自分自身の想いや気持ちを文章に入れる
インターンお礼状の本来目的は、感謝の気持ちを文章で伝えることです。
つまり、自分自身の想いや気持ちなどが入っていなければ、そもそもお礼状として成立していないことになります。
でも、どうしてもインターンでのエピソードなどを入れることに必死になるあまり、自分がどう感じたのかなどを忘れがちなんですよね。
インターンお礼状についてはエントリーシートとは違って選考書類ではないため、その内容や構成を点数化され、直接的に評価されるわけではありません。
(あくまで印象などの部分でプラス材料を作るといったイメージです)
構成や内容にこだわるあまり、そもそものお礼状の意味を忘れてしまっては本末転倒なので、まずは自分自身の感じたことや今後への想いなどを必ず入れるようにしましょう。
注意点④ メールで送る場合は自分発信で終了させる
最後の注意点は「メールでお礼状を送る場合は自分発信で終了させること」です。
手書きの場合はそもそも一方的に送るだけですので、気にする必要はありません。
メールでお礼状を送ったら、ほとんどの場合は企業担当者の方から返信が来ると思います。
おそらく「こちらこそありがとうございました」的な内容なので、返さなくても問題ない内容になります。
しかし、そういった内容であってももう一度返信して、あなたがメールを送った状態でやり取りが終わるようにしましょう。
これは目上の人や立場が上の人とのやり取りにおけるマナーの一環です。
返す内容としては「ご返信ありがとうございました」などを使った簡単な内容で構いません。
企業担当者の返信内容を確認しましたというメッセージにもなるので、細かい点ですが意識しておいてくださいね!
どこまでこだわれるかというのも大切ですよね。
インターンお礼状に限らず、就活ではこの細かなこだわりの差が結果を大きく変えるんだよ。これだけ情報が溢れていて、誰でも簡単に情報が集められるからこそ、細かな配慮やこだわりというものの意味が大きくなってるんだ。
インターンお礼状に関するよくある質問
インターンお礼状の注意点をご紹介しました。
ただ、ここまでの内容でご説明できなかった点がいくつかあります。
そこで最後に、インターンお礼状に関するよくある質問にいくつかお答えしていきたいと思います。
質問① インターンお礼状はどんな紙を使うべき?
おすすめは「縦書きの罫線が入ったもの」ですね。
なぜなら日本のマナーとして、横書きよりも縦書きの方がフォーマルな形式だとされているからです。
色については白色の無地の用紙で大丈夫です。
パソコン入力で作成する場合は、少し茶色がかったコピー用紙ではなく、ちゃんとした白色の用紙を使うようにしましょう。
質問② インターンお礼状の紙のサイズは?
決まったサイズはありませんが、一般的なのは「B5」もしくは「A4」サイズですね。
封筒のサイズとも合わせやすいですし、このどちらかを使っていれば間違いはありません。
質問③ インターンお礼状はいつまでに出すべき?
インターンお礼状については「できるだけ早く」出すべきです。
理由としては先ほどもご説明したとおり、企業担当者もインターンが終了すれば次の業務に入るので、インターンモードではなくなります。
それに加えて、こういったお礼状などの感謝を伝える場合は、できるだけ早い方が好印象になりますからね。
あなたが後輩にご飯を奢ったとして帰宅後すぐにお礼の連絡をくれる後輩と数日後に連絡してくる後輩がいたら、どっちが好印象ですか?
もちろん前者ですよね。
これと同じ原理で、やはり早いに越したことはないかと思います。
質問④ インターンお礼状が遅れた場合の対処法は?
例えばインターンが終了して1週間以上経過した時点でお礼状を送る場合、これはもう遅れている状態といえますね。
このような場合は必ずお礼状の先頭に「ご連絡が遅れてしまい、大変申し訳ございません」の一言をつけましょう。
さらにその後、遅れた理由を簡単に書いておくと企業担当者側も納得できるかと思いますよ。
(部活やアルバイトよりも体調不良などの方が納得してもらいやすいかと。)
遅れた場合の最悪な対応は「お礼状を送らないこと」です。
遅れてしまって送りにくいのはわかりますが、どれだけ遅れたとしても必ずお礼状は出しましょう!
質問⑤ インターンお礼状の宛先が複数になる場合は?
例えばインターン研修が複数部署にわたって行われ、複数の人にお世話になった場合はそれぞれにお礼状を送る必要があるのか?
このような場合でも、お礼状は1通で構いません。
送り先としてはインターン研修全体を担当している人事部門でOKです。
ほとんどの場合、人事部に届いたお礼状については、研修に関係した各部署に対し人事部から伝達されるので問題ありません。
ただ万が一、個人的にめちゃくちゃお世話になった人がいて、どうしてもその人にお礼状を書きたい場合は、別途お礼状を作るのもアリです。
ただ、その人以外の社員がそれを知った場合に、どう思われるのかというのは若干リスクもあるので、僕はあんまりおすすめできませんね。
質問⑥ インターンのお礼状はハガキでも良いのでしょうか?
そもそもお礼状は出さない人がほとんどなので、ハガキで出しても有効です。
しかし、やはり便箋がベストなことに変わりはないので、しっかりと時間を作って便箋で送るようにしたいですね。
この一手間をかける人が、このネット時代にはほとんどいないからこそ、差別化できるし受け取り手の印象に残すことができますよ。
本記事の要点まとめ
最後まで読んでくださり、本当にありがとうございました!
ここまで読んでもらえれば、問題なくインターンお礼状を出してもらえるかと思います。
ここまでかなりのボリュームでしたので、最後に要点をまとめておきますね。
【本記事の要点】
- インターンお礼状は必ず出すべきである。
- 本選考への影響、企業への印象付けなどメリット多数。
- 手書きのお礼状は10個の構成で作成する。
- メールのお礼状は8個の構成で作成する。
- インターンお礼状に使う封筒は白色がおすすめ。
- 1dayインターンでもお礼状は必要である。
- お礼状は手書きとメールの両方を出すべきである。
- 4つの注意点を押さえて内容に集中してもらうようにする。
正直、インターンお礼状については出さなくてもマイナス評価を受けることはないかと思います。
でも、そうだとしても出してるライバルがいるのも事実。
先ほども言いましたが、出すことによってマイナス評価を受けることもありません。
企業や担当者によっては、加点になる可能性だってあります。
それなら僕は迷わず出すべきだと思う。
人気の企業であればあるほど、こういった徹底の一つ一つが内定に繋がる要因だから。
インターンに参加している時点で、あなたが就活に対して一生懸命なのは間違いないし、多くの同級生よりも間違いなく行動ができています。
だからこそ妥協せずに取り組んで欲しい。
一生懸命な就活生を心から応援したいので、就活マンは今日も記事を書き続けます!
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